Ce que vous devez numériser, entreposer et
déchiqueter

Ce que vous devez numériser, entreposer et déchiqueter

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Pile de documents

Passer au peigne fin votre paperasse afin de comprendre quels documents numériser, entreposer ou déchiqueter prend beaucoup de temps. Toutefois, le manque de catégorisation adéquate de vos documents peut augmenter les risques légaux. Dans cet article de blogue, nous offrons des trucs afin d’appliquer la bonne solution pour votre inventaire de dossiers papier.

Ont-ils besoin d’être conservés ?

La peur des ennuis légaux et financiers peut entrainer plusieurs propriétaires d’entreprise à conserver leurs dossiers d’affaires plus longtemps que nécessaire. Mais en faire autant vient avec un fardeau. La bonne conservation des dossiers n’est pas facile, spécialement lorsqu’elle est additionnée à toutes vos petites tâches quotidiennes. Ajoutez le grand nombre des pré-requis qui doivent être considérés pour la conservation des dossiers et vous faites face à une situation accablante.

Selon l’Agence de Revenu Canada, les dossiers suivants devraient être conservés de façon indéfinie :

  • Les documents concernant les acquisitions long terme et la cession d’immobilisations
  • Les registres sur les actions
  • L’information historique ayant un impact sur les actions de l’entreprise ou leur liquidation

À quelle fréquence sont-ils nécessaires ?

L’entreposage de ces documents devrait s’aligner avec les dispositions de récupération en cas de désastre et ils devraient être protégés dans un local hors site où le vol, le feu, les inondations et les autres risques artificiels et naturels sont minimes. Les autres documents qui doivent être conservés pour quelques années mais ne nécessitent auxquels vous n’avez pas besoin accès régulier peuvent aussi être entreposés hors site dans un centre de dossiers commercial.

Les dossiers papier qui sont régulièrement retirés et utilisés afin de supporter vos processus d’affaires sont de bons candidats pour une solution de numérisation de documents. Lorsque ce dossiers sont convertis en fichiers électroniques, l’espace d’entreposage physique nécessaire est réduit et les dossiers peuvent être visionnés, partagés et sujet à une collaboration de façon digitale. Les fichiers électroniques peuvent aussi être intégrés dans votre plan de continuité d’affaires en fournissant une sauvegarde pour les documents papier.

La protection des renseignements personnels peut-elle être maintenue ?

Le déchiquetage minimise les coûts d’entreposage et le mal de tête qu’est celui de gérer les documents papier. Toutefois, les choses suivantes devraient être considérées avant de détruire quel que dossier que ce soit :

  • Les obligations de conformité
  • Les orientations de la politique de rétention
  • Les exigences d’audit internes

Une fois que vous êtes certain qu’une pile de documents peut être détruite de façon sécuritaire sans conséquences légales, vous allez aussi avoir besoin d’une méthode de destruction efficace et sécuritaire. Un service de destruction ponctuelle vous permet de détruire les dossiers dont vous n’avez plus besoin de façon confidentielle avec l’implication minimale de vos employés. Un Certificat de Destruction est émis lors de la complétion du processus.

Un système qui fournit une routine de destruction des documents devrait aussi être mis en place afin d’assurer que toute paperasse dont vous n’avez pas besoin est déchiquetée régulièrement. La destruction de paperasse obsolète est souvent repoussée indéfiniment à cause du long et frustrant processus qu’est celui d’utiliser une machine déchiqueteuse de bureau. Un service de déchiquetage périodique facilite la destruction régulière d’information confidentielle en permettant à la paperasse d’être jetée facilement dans un contenant de récupération barré. Sur une base planifiée, les contenants sont ramassés et les dossiers sont soit déchiquetés sur place, soit transportés hors site pour la destruction.

Lorsqu’utilisés ensemble, la numérisation de documents, l’entreposage et le déchiquetage permettent à votre organisation de mieux gérer son information.

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