Des erreurs fréquentes en gestion des
documents et comment les éviter

Des erreurs fréquentes en gestion des documents et comment les éviter

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Vous pouvez rapidement et facilement trouver l’information dont vous avez besoin selon le facteur de productivité. Alors que la plus grande partie de votre journée est passée sur des tâches variées et que vous êtes en général efficace, les minutes perdues à la désorganisation s’accumulent graduellement avec le temps et ont un impact sur vos résultats financiers. Et les systèmes qui autrefois étaient bien réfléchis et ordonnés ne sont peut-être plus à la hauteur alors que votre entreprise croît. Dans cet article, nous soulignons les erreurs fréquentes en gestion des documents et offrons des solutions afin de les corriger.

Ne pas identifier et indexer de manière appropriée

Alors qu’il n’existe pas un système d’identification unique qui s’applique à toutes les organisations, l’identification et l’indexation des documents et des dossiers devrait être clair et constante. L’indexation avec des termes trop vagues qui requièrent les usagers à interpréter quels documents sont contenus dans un dossier devrait être évitée. Plutôt, des dates et des catégories spécifiques devraient être assignées pour qu’il n’y ait pas de place pour la libre interprétation. Il est important qu’une fois un système d’identification et d’indexation de documents est choisi, il est ensuite communiqué à tous dans tous les départements.

Un élément clé de la gestion des documents est de s’assurer que les calendriers de rétention sont respectés, mais ceci est difficile au sein d’un bureau occupé où il n’y a personne de désigné pour superviser la rétention des documents. Les périodes de rétention devraient aussi être considérées dans le contexte de catégorisation de dossiers afin d’assurer :

  • La conformité légale et règlementaire
  • La destruction rapide d’information expirée
  • Des coûts généraux et opérationnels réduits

Sous-traiter la gestion des documents à des professionnels avec une expertise en indexation et en rétention des dossiers évite les surcharges administratives potentielles et aide à faciliter un meilleur contrôle et accès aux documents.

Ne pas incorporer les documents électroniques dans les processus d’affaires

Se fier uniquement sur les dossiers papier est coûteux. Premièrement, votre entreprise a besoin d’entreposer tout le papier. Deuxièmement, les processus de retrait manuels, faits à l’interne, prennent beaucoup de temps. Les principaux usagers doivent se rendre physiquement là où les documents papier se trouvent au lieu d’avoir l’information qui vient à eux, ralentissant les processus de collaboration efficaces. Les documents se perdent régulièrement dans des classeurs ou des boîtes. Troisièmement, la sécurité pourrait être compromise. Les dossiers contenant des renseignements personnels pourraient être laissés ouverts au regard de tous, ce qui mènerait à une faille de sécurité. Et le papier est particulièrement vulnérable au feu, aux inondations et aux désastres naturels.

Les dossiers actifs peuvent être numérisés et transformés en formats digitaux qui offrent :

  • De la portabilité
  • De plus grandes possibilités de travail à distance
  • Un partage d’information plus rapide

Ceci ne veut pas dire que vous devez numériser tous les dossiers de votre inventaire, ce qui est coûteux. Les dossiers de nature d’archives peuvent être entreposés de façon économique, gérés et protégés dans un centre de gestion de documents commercial.

Ne pas protéger votre sauvegarde de documents

Un document digital effacé par mégarde peut engendrer des conséquences désastreuses pour votre entreprise. Sauvegarder vos documents est essentiel, mais ce n’est pas la seule précaution que vous devriez prendre. Un désastre naturel à votre lieu de travail principal peut détruire toutes les sauvegardes entreposées sur place. À cause de ça, les sauvegardes devraient être entreposées hors-site dans un environnement de voûte qui protège les médias magnétiques et qui assure le retrait rapide de vos dossiers afin de supporter vos efforts de recouvrer vos données en cas d’urgence.

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestion des documents aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou compléter le formulaire sur cette page.

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