5 avantages de l’entreposage hors site

5 avantages de l’entreposage hors site

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Image for Docu-Depot-Aug 2016-Blog-5 Benefits of Offsite Document Storage (1)Conserver un volume considérable de documents d’affaires peut être complexe. Il semble ne jamais y avoir suffisamment d’espace d’entreposage, les dossiers sont constamment égarés et personne ne veut prendre la responsabilité de leur rangement afin de les garder en sécurité. Un entreposage professionnel hors site élimine ces problèmes et fournit 5 éléments clés à votre entreprise :

1. La gestion de la rétention

Lorsque vient le temps de sélectionner les documents à conserver et lesquels devraient être détruits et quand, sans un programme de gestion de la rétention approprié, votre compagnie se rend vulnérable aux litiges et aux violations de la conformité. Chaque dossier d’affaires devrait se voir assigner un horaire de rétention spécifique et devrait être déchiqueté de façon sécuritaire à la fin de sa durée de vie. L’entreposage hors site élimine les jeux de devinette de la gestion de la rétention. Une équipe de gestion de documents professionnelle classe et indexe vos documents selon vos besoins opérationnels et aide votre entreprise à demeurer conforme aux lois fédérales et provinciales. Un système sophistiqué de suivi des documents assure que chaque dossier est archivé selon le temps requis et est ensuite détruit rapidement.

2. Abordable

Même s’il est impossible de nier que certains documents doivent être conservés indéfiniment, cela ne veut pas dire que vous devez dépenser une fortune pour la rétention de documents. L’entreposage hors site coûte significativement moins par pied carré que l’entreposage dans un bureau ou dans une unité d’entreposage personnelle et il libère de l’espace de travail précieux qui peut être utilisé pour générer des revenus.

3. La sécurité et la protection

Vos dossiers d’affaires incluent de l’information propriétaire, confidentielle et personnelle qui mérite la plus grande protection. Au contraire de l’entreposage à l’interne ou dans un entrepôt personnel, l’entreposage de documents hors site dans un centre des documents spécifiquement construit pour l’entreposage de documents offre une protection inégalée contre le vol, les feux, les inondations et les désastres naturels.

Chaque dossier est entreposé sur un système d’étagères à haute densité et est protégé grâce à une technologie à la fine pointe de la technologie contre la détection et la suppression du feu. Un système de sécurité à plusieurs niveaux inclus de la surveillance extérieure et intérieure alors qu’une technologie de contrôle des accès limite et enregistre toutes les entrées et les déplacements sur les lieux. Au lieu de vous voir assigner un simple endroit d’entreposage, votre inventaire de documents est séparé et entreposé de façon anonyme, identifié par des codes barre seulement, dans plusieurs endroits partout dans l’entrepôt. Dans le très peu probable cas que quelqu’un de non autorisé réussirait à accéder l’entrepôt, il serait impossible d’identifier les boîtes qui appartiennent à votre entreprise.

4. L’accessibilité des dossiers

Chercher un fichier déplacé vous donnera des cheveux gris, surtout lorsque vos collègues et clients attendent avec impatience de l’information. L’entreposage hors site assure que vos dossiers sont disponibles peu importe le moment où vous en avez besoin, parce que chaque dossier est identifié et suivi au moyen d’un code barre dans un inventaire de gestion des données. Un portail sécuritaire et en ligne vous permet de voir votre inventaire hors site et de demander des dossier en tout temps. Vous pouvez choisir de les avoir livrés à vos bureaux ou numérisés et envoyés numériquement grâce à un service de numérisation sur demande.

5. L’âme en paix

Vous ne pouvez pas mettre un prix sur la tranquillité d’esprit. L’entreposage hors site vous permet d’avoir l’âme en paix, sachant que votre information est en sécurité, accessible et qu’elle est gérée de manière appropriée.

Peu importe comment vous le voyez, ces 5 avantages de l’entreposage hors site sont indéniables…. Et indispensables.

Docu-Dépôt fournit de l’entreposage hors site et des solutions de gestion des documents aux entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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