Ce qu’il faut regarder dans un centre
de documents professionnel

Ce qu’il faut regarder dans un centre de documents professionnel

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Un homme d’affaires cherche dans ses longues vues

La nécessité de trouver une solution à vos contraintes d’entreposage deviendra réelle plus vite que vous ne le pensez alors que votre inventaire deviendra de plus en plus important. Il y a seulement un certain nombre d’endroits où vous pouvez entreposer des dossiers papiers dans vos locaux sans avoir à sacrifier la facilité d’accès et la protection de la vie privée. Mais encore, vous avez l’impression de perdre le contrôle de l’information lorsque vous la déplacez à l’extérieur de votre organisation, alors qu’ultimement cela dépend de où vous décidez d’entreposer vos documents – et avec qui.

Un mini-entrepôt peut initialement sembler être une bonne option jusqu’à ce que vous ayez à retirer un dossier de votre unité d’entreposage. Chercher un document dans une pile de boîtes de documents empilées au hasard est tout sauf amusant et ce n’est certainement pas productif. De plus, les minis-entrepôts n’offrent pas la sécurité et l’assurance nécessaire pour protéger la confidentialité de vos documents d’affaires ; la seule chose qui sépare votre information du monde extérieur (et des voleurs) est un cadenas.

Les entreprises qui sont sérieuses par rapport à la protection de leur intimité, de la gestion de la rétention et de la récupération post désastre recherchent un centre de documents professionnel afin de répondre à leurs besoins en matière d’entreposage de documents. Mais la qualité, les caractéristiques et les services offerts d’un service d’entreposage à un autre peuvent aussi grandement varier, ce qui explique pourquoi un œil critique peut aider afin de s’assurer que vos documents vont être bien surveillés et adéquatement gérés.

Est-ce que vos documents vont être conservés et protégés ?

La sécurité est majeure lorsqu’il est question de votre inventaire de rétention de documents, spécialement vu les coûts reliés aux fuites d’informations et à la non conformité légale et règlementaire. Un centre de documents professionnel minimise les risques d’accès non-autorisés à vos documents. Au contraire d’un entrepôt ou d’un mini-entrepôt, l’accès à des locaux d’entreposage de documents devrait être limité à des gestionnaires des documents et de l’information professionnels et investigués. Tout autre visiteur devrait être obligé de présenter leur identification, de signer un livre de présence et devrait être escorté et surveillé en tout temps durant leur visite. Ainsi, un centre de documents professionnel devrait utiliser les systèmes suivants :

  • Une surveillance vidéo
  • Une technologie de contrôle d’accès
  • Une surveillance avec alarme

De plus, vos documents devraient être protégés du feu, des inondations et des désastres naturels qui pourraient endommager vos documents de façon permanente. Toutes les boîtes de documents devraient être entreposées au-dessus du plancher sur des tablettes à haute densité conçue spécifiquement pour les documents papier. Il ne devrait y avoir dans les locaux aucune poussière, moisissure et trace de rouille, ni même de produits chimiques hasardeux et inflammables, ainsi qu’aucun ravageurs. Un centre de documents professionnel devrait aussi avoir en place des technologies pour la prévention et la suppression du feu en plus d’être muni d’une surveillance du contrôle du climat et des systèmes de régulation.

Pouvez-vous complètement gérer votre inventaire de rétention ?

Lorsque vos documents sont entreposés dans le bon centre de documents professionnel, vous devriez pouvoir avoir un meilleur contrôle sur votre inventaire de rétention de documents. Des locaux qui utilisent des logiciels de gestion d’intégration des documents avec une technologie de suivi de code barre permet de suivre la rétention en plus de gérer les horaires de destruction finale. De plus, elle permet de facilement retirer vos documents – que ces derniers soient toujours actifs ou ne soient que des archives – en ligne, et de vous les faire livrer professionnellement. D’avoir des processus automatisés et vérifiables pour gérer vos documents augmentent la productivité et mènent à l’amélioration :

  • De la conformité de la réglementation
  • Du partage de l’information
  • Des capacités de rapports de rétention

Envoyer vos documents hors site ne devrait pas être un saut dans le vide en autant que vous choisissiez le bon centre de documents professionnel. Docu-Dépôt fournit des solutions d’entreposage de documents aux entreprises partout à Montréal et Québec.

Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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