Comment justifier un investissement dans
la gestion professionnelle de l’information

Comment justifier un investissement dans
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image-for-dd-oct-2016-blog-how-to-justify-an-investment-in-professional-information-mgtVous savez que vous devez mieux gérer votre information mais la procrastination a le dessus jusqu’à présent. Attendre encore longtemps pourrait avoir un effet négatif sur votre entreprise mais le problème est que vous ne savez pas comment justifier un investissement dans un service professionnel de gestion de l’information. Nous partageons ici quelques façons de le faire :

L’élimination des coûts d’entreposage à l’interne

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous ne devriez pas entreposer vos documents d’affaires sur place et le coût est à la tête de cette liste. L’espace de bureau est dispendieux et malheureusement, les documents qui trainent paresseusement dans vos bureaux ne se paient pas d’eux-mêmes.

Investir dans une solution professionnelle de gestion des documents élimine les coûts engendrés par l’entreposage de vos documents sur place. Dans un centre des documents hors-site, vos dossiers sont entreposés, gérés et protégés, ce qui vous donne la possibilité de diminuer votre espace de bureau ou de transformer un simple espace d’entreposage en centre qui génère des revenus.

Augmentez la productivité

Il est difficile d’être productif lorsque que vous devez creuser dans une filière chaque fois que vous avez besoin d’un dossier. En contrepartie, la gestion professionnelle de l’information crée de l’efficacité en gardant vos dossiers organisés et facilement accessibles. Une technologie de code barre est utilisée dans le centre des documents pour suivre votre information afin que vous sachiez en tout temps où sont situés vos documents. Un portail en ligne sécuritaire vous laisse voir votre inventaire de rétention des documents et vous laisse, par exemple, faire une demande de numérisation sur demande.

La protection des renseignements personnels

Vu la multitude de vol d’identité, les risques de fraudes commerciales et les coûts exorbitants reliés aux notifications de fuites, la gestion professionnelle de l’information devient soudainement facile à justifier.

Un centre des documents commercial aide à prévenir les accès non-autorisés aux dossiers contenants des renseignements personnels. Contrairement à des centres d’entreposage personnels, les centres des documents sont construits spécifiquement pour l’entreposage sécuritaire des documents. L’accès aux lieux est limité aux gestionnaires de l’information investigués et la protection des renseignements personnels est augmentée grâce à des systèmes de sécurité avancés :

  • Surveillance vidéo
  • Technologie de contrôle des accès
  • Alarme de surveillance

Plutôt que de vous voir assigner un bloc d’entreposage spécifique, votre inventaire de documents est séparé et entreposé de façon anonyme partout dans le centre des documents. Tous ces éléments créent une solution de protection inégalée pour les renseignements personnels de votre entreprise.

 La conformité

Si vos données ou vos documents sont compromis, vous allez peut-être réaliser que vous n’êtes pas conforme aux règlements et aux lois fédérales et provinciales. La gestion professionnelle de l’information offre à votre entreprise un processus systématique, rationalisé et fiable pour la conservation des documents. Le bon fournisseur vous offrira aussi une expertise afin que vous puissiez comprendre vos obligations de conformité.

Garder le dessus sur vos dossiers d’affaires n’est pas facile ; cela peut être stressant et pénible, surtout si vous vous fiez à une approche où vous le faites vous-même. La gestion professionnelle de l’information vous donne la confiance que vos documents sont gérés de façon sécuritaire et efficace.

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestion de l’information aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page. Nous sommes là pour protéger vos données !

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