Comment la numérisation des documents
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Comment la numérisation des documents peut bénéficier votre compagnie

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Numérisation et documents

Il n’est pas facile de gérer un inventaire de documents papier. Trouver de l’espace pour tout entreposer est un très grand défi, puisqu’ensuite il faut s’assurer de bien identifier, organiser et ranger les documents et ce, de façon à ce qu’il soit facile et rapide de les retrouver. Le plus important c’est que les renseignements personnels et la confidentialité de votre inventaire soient conservés en tout temps. Sans la bonne expertise et les ressources nécessaires, il est facile de perdre le contrôle de son inventaire, ce qui explique pourquoi autant d’entreprises tiennent à implanter une solution de numérisation des documents.

L’élimination du processus manuel

« Pousser le papier » n’est ni efficace, ni sécuritaire. Plus il y a de mains qui touchent physiquement un document, plus grandes sont les chances que ce document soit perdu ou compromis dans la mêlée dû à de la négligence. Sans oublier que le partage d’un document physique est drainant. Les multiples copies qui doivent être faites afin de collaborer à un seul document ne sont ni rentables, ni bonnes pour l’environnement – et assurer le suivi de où ces copies finissent est plus qu’impossible.

La bonne nouvelle c’est que de numériser vos documents vous permet d’entreposer votre information dans un endroit centralisé, accessible à de multiples utilisateurs simultanément, et un registre vous permet de garder le suivi de qui accède au document et quand. Lorsque vous avez besoin d’un dossier en particulier, vous n’avez plus à chercher partout dans vos filières ou à déterminer où le dossier peut bien se trouver. Une fois qu’un document est électronique, il peut rapidement être trouvé grâce à une simple recherche de mots clés. Simplement, la gestion électronique des documents améliore la productivité globale pour votre organisation et améliore même vos capacités de service à la clientèle.

Une meilleure protection de vos renseignements personnels

La sécurité des données personnelles est une des principales préoccupations de toute entreprise. À cause de leur nature physique, les documents papiers sont particulièrement susceptibles aux risques multiples qui pourraient compromettre l’information des clients :

  • Le feu
  • Les inondations
  • Le vol
  • Les désastres naturels

Même la manipulation quotidienne des documents papier peut résulter en des pages déchirées ou en lambeaux. Les documents numérisés peuvent eux, être conservés dans leur état d’origine à long terme. Ils peuvent même être régulièrement sauvegardés et protégés lorsqu’ils font partie d’un plan de protection des données. De plus, lorsque les documents électroniques sont entreposés dans un système de gestion des documents, les niveaux d’accès peuvent être établis individuellement et le retrait peut être supervisé et contrôlé pour une sécurité de l’information maximale.

Des résultats financiers améliorés

L’argent que vous économisez en numérisant vos documents papier peut avoir un impact significatif sur vos résultats financiers. Entreposer et gérer vos documents papier augmente les coûts généraux et administratifs. Une simple filière prend plus de place que vous le pensez alors que de feuilleter toute cette filière vous fait perdre du temps précieux. La numérisation des documents libère de l’espace dans votre bureau afin que ce dernier soit réalloué à des activités génératrices de revenus. Les coûts associés à l’impression et à la reproduction des documents sont aussi réduits.

Une chose de plus à garder en tête

Vous n’avez pas nécessairement à numériser tous vos documents papier. Certains documents doivent être conservés pendant une certaine période de temps même s’ils ont rarement à supporter les processus d’affaires quotidiens, ou même jamais. Il est plus économique de conserver ces documents dans un format papier jusqu’au moment où ils devront être détruits, ce qui nous ramène au problème original de comment bien gérer un inventaire de dossiers papier.

Avec une solution professionnelle d’entreposage et de gestion des documents, ces documents peuvent être entreposés hors-site pour que quelqu’un d’autre s’occupe de les entreposer, les gérer et les superviser. Votre inventaire a un code-barre, les périodes de rétention sont suivies et les dossiers sont retirés et vous sont livrés directement. La numérisation sur demande offre l’option de numériser un document spécifique qui sera mis à votre disposition de façon électronique lorsque vous en aurez besoin. À la fin de leur période de rétention requise, les dossiers peuvent être détruits de façon sécuritaire.

Docu-Dépôt fournit des services de gestion des documents et de l’information aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus sur nos solutions de numérisation de documents, veuillez nous contacter par téléphone ou complétez le formulaire sur cette page.

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