3 choses essentielles à votre programme
de gestion des documents

3 choses essentielles à votre programme
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three smiling fingers that are very happy to be friendsToute entreprise a besoin d’un programme de gestion des documents. Le contrôle systématique de l’entreposage, de l’accessibilité et de la destruction de votre information bénéficie votre organisation à la fois légalement et financièrement. Que vous soyez en train de créer un nouveau programme de gestion des documents à partir de rien ou que vous espériez retoucher celui qui est déjà en place, il y a 3 choses qui sont essentielles :

1. La protection vitale de vos documents

Certains documents sont si importants que leur perte pourrait paralyser votre entreprise. Communément appelés « dossiers vitaux », ces documents incluent :

  • Les contrats et ententes
  • Les rapports de taxes et de comptabilité
  • Les procédures opérationnelles
  • Les dossiers clients et personnels

Même si vos dossiers vitaux ne comptent que pour une fraction de vos dossiers d’affaires, leur protection est essentielle afin d’avoir un plan efficace de recouvrement en cas de désastre.

La protection des dossiers vitaux nécessite un bon environnement d’entreposage hors site. L’endroit choisi doit être sécuritaire, propre et sans présence de bestioles. Au contraire des unités d’entreposage personnelles ou d’un centre d’entreposage à usage multiple, un centre des documents commercial offre un contrôle climatique règlementé et des systèmes avancés de surveillance afin de garder vos documents en sécurité.

Vos dossiers vitaux sont entreposés sur des unités d’étagères à haute densité afin qu’ils demeurent organisés et à l’abris des dommages causés par l’eau. Des systèmes de détection et de suppression du feu à la fine-pointe de la technologie éliminent les risques de feu et de désastres naturels. Un investissement dans la protection des dossiers vitaux est essentiel à votre plan de gestion des documents.

2. La conformité règlementaire

Votre entreprise canadienne est sujette aux lois fédérales et provinciales sur la protection des renseignements personnels et peuvent parfois même traverser les frontières. Par exemple, lorsque que vous fournissez des biens ou des services aux États-Unis, vous devez vous conformer aux lois telles que la Sarbanes-Oxley (SOX) et la Fair ans Accurate Credit Transaction Act (FACTA). Afin de vous assurer de demeurer conforme aux lois sur la protection des renseignements personnels, votre programme de gestion des documents devrait inclure :

  • Un horaire de suivi de la rétention
  • Une chaine de manutention documentée
  • Des processus pour la destruction finale de l’information

Recherchez un fournisseur de gestion des documents qui peut mettre sur pied un programme qui vous aide à répondre à ces obligations règlementaires.

3. L’accessibilité aux dossiers

Combien de fois avez-vous cherché un document mal classé? Vous avez certainement cessé de compter il y a belle lurette. La « gestion des documents » n’est pas un nom approprié sans une accessibilité aux dossiers efficace et fiable. Vos dossiers devraient être catégorisés et organisés afin qu’ils puissent être trouvés rapidement et facilement. Malheureusement, les méthodes de classement à l’interne sont rattachées à des charges administratives et des frais généraux élevés alors l’efficacité dont vous avez besoin n’est pas toujours au poste.

Une gestion des documents sous-traitée présente une alternative fiable et efficace aux processus internes souples et dispendieux. Vos dossiers seront indexés de façon professionnelle et munis d’un code barre. Un portail web sécuritaire pour la gestion des documents vous laisse visionner et gérer votre inventaire de documents avec un simple clic de votre souris. Perdre du temps à chercher un dossier dans une filière ou dans une boîte de rangement devient chose du passé. Grâce à l’indexation professionnelle des documents, aux services de retrait et de livraison d’un fournisseur en gestion des documents, vous allez demeurer plus productif.

La protection des dossiers vitaux, la conformité règlementaire et l’accessibilité aux documents sont trois choses que chaque programme de gestion des documents devrait avoir.

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestion des documents aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page. Nous sommes là pour protéger vos données!

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