5 des meilleures pratiques en gestion des documents dont votre petite entreprise peut bénéficier

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5 records management best practicesLa gestion des documents n’est pas simplement pour les grandes entreprises. Même les propriétaires uniques et les magasins familiaux ont besoin de solutions en gestion des documents peu coûteuses et efficaces. Vous vous demandez peut-être « Par où dois-je commencer? ». Afin de répondre à cette question, nous partageons 5 des meilleures pratiques en gestion des documents dont votre petite entreprise peut bénéficier.

1. La catégorisation

Rien de pire que de mettre à l’envers une filière pour trouver un document. Vous avez besoin d’un accès efficace et facile à votre information d’affaires. La division de vos documents en catégories selon leurs descriptions et leurs fonctions est essentielle. Puisque les différents départements de votre organisation ont leurs propres prérequis, il faut identifier les spécifications légales et opérationnelles de chacun. Commencez par des catégories larges et séparez-les ensuite en sous-catégories si nécessaires.

2. L’horaire de rétention

Après avoir organisé et catégorisé vos documents, il est important de développer un horaire de rétention pour chaque catégorie. Les horaires de rétention permettent de répondre aux exigences légales, administratives et financières. Chaque période de rétention devrait dénoter la date de création du document, ainsi que la date à laquelle il devrait être détruit. Votre fournisseur en gestion des documents peut vous aider à créer un système de rétention des documents simple et s’assurer que vos documents sont détruits de manière sécuritaire lorsque vos n’en avez plus besoin.

3. L’entreposage hors site

Les dossiers papier prennent une tonne de place et de les entreposer sur place augmente les risques de fuites d’information. Heureusement, vous pouvez les entreposer hors site dans des centre de documents commerciaux et ce de manière sécuritaire et abordable. Là, vos documents se voient donner un code barre et sont entreposés sur des systèmes de tablettes à haute densité qui les gardent organisés et protégés contre les dégâts d’eau. Des systèmes de détection et de suppression du feu à la fine pointe de la technologie les protègent contre les risques de feu et l’accès au centre des documents est limité à des professionnels en gestion de documents qui ont été investigués et qui gardent votre inventaire organisé et livrent vos documents selon vos demandes.

4. La numérisation des documents

Convertir vos dossiers papier en fichiers numériques améliore vos processus d’affaires afin de vous garder productif. Vos dossiers papier les plus actifs sont les meilleurs candidats à la numérisation. Voici comment ça fonctionne : un professionnel du service de numérisation de documents converti vos dossiers en fichiers numériques et utilise la reconnaissance des caractères optiques (OCR) pour qu’il soit possible de faire des recherche dans leur entièreté. Votre fournisseur va aussi vous aider à choisir un système de gestion des documents qui va garder vos fichiers numériques organisés et s’assurer qu’ils sont partagés de manière sécuritaire et efficace aux utilisateurs autorisés de votre organisation.

5. La conformité légale

La conformité aux règlements est une des meilleures raisons pour avoir un bon programme de gestion des documents. De mauvais processus en gestion des documents peut mener à des audits ou même encore de grosses amendes. La combinaison des stratégies de catégorisation, rétention, entreposage et conversion des fichiers dont nous avons parlé précédemment aide à vous assurer que votre programme de gestion des documents répond aux lois provinciales et fédérales.

Docu-Dépôt offre des services en gestion des documents aux entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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