F.A.Q
Questions fréquemment posées
1- Combien de temps dois-je conserver mes enregistrements?
Le gouvernement fédéral et provincial ont chacun leur critères spécifiques pour chaque type d'industrie. En général, la plupart des enregistrements sont gardés pendant 7 ans.
Cependant, certains étant vitaux,
doivent être conservés de façon permanente. Cela inclut les titres de propriétés, les bails et les testaments, pour en nommer quelques uns.
Veuillez vous référer aux documents officiels du gouvernement pour plus d'information sur le sujet.
2- Qu'est-ce qu'une boîte de fichier standard?
Les boîtes de fichiers standards pour l'industrie contiennent le papier Légal dans une direction et le papier de type Lette dans une autre direction. Ces boîtes de fichier mesurent 10x12x16 pouces. Cette dimension de boîte est facile à transporter.
3- Qu'est-ce qu'une boîte de type banquière?
Plus large et près du double en longueur comparées aux boîtes standards,
elles sont plus difficilement transportables et elles sont plus coûteuses
pour l'entreposage.
Informez-vous si vous avez d'autres questions concernant toutes autres dimensions de boîtes.
4- Pouvez-vous faire l'emballage pour moi?
Oui, et dans une hâte si besoin.
Nous classons également le contenu de vos boîtes.
5- Pouvez-vous suggérer un système pour la conservation de mes enregistrements?
Bien sur. Nous avons un logiciel qui a été développé spécialement pour
les besoins de notre clientèle.Le logiciel permet aux utilisateurs de gérer
les enregistrements internes et aussi ceux au centre documentaire.
Veuillez visiter le site web de Docudatasoft
pour plus d'informations.
6- Qu'est-ce qu'une destruction certifiée?
Lorsque vos boîtes ainsi que leur contenu, ne sont plus requis et que vous désirez en disposer
de manière permanente, vous pourriez avoir besoin
de la destruction confidentielle. Celle-ci veilles à ce que vos boîtes soient déchiquetées par une compagnie autorisée et sous notre supervision grâce
à un certificat de destruction. La destruction non confidentielle est également disponible. Ce processus ne déchiquette pas vos documents, il les envoie simplement à un recycleur.
7- À quelle vitesse pouvez-vous livrer?
Selon votre location, vos documents peuvent être livrés en une heure.
La livraison standard faite par nos conducteurs se produit à chaque demi-journée. Les demandes faites avant 11h00 seront livrées dans l'après-midi.
Les demandes avant 16h00 seront livrées le matin suivant.
8- À quel point mes enregistrement sont en sécurité avec DOCU-DÉPÔT?
DOCU-DÉPÔT possède ses propres chambres fortes de stockage de dossier dans les bâtiments possédés par la compagnie. Celles-ci sont hautement surveillées et contrôlées avec
un accès limité.
9- Fournissez-vous une liste de mes enregistrements?
Vous devriez connaître le contenu de chacune de vos boîtes, sinon nous pouvons faire la classification pour vous. Vous pouvez recevoir un document texte pour une référence et une mise à jour facile.
10- Que se passe-t'il si j'ai besoin de mes documents lors d'un jour férié?
La livraison est toujours disponible pour des besoins urgents.
11- Quelles sont les les étapes pour commencer?
Contactez-nous par courrier électronique, fax ou téléphone avec vos questions et besoins spécifiques.
12-
Que rend DOCU-DÉPÔT meilleur que d'autres fournisseurs?
DOCU-DÉPÔT vous offre un service personnalisé supérieur. Notre compagnie est basée sur la philosophie de créer et maintenir un lien de travail personnel et près de vous. Nous travaillons en étroite collaboration avec vous en tout temps-- même longtemps après vous avoir fournit le service. Pour vous servir au meilleur de notre capacité, nous restons en contact avec vous pour répon-dre aux besoins de votre compagnie lorsque ceux-ci évoluent. De plus, vous pouvez toujours rejoindre une personne de DOCU-DÉPÔT prête à prendre
votre commande et répondre à vos besoins.
13-
Qu'est-ce qui est meilleur au sujet du service que vous fournissez ?
En un mot: Technologie.
Nous utilisons un système de gestion, qui combine un logiciel et un matériel qui permet à DOCU-DÉPÔT de suivre vos enregistrements à chaque étape du cheminement. Les étiquettes de code à barres sont apposées à vos items, et ensuite balayées grâce à un lecteur optique, par notre personel de livraison pour vérifier l'entretient de votre commande et assurer une
exactitude de 100% à chaque fois. Cette information va aussi directement dans notre base de données pour une rapidité de recherche, de gestion et de récupération.
14- Est-ce que DOCU-DÉPÔT me fait sauver des sous?
Oui. Voila comment...
Réduit le personnel
- Élimitez les coûts reliés aux salaires, avantages et impôts.
Réduits les frais en général
- Éliminez les coûts supplémentaires de loyer,
assurances et factures.
Réduits la responsabilité
-
comptez sur DOCU-DÉPÔT pour des procédures
appropriées de conservation, basé sur vos
programmes de conservation.
Augmente la productivité
-
concentrez-vous sur vos affaires centrales
en redirigeant vos efforts à la production de revenu.
Améliore la transmission de l'information
-
recherchez vos documents ou fichiers électroniques
en heures et non en jours. Vous réduisez également
le risque de mal placer des dossiers, des documents,
ou des CD, ou le risque de perdre d'importants
enregistrements lors d'un vol, d'un incendie
ou de dommages causés par l'eau.
15- Comment puis-je savoir que mes documents sont en sécurité?
Les équipements stockant vos documents importants sont protégés par
des systèmes de sécurité 24 heures --détecteurs de mouvements, alarmes
et entrée restreinte.
16- Comment puis-je être certain que mes documents ne seront pas mélangés?
Tout item possède son code à barres. Ces codes sont assigné à un compte spécifique. Cela nous aide aussi à assurer l'anonymat des documents. Chaque endroit à travers nos entrepôts possède aussi un code à barres. Ceci nous permet de savoir exactement l'emplacement de chaque boîte, fichier et média, en tout temps. Chaque fois qu'un objet est déplacé, il est balayé par un lecteur optique, pour obtenir le code de ce nouvel emplacement. Nous suivons tout, du moment où un objet est pris, descendu, mis sur une étagère, et livré. Grâce à ce puissant système de code à barres, nous pouvons vous donnez l'heure,
la journée et la personne s'occupant de vos boîtes, dès que celles-ci sont
en déplacement.
17- Comment DOCU-DÉPÔT suit toute l'information dans le centre documentaire?
DOCU-DÉPÔT utilise un puissant programme de cheminement, appellé EDC-RC. Des lecteurs optiques de code à barres sont utilisés pour balayer toute l'information.
Ces lectures sont téléchargées dans notre base de données plusieurs fois
par jour, pour s'assurer que la base de donnée est aussi à jour que possible.
18- Combien de temps me prendra-t'il pour récupérer une boîte, fichier, ou autre?
Notre système de livraison standard fonctionne en une demie journée.
Un service prioritaire est aussi disponible, ce qui vous donnera votre commande en livraison d'urgence, en 60 minutes, selon votre endroit.
19-
Combien coûte le stockage mes documents ou médias chez DOCU-DÉPÔT?
Des dossiers sont typiquement stockés pour quelques sous par mois.
Pour la liste des prix veuillez nous contacter par courrier électronique info@docudepot.com ou téléphonez 514-271-3223 à Montréal.
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