4 trucs pour une plus grande sécurité de
l’information

4 trucs pour une plus grande sécurité de l’information

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4 clés

La sécurité de l’information ne peut pas être prise pour acquis lorsqu’un seul bris d’information peut causer des pertes financières irréparables pour votre entreprise. Heureusement, renforcir la sécurité de l’information pour votre compagnie ne nécessite pas un remaniement des processus et de la technologie de grande envergure. Quelques étapes simples fournissent une plus grande protection contre les accès non autorisés, la fraude et le vol d’identité.

1. Détruisez les vieux dossiers papier

Les dossiers dont vous n’avez plus besoin peuvent toujours contenir une panoplie d’informations confidentielles. Une fois que vous avez atteint les pré-requis légaux et règlementaires pour la conservation de vos documents, vous pouvez vous en débarrasser de façon sécuritaire. Utilisez un service de destruction ponctuelle afin de vous assurer que ces dossiers sont complètement détruits. Un Certificat de Destruction fournit la preuve que vous répondez aux obligations de rétention et que vous avez détruit vos dossiers de manière responsable.

2. Oubliez la déchiqueteuse

Votre déchiqueteuse de bureau peut vous causer nombre de problèmes liés à la sécurité de l’information. Premièrement, elle peut ne pas complètement détruire votre information sensible. Deuxièmement, il est fort probable qu’elle sera sous utilisée puisque les machines déchiqueteuses sont d’une lenteur notoire et il n’y a pas assez de temps dans une journée. Troisièmement, elles brisent souvent – surtout dans un environnement de travail hautement utilisé. Finalement, le matériel déchiqueté se retrouve éventuellement dans une poubelle ou un bac de recyclage, les deux étant fréquemment ciblés par les voleurs.

Plutôt que de vous fier sur votre déchiqueteuse, prenez avantage d’une solution de déchiquetage périodique. Les documents sont facilement et rapidement placés dans des contenants réceptacles, sont récupérés sur une base régulière et sont détruits professionnellement soit sur place dans vos bureaux ou à un lieu de déchiquetage hors site. En plus d’être plus sécuritaire, c’est une méthode qui peut aider votre organisation entière à être plus productive.

3. N’apportez pas les sauvegardes à la maison

Tout dépendant de comment vous le voyez, les propriétaires d’entreprises sont de moins en moins au courant de la protection des données. Les sauvegardes peuvent être faites sur une base régulière mais les disques se rendent souvent à la maison avec un employé. Ceci est particulièrement risqué puisque les disques peuvent être volés à tout moment entre le bureau et la maison.

Alors que les disques devraient être changés régulièrement et entreposés dans un lieu sécuritaire hors site pour des raisons de recouvrement en cas de désastre, ils ne devraient jamais se rendre à une résidence privée. Considérez plutôt un service de rotation médias qui permet à vos sauvegardes d’être transportées de façon sécuritaire hors site à une voûte médias par un professionnel de la protection des données investigué. En plus de réduire les risques de vol, cette solution offre les bénéfices suivants :

  • Un suivi média professionnel
  • Des protocoles de chaine de manutention testés
  • Une conservation média optimale
  • Un recouvrement des données rapide

4. Protégez adéquatement les documents permanents et d’archives

Tout comme vos sauvegardes, tous les documents vitaux à votre organisation devraient être entreposés dans un lieu sécuritaire hors site. Les désastres peuvent varier en degré et en intensité ; un tuyau qui a une petite fuite d’eau dans votre bureau peut détruire des dossiers papier de grande valeur aussi facilement qu’une tempête ou un tremblement de terre.

Le lieu que vous choisissez pour entreposer les dossiers papier devrait inclure les choses suivantes :

  • Une surveillance vidéo
  • Une technologie de protection et de la suppression du feu
  • Un suivi par code barre
  • Une surveillance et un contrôle stricts des accès

En plus de minimiser les risques pour vos dossiers d’affaires, un service d’entreposage de documents peut vous aider à mieux gérer votre information. Le suivi des périodes de rétention et du retrait et de la livraison des dossiers sont gérés pour vous.

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestion des documents et de l’information aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou complétez le formulaire sur cette page.

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