3 étapes faciles pour améliorer votre processus
de gestion des documents

3 étapes faciles pour améliorer votre processus de gestion des documents

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3 étapes

Les hauts standards pour la gestion des documents réduisent les risques, assurent la conformité et aident votre entreprise à opérer efficacement. Mais parce que la gestion de documents n’est pas le principal intérêt de votre entreprise, vous luttez afin d’améliorer votre processus pour classer, entreposer, suivre et détruire votre information. Ceci est un dilemme commun, nous avons donc établi une liste facile de trois étapes qui peuvent être utilisées comme gabarit afin d’améliorer le processus de gestion des documents au sein de votre organisation.

1. Éliminez

Pour plusieurs organisations, des documents papier sont constamment créés et rapidement oubliés, tombant souvent entre les craques des processus de gestion des documents. Les périodes de rétention légales sont négligées par inadvertance, menant à un fouillis de documents papier dans des filières et des pièces d’entreposage. Des destruction de documents planifiées et basées sur des pré requis légaux et administratifs sont nécessaires pour tout système de gestion des documents.

Considérez planifier un service de destruction ponctuelle au courant de l’année afin de détruire de façon sécuritaire la paperasse expirée qui encombre votre bureau. Pour ce processus, des contenants qui se barrent sont livrés à vos bureaux où vos employés peuvent facilement et sécuritairement déposer les dossiers expirés. Une fois que les contenants sont remplis, ils sont ramassés et vos documents sont soit détruit sur place dans vos bureaux, ou sont transportés de façon sécuritaire à notre usine de déchiquetage pour la destruction. Maintenant que vous avez acquis un peu d’espace qui vous permet de mieux respirer, vous pouvez passer à la prochaine étape.

2. Consolidez et réduisez

Votre information d’affaires prend beaucoup d’espace. Heureusement, pas tous vos documents et vos médias ont besoin d’être entreposés sur place ; en fait, en faire autant est risqué. Sachant ceci, il devient essentiel d’entreposer tous vos documents qui ne sont pas essentiels à vos objectifs d’affaires quotidiennes dans un endroit sécuritaire hors site.

Les documents papier sont mieux entreposés dans un centre des documents commercial qui permet à vos documents d’être protégés et conservés de façon permanente ou temporaire à un moindre coût. Les centres de documents bénéficient de structures d’entreposage spécialisées à haute densité qui présentent les caractéristiques suivantes :

  • Des systèmes de détection et de suppression du feu
  • Des systèmes de sécurité et de surveillance
  • Un contrôle du climat
  • Une technologie de suivi par code barre

Les médias magnétiques et audio-visuels devraient eux aussi être entreposés hors site. Une chambre forte offre une protection idéale pour les données digitales sensibles en offrant un environnement au climat contrôlé avec des niveaux de température et d’humidité établis de façon optimale pour assurer la conservation à long terme des bandes de sauvegarde, des disques durs et d’autre médias en entreposage. Consolider et réduire l’entreposage d’information à l’interne requis à la fois pour les copies papier et pour les données digitales vous fournissent :

  • Une meilleure sécurité de l’information
  • Une plus grande capacité de recouvrement post désastre
  • Une potentielle réduction des coûts du loyer

3. Rationaliser le flux de travail

À ce point, vous avez éliminé les documents passés date et transféré votre information d’affaires moins utilisée hors site. Il est maintenant temps d’aller un peu plus loin afin de réduire la gestion des documents papier dans votre organisation. Numériser et convertir vos dossiers d’affaires actifs en fichiers électroniques permet à votre flux de travail traditionnellement sur mis papier d’être digitalement amélioré.

Implanter une solution professionnelle de numérisation de documents élimine le besoin d’acheter de l’équipement de numérisation dispendieux ainsi que le besoin de réallouer vos précieuses ressources administratives à la numérisation des documents papier. Le processus de numérisation est effectué par des professionnel de la numérisation des documents qui s’assurent que toutes les données sont captées et accessibles avec précision. Il est plus facile de travailler avec un document numérique qu’avec un dossier papier parce qu’il pourrait être :

  • Entreposé dans un endroit sécuritaire et centralisé
  • Facilement partagé avec des clients et entre employés
  • Facilement localisé et retiré

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestion des documents pour les entreprises partout à Montréal et Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou complétez le formulaire sur cette page.

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