5 trucs pour protéger vos renseignements d’affaires

5 trucs pour protéger vos renseignements d’affaires

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La plupart des experts en matière de sécurité de l’information s’entendent que lorsque vos renseignements sont compromis ce n’est pas une question de « si » mais bien de « quand ». Malheureusement, lorsque vient le temps de la sécurité des documents et des données, la plupart des petites entreprises ne savent pas par quel bout commencer. Voici donc 5 trucs pour protéger vos renseignements d’affaires :

1. Vérifiez

Le premier truc pour protéger vos renseignements d’affaires est de vérifier les données que vous avez – et de savoir où elles sont entreposées. Trouvez les documents papier, les ordinateurs, les portables et les serveurs qui contiennent des renseignements délicats sur les employés, les clients et les données financières. Évaluez ensuite la sécurité physique de – et l’accessibilité à – ces dossiers et ces supports.

2. Consolidez

La consolidation est le second truc pour protéger vos renseignements d’affaires. Plus votre information est dispersée au travers de votre organisation, plus grand est le risque qu’elle soit compromise. Protégez les données numériques confidentielles en les entreposant de façon centralisée, sur un seul serveur. Sauvegardez le serveur régulièrement. Faites ensuite une rotation de vos médias de sauvegarde depuis une voûte médias sécuritaire et hors site. Les rubans et les disques durs sont mieux entreposés dans une voûte média construite spécifiquement pour la protection et la préservation à long terme des médias numériques.

Consolidez votre inventaire de dossiers papier en vous débarrassant des dossiers avec renseignements délicats que vous avez en double. Un service de destruction ponctuelle offre une solution peu coûteuse, efficace et sécuritaire pour détruire les dossiers papiers redondants. Après avoir fait détruire de façon sécuritaire les dossiers papier dont vous n’avez pas besoin, consolidez et entreposez vos dossiers grâce à un service d’entreposage de documents hors site. Avant de transférer vos documents dans un centre commercial de documents pour un entreposage sécuritaire, des professionnels de la gestion des documents vont organiser et indexer votre inventaire afin que vos fichiers soient accessibles et facilement retirables dans une date future.

3. Éduquer

Lorsque vos employés sont la première ligne de défense de votre organisation contre les fuites de renseignements, le prochain truc pour protéger vos renseignements d’affaires est l’éducation. Enseignez à vos employés comment manipuler l’information confidentielle adéquatement, et à reconnaître les menaces qui pourraient mettre à risque vos clients et vos données financières. Utilisez des sessions d’entrainement régulières durant lesquelles vos discuterez des stratégies de protection des données confidentielles, où vous soulignerez les politiques de sécurité des renseignements, et durant lesquelles vous adresserez vos préoccupations faces aux menaces potentielles.

4. Surveillez

Que ce soit de contrôler l’accès au local des documents, de vérifier la sécurité du réseau, ou d’assurer la conformité des employés avec la gestion des politiques des données, la surveillance numérique et du crédit est aussi essentiel pour protéger vos renseignements d’affaires. En plus d’utiliser un logiciel pour surveiller les menaces mal intentionnées envers vos systèmes informatiques, vérifiez régulièrement votre rapport de crédit d’affaires pour des signes de fraude. Votre fournisseur en matières de rotation des médias et de gestion des documents surveille automatiquement vos données et vos documents pour vous à l’aide d’une technologie de code barre qui conserve un suivi complet de l’activité de votre inventaire.

5. Révisez

Le dernier truc pour protéger vos renseignements d’affaires est de réviser vos stratégies afin d’en assurer l’efficacité et le rendement. Les menaces et les risques évoluent constamment, tout comme l’entreposage d’information de votre entreprise, et les besoins en matière d’accès et de distribution. Vérifiez vos processus afin de vous assurer qu’ils répondent à vos critères actuels et futurs et revoyez vos politiques afin d’adresser leurs faiblesses et d’assurer leur progrès constant.

En implantant les stratégies que nous fournissons ici, vous pouvez garder vos renseignements d’affaires en sécurité et accessibles en même temps.

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