Les coulisses d’un service d’entreposage de documents

Les coulisses d’un service d’entreposage
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Considérez-vous faire entreposer et gérer vos documents professionnellement ? Afin de vous donner une idée de la valeur complète qu’un service d’entreposage de documents offre à votre entreprise, ce billet de blogue vous emmène dans les coulisses d’un service d’entreposage des documents.

Entreposer vos dossiers hors-site

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Un des principaux bénéfices d’un service d’entreposage de documents est la possibilité de garder votre information en sécurité et organisée selon une méthode peu coûteuse. Un service d’entreposage de documents permet aussi d’entreposer vos documents hors-site rapidement et facilement.

Votre fournisseur vous donne un code barre pour apposer sur vos boîtes. Lorsqu’elles sont prêtes à être ramassées, vous faites un appel et votre inventaire est ramassé et transféré dans un centre des documents via un véhicule muni d’un GPS. Chaque boîte est numérisée et inscrite dans une base de donnée de gestion des documents. Vous vous voyez indiqué la façon de vous connecter à un portail web sécuritaire grâce auquel vous pourrez consulter votre inventaire alors qu’il est entré dans le système.

Comment vos documents restent en sécurité

Comment vos documents sont-ils protégés dans un centre des documents ? En quelques mots, la combinaison des systèmes technologiques et des protocoles assurent leur sécurité et leur protection. Un réseau de surveillance caméras interne et externe permet la surveillance de toutes les entrées et sorties, ainsi que des mouvements sur les lieux. Seul un personnel filtré et préautorisé a la permission d’entrer. Chaque boîte est entreposée sur un système de rangement à haute densité équipé à la fine-pointe-de-la-technologie contre la détection et la suppression du feu. Au lieu de vous voir assigner un seul endroit d’entreposage, votre inventaire de documents est séparé et entreposé de façon anonyme, identifié seulement d’un code barre, dans des endroits différents de l’entrepôt. Cette méthode d’entreposage « aléatoire » prévient les individus non autorisés d’identifier est d’accéder à votre inventaire. 

Retirer vos dossiers de l’entreposage

Au contraire de l’entreposage dans un entrepôt personnel, un service d’entreposage professionnel de documents inclut le retrait et la livraison de vos documents. Parce que chaque document est muni d’un code barre et suivi grâce à une base de données de votre inventaire, vous y avez accès en tout temps. Vous faites une demande en ligne ou par téléphone, email ou fax et vos documents vos sont livrés en main propre à votre bureau ou sont numérisés et vous sont envoyés numériquement grâce à un service de numérisation sur demande. Le retrait et la livraison professionnels des documents vous aide à rester productif !

Les bénéfices additionnels d’un service d’entreposage de documents

Un service d’entreposage de documents professionnel fait plus que simplement entreposer vos documents importants ; il vous donne aussi accès à une panoplie de services de gestion des documents. Vous pouvez avoir vos dossiers indexés professionnellement et convertis en images numériques. Lorsque vos documents atteignent la fin de leur cycle de rétention, ils peuvent être détruits professionnellement. Du début à la fin, vos renseignements personnels sont gérés par des professionnels formés et compétents.

Maintenant que vous avez pu voir les coulisses d’un service d’entreposage de documents, vous pouvez utiliser vos connaissances pour choisir le meilleur fournisseur pour votre compagnie.

Docu-Dépôt fournit des solutions d’entreposage de documents d’archives et de gestion de fichiers actifs aux entreprises du Grand Montréal. Pour en connaitre plus sur nos services d’entreposage de documents, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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