Choisissez votre solution d’entreposage des
documents intelligemment

Choisissez votre solution d’entreposage des documents intelligemment

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Choisir où et comment entreposer vos documents ne devrait pas être pris à la légère. Vos documents doivent être protégés contre les accès non autorisés et contre les désastres mais doivent tout de même être suffisamment accessibles pour supporter les pré-requis de vos activités commerciales. Afin d’être certain de choisir une solution d’entreposage des documents sécuritaire, efficace et peu coûteuse, vous devriez considérer les facteurs cruciaux suivants.

La conservation

Toutes les entreprises ont des documents historiques ou vitaux qui doivent être conservés indéfiniment. Choisir une solution d’entreposage des documents intelligemment permet de s’assurer que ceux-ci seront conservés à long terme.

Les sous-sols et les greniers sont bons pour entreposer plusieurs choses mais les documents n’en font pas partie. Les greniers sont souvent mal isolés et sont enclins à des fluctuations excessives de température et d’humidité qui peuvent endommager les dossiers papier avec le temps. Les sous-sols contiennent une panoplie de tuyaux d’eau et de plomberie ; si l’un d’entre de ces tuyaux devait éclater, votre information papier pourrait être détruite de façon permanente. Et pour rendre les choses encore pires, à la fois les sous-sols et les greniers fournissent un lieu sécuritaire pour les rongeurs et les insectes qui pourraient rapidement transformer vos documents papier en un délicieux repas.

Un centre des documents commercial est exclusivement conçu pour l’entreposage et la conservation des documents papier. Des systèmes de contrôle du climat régularisent la température et les niveaux d’humidité afin d’assurer des conditions de conservation optimales. L’entreposage de matériaux combustibles est défendu, les lieux sont conservés dans un état impeccable et un contrôle des rongeurs est en place afin de prévenir les dommages à vos documents.

La sécurité

Choisir la bonne solution d’entreposage des documents réduit les risques de vols d’identité et de fraude d’affaires. Lorsque vous entreposez vos documents dans une unité d’entreposage personnel, la seule chose qui empêche que vos documents soient volés par un voleur est un simple et unique cadenas. En contraste, un centre des documents commercial offre une sécurité à plusieurs niveaux pour vos documents, incluant :

  • Des clôtures autour du périmètre des lieux
  • Des systèmes de surveillance à la fine pointe de la technologie pour une surveillance à l’externe et à l’interne
  • Des investigations du passé de tout le personnel avec des réinvestigations régulières
  • L’accès au centre des documents est limité aux membres du personnel en gestion des documents
  • Tous les employés doivent signer une entente de confidentialité avant d’être mis à l’emploi.
  • La technologie du contrôle des accès limite et enregistre tous les mouvements au centre des documents commercial.
  • Au lieu de vous voir assigné un lieu unique d’entreposage, votre inventaire de documents est séparé et entreposé de façon anonyme, identifié uniquement par un code barre, dans différents endroits sur les lieux. Dans le cas peu probable qu’une personne non autorisé arrivait à accéder les lieux, il lui serait impossible d’identifier les boîtes qui appartiennent à votre compagnie.

Une protection hors site contre les désastres

Choisir la bonne solution d’entreposage vous permet de facilement protéger vos documents contre le feu, les inondations et les désastres naturels. Malheureusement, les locaux d’entreposage personnel et les entrepôts à usage multiple n’offrent pas une solution de protection hors-site complète contre les désastres. Il est donc crucial que vous évaluiez où et comment vos documents sont entreposés avant de prendre votre décision finale.

Au contraire d’une unité d’entreposage personnel ou d’un entrepôt d’entreposage à usage multiple, lorsque vous entreposez vos documents dans un centre des documents commercial, ils ne sont jamais entreposés sur des palettes ou directement au sol. Ils sont plutôt mis sur des systèmes d’étagères à haute densité et construites spécifiquement pour garder vos documents organisés et en sécurité. Les lieux sont aussi équipés avec des systèmes de détection et de suppression du feu à la fine pointe de la technologie.

L’accès aux dossiers

Il est intelligent de choisir une solution d’entreposage des documents qui protège votre information et qui la garde facilement accessible aux utilisateurs autorisés au sein de votre organisation. Un centre des documents commercial vous fournit un accès en tout temps à vos documents. Ces derniers sont suivis via une base de données de gestion de l’inventaire avec une technologie intégrée de suivi par code barre. Tous les retraits de fichiers sont gérés pour vous, éliminant ainsi le processus fastidieux de devoir vous déplacer entre votre bureau et votre entrepôt afin de trouver la bonne boîte et le bon fichier à toutes les fois que vous avez besoin de quelque chose.

Vous n’êtes pas trop certain des documents que vous avez en entreposage ? Un portail d’accès sécuritaire en ligne vous laisse visionner, gérer et demander vos dossiers en tout temps. À votre demande, ils sont sortis du centre des documents et vous sont livrés à la main ou envoyés électroniquement via une solution de numérisation sur demande.

Lorsque vient le temps de choisir la meilleure solution d’entreposage des documents pour vos dossiers d’affaires, une petite pensée fait long chemin.

Docu-Dépôt fournit des solutions d’entreposage et de gestion des documents aux entreprises partout à Montréal et à Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page. Nous sommes là pour vous aider !

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