Ce que la protection de l’intimité veut dire
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Ce que la protection de l’intimité veut dire pour votre entreprise

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Tout au long d’une journée de travail normale, vous manipulez une abondance d’information personnelle contenue dans des dossiers de crédit, des fiches d’employés, des documents légaux, des documents corporatifs et des dossiers médicaux. Vous avez la responsabilité de vous assurer que la confidentialité est maintenue et prenez la chose au sérieux. En gros, vous vous sentez relativement en confiance dans vos habiletés à protéger cette information et évitez une fuite d’information. Mais parce que la protection de l’intimité est un processus en continu, il est payant de raffiner et de revoir, une fois de temps en temps, les processus que vous avez en place actuellement pour protéger votre information.

LPRPDE et autres règlements

Toutes les organisations canadiennes sont liées par La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Appliquée aux entreprises du secteur privé depuis 2004, cette loi définit les balises pour la collection, l’usage et la divulgation des renseignements personnels par les entreprises. Québec a plus spécifiquement ses propres législations sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, qui est substantiellement équivalente à la LPRPDE. Chacune des deux lois a un impact sur la façon dont l’information est stockée, sur son accessibilité et sur la façon dont en dispose votre entreprise.

Stimuler vos pratiques de rétention

Votre organisation suit certaines lignes directrices pour entreposer les dossiers d’affaires contenant de l’information confidentielle. Plusieurs de ces dossiers peuvent être entreposés sur place dans votre bureau chef, soit dans un entrepôt barré ou encore dans des classeurs. Alors que cela peut vous sembler sans danger et sécuritaire, il y a toujours un risque associé à l’entreposage sur place de documents contenant de l’information personnelle. Un événement catastrophique tel qu’un feu, une inondation ou un autre désastre naturel peut résulter en la perte de vos dossiers d’affaires, n’exposant pas seulement votre organisation à une non-conformité des règlements mais aussi ouvrant la porte à d’autres conséquences incluant :

  • Des poursuites judiciaires
  • De la mauvaise publicité
  • La perte de la confiance des clients et des actionnaires

Les experts en recouvrements de sinistres recommandent que les dossiers d’affaires vitaux soient entreposés dans un lieu autre que votre lieu principal d’affaires. L’endroit devrait être choisi attentivement afin de s’assurer que non seulement les documents sont complètement protégés des accès non autorisés et d’une panoplie d’événements catastrophiques, mais aussi d’augmenter votre habileté à accéder et gérer votre information d’affaires.

Éliminer l’accès non autorisé aux dossiers expirés

Vos processus actuels pour vous débarrasser de dossiers pourraient aussi exposer votre entreprise à une augmentation des risques de fuites d’informations privées. Les machines déchiqueteuses de bureau déchiquètent les papiers dans des bandelettes relativement larges qui ne rendent pas l’information personnelle complètement illisible. Les experts de vol d’identité recommandent plutôt une méthode de déchiquetage avec une coupe en biseau afin d’assurer qu’il n’y a aucune possibilité d’un accès non autorisé  aux documents confidentiels.

Alors que les compagnies de destruction de documents professionnelles peuvent utiliser des méthodes de coupe en biseaux, avant de vous engager avec un fournisseur de déchiquetage papier, il est important de vérifier que ce dernier est certifié par l’Association du commerce international pour les sociétés, partout dans le monde, spécialisées dans la destruction d’archives (NAID-Canada) Certifiée AAA. Cette certification ne requiert pas seulement que vos documents soient détruits jusqu’à une grandeur spécifiques de particules, mais s’assure aussi que votre vendeur a suivi un audit strict de ses entrepôts, de ses employés et de ses processus. Une compagnie de déchiquetage papier certifiée NAID AAA peut offrir à votre compagnie une sélection de services de destruction de documents ajustés spécifiquement à votre entreprise, réduisant significativement les risques de fuites d’information :

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestions des documents qui facilitent la protection de l’intimité pour les compagnies de Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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