3 solutions afin de réduire les risques de vol d’identité
et de fraude dans votre entreprise

3 solutions afin de réduire les risques de vol d’identité et de fraude dans votre entreprise

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Lorsque votre entreprise tente de prévenir le vol d’identité et la fraude d’affaires, vous n’êtes jamais trop prudent. Un simple fichier peut être rempli d’informations sensibles telles que :

  • Données financières
  • Données personnelles
  • Information corporative sensible

Si un document confidentiel tombe entre les mauvaises mains, votre compagnie pourrait être victime de vol d’identité ou de fraude d’affaires. Ici, nous fournissons 3 solutions afin de réduire ces risques pour votre organisation.

1. Mettez en place de fortes habitudes de sécurité des données

Les cybers attaques sont maintenant la méthode la plus commune pour les criminels d’obtenir accès à des informations confidentielles personnelles et d’affaires. Les pirates informatiques prennent régulièrement avantage des comportements négligents des employés afin de pénétrer les réseaux corporatifs. Afin de prévenir ceci, suivez les étapes suivantes :

  • Exigez que vos employés utilisent des mots de passe uniques qui combinent majuscules et minuscules, des symboles et des numéros pour chacune des applications qu’ils utilisent
  • Encouragez vos employés à mettre à jour leurs mots de passe fréquemment, ou d’utiliser des mises à jour de mots de passe forcées pour chacune des applications
  • Implantez des mises à jour automatiques pour toutes les applications et devises électroniques
  • Entrainez vos employés à ne jamais ouvrir un fichier joint à un courriel avant de vérifier qu’il provient d’une source sûre

2. Entreposez vos dossiers de valeur hors site

En se basant sur les prés requis légaux de rétention, vous avez l’obligation de conserver certains dossiers papier pour une période déterminée. Mais il est dangereux d’assumer que votre bureau est l’endroit le plus sécuritaire pour le faire. Les employés de ménage, le personnel de maintien ou les employés mal intentionnés posent aussi un risque pour vos informations sensibles. Les documents devraient donc être conservés dans un endroit sécuritaire qui n’est pas votre bureau est qui n’est accessible que par les individus autorisés de votre organisation.

Un fournisseur de service d’entreposage de documents entrepose vos documents dans un local hors site conçu spécifiquement pour la protection des documents d’affaires. Un centre professionnel de documents est équipé avec les systèmes suivants :

  • Une sécurité du périmètre
  • Une surveillance 24/7/365
  • Un système d’alarme
  • Un contrôle des accès à l’édifice et à l’entreposage

Seuls les individus sélectionnées de votre entreprise peuvent demander des documents entreposés dans un centre de documents hors site. De plus, une technologie de code barre est utilisée afin de faire un suivi de toutes les activités pour chacun des documents, ce qui vous donne un audit complet si jamais vous en avez besoin. Toute la gestion des documents est gérée par des professionnels investigués qui suivent un strict protocole de la chaine de manutention et d’autres procédures de sécurité lorsqu’ils transportent vos dossiers à partir de et jusqu’au centre de documents.

3. Implantez un programme de destruction des documents

Conserver des dossiers papier sensibles plus longtemps que nécessaire augmente aussi le risque de vol d’identité et de fraude d’affaires. Même si les documents expirés ne sont plus utiles à votre organisation, ils peuvent encore être exploités par des criminels qui auraient le souhait d’accéder à de l’information personnelle confidentielle et à de l’information d’affaires. La loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRDE) a été rédigée en l’an 2000 et demande à ce que toutes les organisations canadiennes collectant des données personnelles doivent les détruire à la fin de la période de rétention légale.

Un programme de gestion de la destruction des documents aide à prévenir le vol de dossiers expirés et assure la conformité de votre entreprise avec la LPRDE. Le bon fournisseur peut offrir des options de déchiquetage sur place ou hors site afin de répondre à vos besoins et vos préférences. Chacune des options utilise des contenants de collecte barrés dans lesquels vous pouvez vous débarrasser de vos dossiers expirés en quelques secondes. Sur une base planifiées, vos contenants sont récupérés et leur contenu est déchiqueté de façon sécuritaire. Vous recevez une Certificat de Destruction notant la date et l’heure de la destruction afin de prouver votre conformité avec la LPRDE.

Le vol d’identité et la fraude d’affaires sont des risques auxquels toutes les entreprises doivent faire face. Mais en implantant de bonnes solutions d’entreposage des documents, de la destruction des documents et de la sécurité des données, votre entreprise demeurera protégée.

Docu-Dépôt offre des services de gestion des documents et de l’information aux entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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