Assurer la protection de l’intimité pour votre entreprise

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La vie privée : il serait difficile de trouver un sujet plus d’actualité ces jours-ci. Comme l’a mis en évidence le récent bris de données chez Target au Etats-Unis, les entreprises sont particulièrement à risque de voir leurs informations de grande valeur compromises. Heureusement, quelques étapes simples peuvent mener loin afin d’aider à protéger les données de votre entreprise.

Sauvegarder des documents papier

Alors que les virus, les logiciels malveillants et le piratage posent tous une menace pour les données d’affaires, les documents papier sont tout aussi vulnérables à la menace et au mauvais usage. Les documents papier devraient toujours être entreposés dans un endroit sécuritaire qui permet de prévenir le vol et les accès non autorisés. Assurez-vous que les pièces de rangements de filières sont toujours verrouillées. Ne rangez pas des boîtes de documents dans le corridor, le sous-sol ou le grenier.

Prévenir le vol est crucial, mais la négligence présente un aussi grand risque pour l’aspect privé de votre entreprise. Des documents peuvent être perdus à cause de négligence ou un manque de supervision. Comme résultat, il devrait aussi y avoir un processus afin de contrôler l’accès et le retrait de dossiers confidentiels. Par exemple, un employé pourrait retirer un dossier d’une filière et oublier de le retourner. Il se pourrait que le dossier suive ce dernier jusque chez lui et ne revienne jamais, ou tout simplement se retrouver enseveli dans une pile de paperasse.

Des lieux de rangement ignorés et non-sécurisés peuvent aussi mener à des bris de sécurité. Se fier à une unité d’entreposage public afin de protéger vos documents n’est pas la décision la plus sage. La plupart offrent un accès 24 heures faiblement surveillé, ce qui est pourquoi le vol est chose fréquente dans ces endroits. Sans mentionner que la seule chose qui protège vos données privées est un cadenas.

L’entreposage de dossiers professionnel et hors site procure une solution plus sécuritaire pour protéger vos documents. Les documents sont entreposés sur des étagères à haute densité au sein d’un centre de documents conçu spécifiquement pour la préservation et la conservation de dossiers papier. L’accès est limité à des professionnels de gestion de dossiers filtrés, entrainés spécifiquement dans la manutention et la protection de dossiers papier. Une technologie de code barre permet de suivre les documents tout au long de leur cycle de vie et procure aussi une trace claire et vérifiable des accès et des retraits. L’entreposage de documents professionnel offre les bénéfices suivants :

  • Une technologie de sécurité et de suivi en continu
  • Un contrôle et une normalisation du climat spécifiques à la conservation des documents
  • Un accès restreint à des gestionnaires de documents professionnels filtrés
  • Des systèmes de détection et d’extinction de feu accrus

Protéger vos documents papier s’étend jusqu’à comment vos vous débarrassez de vos documents. Malheureusement, une quantité signifiante de notre paperasse quotidienne finira peut-être à la poubelle ou dans le recyclage au lieu d’être déchiquetée. Ceci est dû à la nature problématique des déchiqueteuses de bureau. Le déchiquetage d’un seul dossier peut finir par représenter un énorme investissement de temps. Les agrafes, trombones et papiers collants doivent être retirés avant de commencer le déchiquetage. Les dossiers doivent être séparés dans de petites piles facilement déchiquetables. Et les papiers coincés et autres problèmes d’entretient sont fréquents. Avec tout ce trouble, vos employés pourraient décider de plutôt jeter vos documents avec information sensible dans la poubelle.

Une solution professionnelle de déchiquetage de papier élimine les menaces de bris de confidentialité dus à des pratiques douteuses de débarras de papier. Des contenants de documents déchiquetables barrés peuvent être placés dans vos bureaux, dans des endroits déterminés comme étant sécuritaires et pratiques. Il est possible de se débarrasser de dossiers pour une fraction de seconde du temps qu’il en aurait pris pour les détruire avec une machine déchiqueteuse et ces mêmes documents peuvent être déchiquetés soit sur place dans vos locaux ou transportés dans une usine de déchiquetage pour la destruction hors site. Encore plus, un Certificat de Destruction procure une vérification écrite du processus de destruction, aidant votre compagnie dans l’atteinte de ses objectifs de conformité et de réglementation pour les standards de protection des données privées.

Docu-dépôt fournit des solutions des gestions de documents et d’entreposage professionnelles à travers Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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