Comment identifier la vraie valeur d’un espace d’entreposage pour vos documents

Comment identifier la vraie valeur d’un espace d’entreposage pour vos documents

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Archival Records Storage

Nous vivons dans une société obsédée par les aubaines. Chaque jour des publicités annoncent des rabais et des spéciaux, nos radars à escomptes sont à leur recherche. Et c’est bien comme ça ; il fait du sens de vouloir sauver de l’argent. Mais une aubaine ne devrait jamais prévaloir sur la vraie valeur d’un service ou d’un produit.

Les fournisseurs d’unités de mini entreposage ou d’entreposage public ayant le souhait de capitaliser sur les restrictions d’espaces des entreprises, essaient d’offrir des options d’entreposage commode à faible coût. Il est facile d’y voir l’attrait. Les documents présentement entreposés dans vos bureaux peuvent ainsi être transférés à votre unité et rangés avec un cadenas. Voilà! Votre manque d’espace est réglé et le premier mois est gratuit!

Les risques de l’entreposage public

Toutefois, plusieurs risques sont présents avec les options d’entreposage public. Souvent, la seule chose séparant une unité d’entreposage public de l’extérieur est une porte coulissante. Ceci veut dire que l’humidité peut facilement se faufiler dans une unité, endommageant à tout jamais des dossiers papier entreposés et empilés directement sur le plancher. En plus de dégâts d’eau, de l’exposition à la moisissure, de mildiou et de contaminations d’animaux qui sont fréquents

Les installations d’entreposage public sont configurées de façon à ce que les unités soient côte-à-côte avec seul un mur mitoyen en séparant leur contenu. Les clients peuvent entreposer pratiquement n’importe quoi dans un espace loué – des meubles, de l’équipement mécanique, des outils, etc. Comme les possibilités sont infinies et que le contrôle et la surveillance sur ce qui est entreposé sont limités, des matériaux dangereux ou inflammables peuvent être entreposés directement à côté de vos documents d’affaires.

La sécurité est aussi un facteur qui devrait être considéré. Dans une unité d’entreposage public, seul un cadenas protège vos dossiers d’un accès non autorisé. Combiné à un accès faiblement surveillé et un absentéisme de la gestion sur place, le risque de vol est élevé. Comme il pourrait vous prendre plusieurs jours ou semaines avant d’avoir besoin d’un fichier dans votre unité, un bris de sécurité pourrait ne pas être remarqué pendant plusieurs mois.

En plus des risques physiques pour vos documents, les installations d’entreposage public ne fournissent pas de systèmes visant à améliorer la gestion des dossiers. N’importe quel espace d’entreposage qui ne permet pas une meilleure organisation de vos dossiers afin de supporter les processus internes ainsi que les pré requis légaux et règlementaires de votre entreprise est inacceptable. Avec une installation d’entreposage public, il en demeure votre responsabilité de gérer vos dossiers et de déterminer la ressource administrative et le temps nécessaire.

La valeur de la sécurité, de la conformité et la réduction des bris de confidentialité

Une solution professionnelle d’entreposage de dossiers ajoute de la valeur bien au-delà de tout simplement vous fournir une pièce métallique pour vos documents d’affaires. Elle procure une structure et des processus de meilleures pratiques pour améliorer la gestion des dossiers. Les documents sont entreposés sur des étagères robustes dans un centre de dossiers spécialement conçu pour la protection et la préservation des dossiers papiers. De plus, un service d’entreposage professionnel offre les bénéfices suivants :

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  • Une technologie de surveillance continue
  • Un contrôle du climat et des règles spécifiques à la conservation de documents
  • Un accès restreint à des professionnels de la gestion filtrés
  • De meilleurs systèmes de détection et de suppression du feu

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Dans un centre professionnel d’entreposage de dossiers, un système intégré de gestion des documents permet un suivi précis des dossiers inactifs archivés et des dossiers actifs. Un inventaire complet des dossiers est possible grâce à une technologie de codes-barres qui permet de localiser précisément des dossiers et de les sortir rapidement afin de supporter vos processus d’affaires quotidiens en plus de permettre d’éviter les désastres. La gestion des objectifs de rétention est possible grâce aux éléments suivants :

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  • Des capacités de recherche via le web
  • Des rapports personnalisés
  • Un niveau d’indexation d’un dossier

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Des demandes et des retraits peuvent être fait en ligne éliminant ainsi le temps et les ressources nécessaires pour trouver un dossier dans un espace d’entreposage personnel. Les dossiers sont livrés par des professionnels filtrés dans des véhicules munis de GPS, fournissant ainsi un processus de la chaîne de manutention documenté ce qui permet une sécurité améliorée.

Docu-Dépôt fournit des solutions professionnelles en matière de gestion des documents et d’entreposage aux entreprises à travers Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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