Des stratégies pour un bureau mieux organisé

Des stratégies pour un bureau mieux organisé

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A.A. Milne, auteur de Winnie l’ourson, l’a bien dit lorsqu’il a affirmé : “L’organisation est ce que vous faites avant de faire quelque chose, de sorte que quand vous le faites, ce n’est pas tout à l’envers.” Pour une productivité optimale et un excellent service à la clientèle, la dernière chose dont vous avez besoin est d’une entreprise toute à l’envers. Voici quelques stratégies qui vous aideront à maintenir un bureau mieux organisé.

Planifiez un grand ménage

Lorsque vous rangez votre bureau, la première chose à faire est de vous débarrasser des items dont vous n’avez pas besoin. Les organisations sans but lucratif offrent la cueillette gratuite des meubles et filières. Comme valeur ajoutée, votre don corporatif sera fort probablement déductible d’impôts.

Parce que votre paperasse expirée est la plupart du temps de nature sensible et confidentielle, elle devrait être détruite. Si vous avez plus d’une boîte de documents à détruire, il n’est ni sécuritaire ni efficace de demander à vos employés de se tenir au-dessus de la déchiqueteuse durant tout le temps qu’il en prendra pour terminer le travail de destruction. Au lieu de ça, contactez un fournisseur de déchiquetage professionnel et demandez un service de destruction ponctuelle.

Pour un projet de destruction ponctuelle, des contenants barrés pour la récupération des documents à détruire sont livrés à vos bureaux pour que vous puissiez vous débarrasser facilement et de façon sécuritaire de votre paperasse confidentielle. Une fois les contenants remplis, ces derniers sont ramassés par des techniciens professionnels du déchiquetage afin de procéder à la destruction sécuritaire sur place ou hors site à l’usine de déchiquetage. À la fin de votre projet de grand ménage, vous recevrez un Certificat de destruction.

Archivez hors site

Une fois que vous aurez terminé le ménage et la destruction des documents dont vous n’avez plus besoin, vous aurez encore des documents que vous devrez conserver pour des raisons légales, tels que :

  • Les dossiers vitaux
  • L’information des actionnaires
  • Les contrats et les ententes
  • Les dossiers historiques
  • Les dossiers propriétaires

Ces documents peuvent quand même prendre beaucoup de place dans votre bureau. Et s’ils ne sont pas rangés de façon adéquate et conservés dans un endroit sécuritaire, votre compagnie pourrait être tenue responsable pour une fuite d’information. Ainsi, tout documents inactifs ou d’archives qui doivent être conservés de façon permanente – ou à long terme – devraient être entreposés hors site.

Un centre des documents commercial est l’endroit idéal pour placer vos archives en format papier. Tous les documents sont adéquatement indexés et se voient donner un code barre avant d’être entreposés. Une base de données de gestion d’inventaire suit chaque dossier afin de permettre un suivi d’audit complet de ses activités. Et une demande de dossiers peut être faite en tout temps et ces derniers vous seront livrés en personne ou de façon électronique en utilisant une solution de numérisation sur demande.

Numérisez

Il est difficile de garder un bureau bien rangé lorsque le papier est constamment généré et qu’il se promène de gauche à droite. En numérisant vos dossiers d’affaires les plus actifs, vous pouvez éliminer les piles de dossiers et rationnaliser votre processus de retrait des dossiers. Vous devriez considérer utiliser un service de numérisation des documents afin de convertir vos documents papier en format digital. Le processus de numérisation entier est fait pour vous par des techniciens de la numérisation formés qui utilisent des logiciels spécialisés et une technologie de numérisation. Voici un survol du processus :

  • Les documents sont préparés pour la numérisation
  • Les documents sont indexés selon l’information qu’ils contiennent
  • Une technologie de reconnaissance des caractères (OCR) est appliquée afin de rendre la recherche dans les dossiers infinie
  • Les dossiers sont transférés dans un média physique ou dans une application de gestion des documents

Après la numérisation, votre information peut-être trouvée, retirée et distribuée plus facilement – et vous n’aurez plus besoin de filières qui prennent toute la place pour le rangement.

Prenez le contrôle de votre inventaire

Les dossiers papier ne sont pas les seuls coupables d’un bureau désorganisé. Si votre entreprise est encombrée par des formulaires, du matériel promotionnel et autres items en inventaire, il est difficile d’opérer de façon efficace. Un service d’entreposage des biens d’entreprise réduit vos coûts de base d’entreposage et offre une gestion professionnelle de vos biens qui ne sont pas du papier tels que :

  • Matériels promotionnels
  • Présentoirs de Salons
  • Rapports et formulaires
  • Marketing collatéral

Comme vos dossiers papier, tous les items en inventaire ont un code barre, sont suivis et vous sont livrés directement lorsque vous en avez besoin. Les niveaux d’inventaires sont aussi suivis afin que lorsque les moments critiques pré-déterminés sont atteints, de nouvelles commandes sont placées pour vous.

De garder votre entreprise organisée prévient les processus opérationnels d’être mélangés et assurent la profitabilité.

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestion des documents et de l’information aux entreprises à Montréal et de partout au Québec. Pour en savoir plus sur nos solutions, veuillez nous contacter par téléphone et remplissez le formulaire sur cette page.

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