Comment économiser temps et argent lorsque
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Comment économiser temps et argent lorsque vous numérisez vos fichiers

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Numérisation et documents

Avec la technologie d’aujourd’hui, gérer l’information d’affaires est devenu beaucoup plus facile. Les dossiers papier peuvent être convertis en images électroniques, libérant de l’espace de bureau considérable. Les longs processus que sont ceux de chercher les dossiers physiques sont minimisés alors que les documents digitaux peuvent être trouvés avec un seul clic de votre souris. Mais numériser adéquatement vos dossiers n’est pas juste de la technologie ; ça implique d’être en mesure de convertir avec confiance vos dossiers papier de façon rapide, efficace et économique.

Des solutions de numérisation internes

Un scanner de bureau commercial ou à plat peut être utile pour rapidement numériser un document ou deux. Lorsque vous utilisez une de ces machines, n’oubliez pas que vous avez besoin d’une stratégie pour nommer et entreposer vos dossiers électroniques sinon vous n’êtes pas plus avancé que lorsque vous cherchiez dans vos classeurs pour des dossiers papier. Vous allez aussi avoir besoin de décider du format dans lequel vous voulez sauvegarder vos dossiers : JPG, PDF, GIF, TIF ou PNG. Les points par pouce, ou dpi, affectent la résolution de votre document et la grosseur de votre fichier ; habituellement entre 200 et 300 dpi est optimal pour les documents imprimés. Les photos digitales peuvent demander un plus grand dpi. Souvenez-vous tout simplement que plus le dpi est élevé, plus la grosseur du fichier est grande et plus d’espace de stockage numérique vous aurez besoin.

Une fois que vous avez converti vos documents papier en documents électroniques et avant que vous vous débarrassiez de vos copies papier originales, assurez-vous que vous sauvegardiez de façon appropriée ce que vous avez numérisé au cas où vos données digitales soient accidentellement effacées. Effectuez toujours une rotation de vos bandes magnétiques et entreposez vos disques durs et vos rubans hors site pour une protection maximale contre le vol et les désastres.

Aussi, une précaution lorsque vous vous débarrassez de matériel de numérisation. Les entreprises jettent souvent des scanners et photocopieurs dont elles n’ont plus besoin sans considérer que les données numériques sont toujours entreposées sur leurs appareils. Avant de revendre ou d’échanger vos appareils de numérisation, assurez-vous que le disque dur est enlevé et détruit physiquement. Autrement, toutes données confidentielles entreposées sur votre scanner sont là pour qui veut bien les prendre.

Les avantages d’une numérisation sous-traitée

Plusieurs compagnies achètent des scanners dispendieux pour numériser de grandes quantités de dossiers papier avec des résultats loin d’être optimaux. La tâche de numériser une petite quantité de dossiers papier peut facilement être incorporée dans des processus normaux de travail, mais des projets de numérisation à grande échelle qui impliquent la conversion d’un inventaire de dossiers d’archives nécessite un engagement à temps plein. S’il n’est pas entrepris avec la bonne attention et expertise, de l’information d’affaires importante sera perdue et les frais généraux et administratifs peuvent facilement monter en flèche.

Un service professionnel de numérisation de documents ne fait pas juste numériser et convertir des dossiers papier, mais elle permet aussi une gestion en continue de vos documents. Des techniciens de la numérisation investigués utilisent les méthodes suivantes tout au long du processus de numérisation et de conversion :

  • Préparation de documents
  • Indexation des dossiers
  • Optimisation de l’image
  • Intégration avec une technologie de gestion des documents

Un strict processus du contrôle de la qualité est suivi durant chaque étape du processus de numérisation afin d’assurer une conversion précise de chaque dossier. Sous-traiter vos besoins de numérisation au bon fournisseur vous permet de continuer à vous concentrer sur vos compétences principales tout en gagnant une solution sans papier avec confiance.

Docu-Dépôt fournit des services de gestion des documents et de l’information aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus sur nos solutions de numérisation de documents, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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