3 choses que vous devez savoir sur la
numérisation des documents

3 choses que vous devez savoir sur la numérisation des documents

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Gérer un bureau débordant de papier est dispendieux et angoissant. Heureusement, convertir vos documents papier en fichiers numériques peut apporter le soulagement dont vous avez besoin. Mais pour qu’un projet de numérisation de documents soit un succès, il se doit d’être bien planifié. Voyez ici trois choses que vous devez savoir sur la numérisation des documents :

1. Coût

Il y a 2 facteurs clés qui déterminent le coût d’un projet de numérisation de documents :

  • Tout d’abord, vous avez besoin du bon matériel pour mener la tâche à terme. Les numériseurs de bureau sont relativement peu dispendieux et permettent de numériser quelques documents à la fois mais si vous espérez numériser des milliers d’images à la fois, vous avez besoin d’un outil qui présente plus de fonctionnalités et de vitesse. Et ce ne sont pas tous les logiciels d’imagerie qui produisent les mêmes résultats ; certains ont une plus grande de capacité de compression des fichiers que d’autres. Et les outils et logiciels d’imagerie faits sur mesure afin d’être suffisamment robustes pour numériser un grand volume de documents peuvent coûter des milliers de dollars.
  • En second lieu, un projet de numérisation de documents réussi prend du temps. Les employés doivent être entrainés adéquatement, parce qu’en plus de devoir retirer les agrafes des dossiers, de les numériser et de s’occuper de l’entrée de données, ils doivent s’assurer que toute l’information est captée avec précision.

2. Nommer les fichiers et les organiser

L’organisation des fichiers est essentielle pour assurer le succès d’un projet de numérisation de documents. Si vous planifiez partager et de collaborer sur vos images digitales, vous avez besoin d’une structure constante pour nommer et organiser vos fichiers. Vos dossiers sont-ils actuellement nommés et organisés selon un nom client ou une date de création ? Sont-ils en ordre alphabétique ? Si votre structure actuelle pour les dossiers papier fonctionne bien, vous allez peut-être vouloir appliquer cette même structure à vos fichiers numériques. D’un autre côté, si vous égarez et cherchez constamment vos documents, il est peut-être temps de revoir votre structure d’identification et d’organisation des fichiers.

3. L’entreposage des images et la gestion du flux de travail

La numérisation des documents diminue l’espace dont vous avez besoin pour entreposer l’information et augmente l’efficacité de votre flux de travail. Votre projet de numérisation des documents devrait commencer par une prise de décision sur où vos documents vont être entreposés et mis à l’accès une fois qu’ils seront convertis en images numériques. Qu’elles soient entreposées sur un DVD, sur un disque dur portable ou via une application de gestion des documents, assurez-vous que vos images soient converties dans le bon format, soient indexées adéquatement et qu’elles peuvent être localisées facilement.

Un service professionnel de numérisation des documents utilise la reconnaissance des caractères optiques (OCR) afin de convertir vos images numérisées en un format texte entièrement consultable. Le bon fournisseur pourra aussi vous aider à choisir un système de gestion des documents qui assure que vos images sont organisées adéquatement et peuvent être partagées et distribuées facilement.

Plus vous allez être en mesure de récupérer l’information en amont de votre projet de numérisation des documents, plus la transition vers un bureau sans papier va se faire facilement !

Docu-Dépôt fournit des solutions de numérisation des documents aux entreprises partout à Montréal. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page. Nous sommes là pour vous aider !

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