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Numérisation et documents

Tous les jours votre entreprise génère des documents papier. Une des ces jours, vous pourriez vous retrouver à devoir gérer plusieurs problèmes reliés à la dépendance au papier de votre entreprise :

  • Une accessibilité difficile
  • Un manque de capacité d’entreposage
  • Une inefficacité de retrait
  • Une mauvaise gestion de la rétention

Plusieurs compagnies éliminent ces problèmes en convertissant leurs documents papier en fichiers digitaux, ce qui facilite l’entreposage, la gestion, le retrait et la distribution. Mais il n’est pas toujours facile de trouver la bonne solution de numérisation pour votre entreprise parce que l’éventail des services peut varier d’un fournisseur à l’autre. Dans cet article, nous analysons quelques services communément offerts afin que vous soyez en mesure de mieux évaluer lequel des ces services répond le mieux à vos besoins en matière de gestion des documents.

Numérisation et conversion des anciens dossiers

Construire une infrastructure afin de numériser un inventaire complet de documents est coûteux. La conversion des anciens dossiers permet à un large volume de documents d’être numérisés et convertis en images digitales – soit une partie de vos documents d’archives ou votre inventaire au complet. Jusqu’où vous vous rendez dans le passé pour votre projet de conversion d’anciens dossiers dépend de votre budget et de la capacité de votre système de gestion des documents. Vous pourriez trouver qu’il n’est pas nécessaire ou pas économique de numériser tout votre historique, vos archives et vos dossiers légaux.

Numérisation intégrée aux processus d’affaires

Une approche de numérisation intégrée aux processus d’affaires vous permet de conserver des documents d’archives en version papier et de commencer à numériser de nouveaux documents alors qu’ils sont produits. Une fois que votre système de gestion de documents aura été mis sur pied, vos fichiers électroniques peuvent facilement être téléchargés à votre base de données et accédés en ligne. Une numérisation intégrée à vos processus d’affaires peut réduire les coûts généraux de la numérisation des documents et permettre à la numérisation des documents d’être intégrée à vos processus de travail quotidiens.

Numérisation sur demande

Une solution professionnelle de numérisation de documents peut vous aider à déterminer combien de votre inventaire a vraiment besoin d’être numérisé. De grands inventaires de documents papier peuvent être éliminés de vos bureaux en entreposant des dossiers d’archives hors-site. Une solution de numérisation sur demande combine de l’entreposage hors-site sécuritaire avec la numérisation des documents.

Avec la numérisation sur demande, les dossiers sont seulement numérisés au besoin. Les dossiers sont retirés de leurs lieux d’entreposage désignés, préparés, numérisés et transférés digitalement lorsque vous en faites la demande, selon votre format numérique de choix. La numérisation sur demande offre :

  • Des centres d’entreposage commerciaux sécuritaires
  • De la numérisation au besoin
  • Le téléchargement de fichiers convertis dans votre base de données de choix
  • L’accès à un portail web 24/7

Les services de numérisation de documents vous permettent de vous concentrer sur vos clients et vos objectifs sans être distraits par des projets de numérisation internes. Vous n’avez pas besoin d’acheter d’équipement de numérisation, pas besoin d’engager, d’entrainer et de gérer du nouveau personnel, et le processus de numérisation est complètement géré pour vous. Avec le bon service de numérisation de documents, vous pouvez atteindre vos objectifs de gestion des documents de façon économique.

Docu-Dépôt fournit des solutions de numérisation de documents pour les entreprises partout à Montréal et Québec. Pour plus d’information veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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