4 façons de sauver de l’argent grâce
à la gestion des documents

4 façons de sauver de l’argent grâce à la gestion des documents

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En tant que gestionnaire, vous savez que de suivre les meilleures pratiques en matière de gestion des documents vous aidera à garder votre entreprise organisée, efficace et règlementaire. Ce que vous ne réalisez peut-être pas, par contre, c’est que ça peut aussi rendre votre entreprise profitable. Utilisez ces 4 trucs pour faire économiser des sous à votre entreprise.

1. Éliminez les dossiers en trop

Il y a de bonnes chances que vous gardiez des dossiers qui auraient dû être détruits il y a belle lurette. De les conserver augmente les risques de fuites d’informations de votre compagnie. Les dossiers passés date et inutiles occupent aussi l’espace limité et dispendieux de votre bureau. Vous pourriez plutôt, en vous débarrassant de ces dossiers en trop, utiliser votre espace d’entreposage pour des activités qui viendraient augmenter vos revenus.

Même les documents inutiles, par contre, contiennent des informations personnelles et d’affaires confidentielles.

Vous devriez faire une entente avec une compagnie de déchiquetage et de destruction certifiée NAID AAA pour toutes vos destructions de documents ponctuelle. Leurs professionnels de la gestion des documents entrainés vont libérer votre espace d’entreposage en détruisant vos dossiers de façon sécuritaire. Les techniciens du déchiquetage professionnels et entrainés suivent de strictes procédures pour la chaine de manutention lorsqu’ils détruisent vos vieux documents, les surveillants tout au long du processus de destruction.

2. Éliminez les coûts d’entreposage à l’interne

Même les documents actifs et d’archives qui reposent dans votre espace bureau coûtent de l’argent à votre entreprise. L’espace nécessaire pour entreposer des filières et des tablettes remplies de dossiers ne se paie pas par lui-même. Heureusement, vos dossiers d’affaires peuvent être entreposés hors-site de façon sécuritaire dans un centre commercial des documents et ce, pour une fraction du prix.

Vos dépenses administratives sont aussi réduites lorsque vous entreposez vos dossiers hors-site. Au lieu de perdre du temps à chercher dans vos dossiers lorsque vous en avez besoin, vous envoyez une demande en ligne à votre partenaire d’entreposage de documents. Il retire votre dossier et vous le livre le même jour soit en personne, soit de manière électronique. Vous n’aurez jamais à sacrifier votre productivité au détriment de l’accès à votre information.

3. Numérisez vos documents

Convertir la majorité de vos dossiers papier en format électronique peut diminuer vos coûts de façon substantielle. Les documents électroniques peuvent être entreposés numériquement, distribués de façon efficace, et partagés simultanément avec plusieurs personnes dans différents lieux. Un service professionnel de numérisation des documents peut numériser vos dossiers papier rapidement et précisément sans que vous n’ayez à investir dans de l’équipement dispendieux, dans des logiciels et dans la formation de vos employés.

4. Débarrassez-vous de votre déchiqueteuse

Le déchiquetage à l’interne est rempli de coûts cachés. Combiné au coût d’achat ou de location des machines à déchiqueter, le temps que vous et vos employés y passez peut comptabiliser des milliers de dollars à chaque année. Puisque le déchiquetage d’un seul dossier peut prendre plusieurs minutes, les coûts d’opérations pour votre entreprise peuvent rapidement s’accumuler.

La protection des renseignements personnels doit être votre priorité. Toutefois, il revient moins cher et plus sécuritaire pour votre entreprise d’utiliser un service de déchiquetage professionnel pour détruire l’information sensible de votre entreprise. Vous pouvez à la fois économiser de l’argent et mieux protéger vos dossiers sensibles.

Un service de déchiquetage papier professionnel vous permet de vous débarrasser de vos documents rapidement et de façon sécuritaire. Il distribue des contenants de destruction des documents barrés dans vos bureaux. Vos employés pourront y déposer leurs dossiers pour une sécurité rapide et simple de l’information.

C’est vous qui déterminez l’horaire pour que les techniciens professionnels vident les contenants. Par la suite, il vont déchiqueter le contenu soit sur place dans vos bureaux ou hors-site dans leur usine de déchiquetage sécurisée.

La bonne solution de gestion des documents aidera votre entreprise à diminuer ses coûts et à augmenter son efficacité.

Docu-Dépôt fournit des services de gestion des documents aux entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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