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Toute entreprise qui veut gérer la totalité de ses documents fait face à un défi de taille. Aussi, plus vous détiendrez d’informations sur l’inventaire des documents que vous conservez, mieux vous respecterez les obligations légales et réglementaires de votre entreprise, et plus ses affaires en seront facilitées. Les solutions technologiques de Docu-Dépôt vous permettent de faire la gestion efficace de toutes vos informations, tout au long de leur cycle de conservation.

Que vos documents soient entreposés dans vos bureaux ou dans notre centre de gestion de documents, nous en facilitons la recherche, la localisation et le classement, tant sur support physique que numérique. Notre logiciel exclusif EDC ActiveFileMC est une solution interactive et hautement évolutive qui permet à toute organisation de faire la gestion de ses documents tout au long de leur cycle de vie : création, conservation, destruction. Intuitif et facile d’utilisation, il a tout pour aider votre entreprise à mieux gérer ses informations.

À vous le contrôle de vos documents !

Grâce à EDC ActiveFileMC, votre personnel peut facilement numériser, classer et faire le suivi de tous les documents et fichiers conservés, aussi bien dans votre salle des dossiers ou au centre de documents de Docu-Dépôt. En utilisant ses fonctionnalités web, vos employés peuvent même y avoir accès à distance. Ils peuvent ainsi :

  • enregistrer des commandes
  • ajouter des dossiers et des boîtes
  • visualiser les détails des images, des boîtes et des fichiers
  • imprimer des étiquettes
  • produire des rapports d’inventaire sur mesure
  • enregistrer et faire le suivi de documents numériques
  • faire la gestion des documents conservés sur les lieux d’affaires

La composante intranet de EDC ActiveFileMC est installée sur les serveurs internes de votre organisation et assure un déploiement et un entretien sans souci.

Localiser, suivre et gérer les documents, où qu’ils soient

La version semi-active et active (SA) du logiciel EDC ActiveFileMC est conçue pour identifier, suivre, entreposer, récupérer et gérer des documents sur support physique tels que des boîtes et des dossiers, dans vos bureaux ou chez Docu-Dépôt. Chaque fichier offre plus de 40 champs de métadonnées vous permettant de décrire et d’identifier vos documents. De plus, EDC ActiveFileMC est doté d’outils de recherche plein texte qui permettent :

  • la localisation précise des documents
  • une production de rapports améliorée
  • le suivi des modifications et des ouvertures des fichiers

Les boîtes peuvent être sous-divisées en autant de fichiers individuels que vous nécessitez. Mieux encore, des calendriers de conservation doubles — par service ou par type de document — permettent de préciser la durée de conservation d’un document avant sa destruction.

La solution idéale pour votre banque de documents

La version semi-active, active et gestion électronique de l’information (SAE) de EDC ActiveFileMC présente les mêmes caractéristiques que la version SA et y ajoute la capacité de gérer les documents électroniques tels que :

  • les images
  • les courriels
  • les messages téléphoniques
  • les documents Word, Excel et PDF

À l’aide d’un seul logiciel, vous pouvez ainsi créer, partager, retracer et gérer tous vos documents, qu’ils soient électroniques, numérisés ou physiques. Les documents numérisés peuvent être indexés à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (ROC) afin de permettre les recherches plein texte et booléennes. Le personnel autorisé de votre organisation reçoit des droits d’accès spécifiques leur permettant le visionnement, le classement, la modification ou l’élimination des documents. Toutes les modifications sont repérées et enregistrées pour assurer une piste de vérification complète de votre banque de documents.

Pour en apprendre davantage sur les solutions technologiques de Docu-Dépôt, veuillez nous appeler ou compléter le formulaire sur cette page.

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