Études de cas

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Cas #1: Sauver de l'espace. Sauver de l'argent.

Qui : Un grand cabinet d’avocats avec des bureaux au centre-ville de Montréal.

 

Problématique :

 

Ils conservaient beaucoup trop de dossiers à leurs bureaux car le service de le fournisseur précédant était très lent et inefficace. Et tout cet espace coûte affreusement cher au centre-ville de Montréal.

 

La Solution Docu-Dépôt :

 

D’abord, dès le premier jour où le contrat de service a été octroyé à Docu-Dépôt, le client a eu accès au logiciel de gestion de ses documents. Il pouvait dès lors avoir, entre autres, accès à un service d’urgence en une heure et optimiser l’utilisation de ses dossiers actifs vs les dossiers archivés chez nous. En peu de temps, le cabinet a pu réduire son espace de stockage d’environ 20 000 pieds carrés et ainsi réduire substantiellement le coût de son loyer. De plus, l’espace requis pour les dossiers actifs de chacun des avocats est passé de trois classeurs par avocat à un seul durant cette même période. Cette économie d’espace de 5 000 pieds carrés a permis de réallouer des bureaux à des fins plus optimales. Meilleur service, paix d’esprit, réduction de coûts, que demander de plus?

Chez Docu-Dépôt, on propose des solutions.

Cas #2: En faire toujours un peu plus pour nos clients.

Qui : Le service de géomatique de l’administration municipale d’une importante ville du Québec

 

Problématique :

 

Faire la numérisation d’une importante quantité de plans de formats divers sans interrompre l’accessibilité à ces plans pour les citoyens qui en ont besoin.

 

La Solution Docu-Dépôt :

 

Pour permettre à ce client d’atteindre ses objectifs, nous sommes allés bien plus loin…
… que de leur offrir l’accès à nos équipements de numérisation couleur,
… que de leur permettre de numériser deux côtés de plans sur une seule face,
… que de traiter ces documents fragiles datant de 20 à 80 ans en moyenne avec une extrême précaution,
… et que de leur offrir le service rapide qu’on nous reconnaît,
mais nous avons mis en œuvre la bonne solution.

La solution : un ramassage des plans et documents à la fermeture des activités en début de soirée, un travail rapide pendant la nuit et une livraison le lendemain, à temps pour l’ouverture!

Le client a bénéficié d’un excellent service de numérisation, sans aucune interruption de service. Ça c’est tout un exploit!

Veuillez remarquer que dans certains cas, nous offrons également la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour s’assurer d’une efficacité de 100% lorsque requis. Tout est possible!

Chez Docu-Dépôt, on va plus loin.

Cas #3: Aider la continuité suite à un sinistre.

Qui : Un client de longue date œuvrant dans un domaine hautement complexe au niveau du traitement des données

 

Problématique :

 

Un important sinistre est survenu à la place d’affaires principale de notre client. La perte des données a été quasi-complète et malheureusement, le plan d’urgence et de recouvrement des données était dans le bâtiment affecté. Comment reprendre les opérations sans affecter les besoins d’affaires courants?

 

The Solution Docu-Dépôt :

 

Très au fait que l’information recherchée était primordiale pour ce client et du désarroi causé par l’absence de plan de recouvrement, nous avons affecté une équipe complète à la recherche des fichiers de sauvegarde. Parmi toutes les copies de données hébergées dans notre voûte sécuritaire (au-dessus de 5000 cassettes de données pour ce client), nous avons réussi à identifier et à transmettre l’ensemble des données essentielles (full back-up et incremental back-up) au maintien des opérations et ce, en moins de 24 heures du sinistre!

Chez Docu-Dépôt, on comprend.

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