5 trucs pour la prévention du vol d’identité

5 trucs pour la prévention du vol d’identité

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Le vol d’identité est en hausse au Canada. En fait, le Centre Canadien Anti-Fraude rapporte une hausse de 20% des victimes de vol d’identité entre 2012 et 2014. Voici cinq trucs pour prévenir le vol d’identité.

1. Entreposez vos documents hors site

La serrure sur la porte de votre bureau peut empêcher un voleur d’accéder à vos documents confidentiels mais elle n’empêchera pas un employé mécontent ou malhonnête de voler de l’information. Heureusement, une solution sécuritaire d’entreposage hors site aide à prévenir les vols à l’interne.

Lorsque vos dossiers sont entreposés hors site dans un centre commercial des documents, ils sont protégés grâce à un établissement de haut niveau de sécurité. Seuls des professionnels de gestion des documents pré-autorisés et enquêtés se voient donner l’accès au bâtiment. Plutôt que de vous voir assigner un gros bloc d’espace tablettes, vos boîtes de documents sont séparées et entreposées de façon anonyme partout dans le centre des documents et ne sont identifiées que par des codes barres. La confidentialité de votre information est maintenue grâce aux systèmes de sécurité suivants :

  • Une surveillance extérieure et intérieure 24/7/365
  • Une technologie de contrôle des accès de l’établissement
  • Des systèmes d’alarme avec surveillance active

La technologie par codes barres suit l’activité de votre inventaire de documents pour que vous puissiez toujours savoir qui accède à votre information et quand.

2.  Débarrassez-vous du papier

L’accessibilité et la portabilité de vos documents papier rendent l’information sensible de vos clients et de vos employés particulièrement vulnérable aux compromis. Convertir vos documents les plus actifs en fichiers électroniques est une façon efficace de prévenir le vol d’identité. Les fichiers électroniques peuvent être entreposés de façon sécuritaire grâce à une application de gestion des documents dans laquelle les niveaux d’accès peuvent être établis selon des utilisateurs individuels. Le retrait et la distribution des documents peuvent être surveillés et contrôlés numériquement. Pour une conversion des documents peu coûteuse et fiable, utilisez un service de numérisation des documents professionnel.

 3. Sous-traitez votre destruction des documents

Les documents expirés peuvent tout aussi bien être volés que les dossiers actifs. Un criminel en vol d’identités ne se préoccupe pas que vos documents soient nouveaux ou anciens, en autant qu’ils ont des numéros d’assurance sociale, des numéros de cartes de crédits et de l’information médicale. Il est donc critique que vos documents soient détruits dès qu’ils expirent.

La destruction des documents sous-traitée assure une destruction rapide de l’information sensible. Des contenants barrés de collecte de déchiquetage sont livrés à vos bureaux, permettant la disposition rapide et facile de votre paperasse confidentielle. Sur une base planifiée, vos contenants sont ramassés et le contenu est déchiqueté de façon sécuritaire sur place à votre bureau ou hors site dans une usine de déchiquetage. Un certificat de destruction est émis notant la date et l’heure de la destruction.

4. Protégez et gérez les appareils d’entreposage portatifs

Votre entreprise a peut-être aussi des données sensibles et personnelles entreposées sur des appareils portatifs tels que :

  • Cds et DVDs
  • Téléphones cellulaires
  • Ordinateurs portables
  • Ruabans de sauvegarde et clés USB

Ne laissez jamais ces items dans des lieux ouverts et non verrouillés tel que votre maison, voiture ou bureau. S’ils sont volés, les données entreposées peuvent être utilisées pour le vol d’identité. Les médias numériques contenants des données de sauvegarde devraient être entreposés hors site dans une voûte médias et alternés régulièrement. Utilisez un service de rotation médias afin d’assurer que vos médias sont manipulés, entreposés et gérés selon une chaine de manutention en continu par des professionnels de la protection des données entrainés et investigués.

5. Créez une culture de conscience du vol d’identité

Une des façons les plus efficaces de prévenir le vol d’identité est de créer une culture de conscience au sein de votre entreprise. Discutez de l’importance de manipuler l’information confidentielle de façon sécuritaire avec vos employés. Montrez-leur comment reconnaître les menaces qui mettent à risque les données personnelles. Cédulez des sessions d’entrainement régulières au courant de l’année afin de revoir les stratégies de protection des renseignements personnels et les politiques de sécurité de l’information.

Votre entreprise doit se doter d’une approche proactive afin de prévenir le vol d’identité. Utilisez ces cinq trucs pour partir la machine et vous diriger dans la bonne direction.

Docu-Dépôt fournit des services d’entreposage des documents, de déchiquetage papier, de numérisation des documents et de protection des données pour les entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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