Déterminer la bonne solution de numérisation de documents pour votre entreprise

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Numérisation et documents

Numériser : ce n’est pas juste à la mode, c’est aussi pratique et ça peut grandement aider à votre entreprise à gérer de façon plus efficace son information. Mais encore, trop d’exécutifs – avec le désir de réduire la dépendance au papier – courent vers le magasin de fourniture de bureau le plus près afin d’acheter un scanner sans vraiment évaluer les besoins de leur entreprise. Il en résulte souvent que les coûts pèsent beaucoup plus dans la balance lorsque vient le temps de comparer les bénéfices et ce, vu la complexité du processus de numérisation et les capacités limités des ressources humaines à l’interne. Ainsi, il est important de mettre au clair vos besoins et vos attentes avant d’appliquer une solution de numérisation à votre entreprise.

Déterminer quels documents tireront bénéfices d’être numérisés dépend de plusieurs facteurs qui incluent :

  • Le niveau d’activité du dossier
  • La période de rétention du document
  • Les processus de flux de travail
  • La grosseur des documents

Documents d’archives, historiques ou actifs ?

Scanner des documents papier pour en faire des fichiers numériques qui pourront être gérés de façon digitale peut réduire de façon significative les coûts d’entreposage et élimine le fardeau administratif d’avoir à manuellement chercher et retirer de l’information. Toutefois, si les dossiers sont uniquement des archives, les coûts pour numériser minimisent ces bénéfices. En conséquent, plusieurs compagnies choisissent plutôt un service d’entreposage de documents professionnel qui fournit une solution plus économique pour permettre aux dossiers papier d’être entreposés de façon sécuritaire pour la durée de la période de rétention requise. Si un accès aux dossiers d’archives est nécessaire au cours de la période de rétention, le processus de retrait et de livraison peut aussi être géré de façon professionnelle. Plusieurs fournisseurs d’entreposage de documents vont même offrir une solution de numérisation sur demande qui permet de convertir des documents papier en images numériques au moment de la demande et de les envoyer digitalement avec un protocole de transfert de fichier sécurisé (FTP).

Si la conversion d’une large quantité de fichiers rétrospectifs est nécessaire, la sous-traitance de votre projet de numérisation permet de numériser rapidement vos dossiers papier avec précision sans surcharger vos employés. En plus de faire la numérisation, une compagnie de numérisation professionnelle gère aussi les tâches suivantes durant le processus de conversion :

  • Préparation des documents
  • L’indexation des fichiers
  • Le contrôle de la qualité de l’image
  • La mise en place et la configuration du logiciel d’imagerie
  • L’intégration avec un logiciel de gestion des documents

Rationaliser la façon dont l’information circule dans votre entreprise

Maximiser les processus de flux de travail dépend de votre capacité à gérer et partager l’information. Les dossiers actifs qui sont scannés au format digital peuvent mieux supporter vos fonctions d’opération et facilite un service à la clientèle expéditif. L’accès à l’information peut être instantané et partagé à distance dans plusieurs lieux. Une solution de numérisation séquentielle spécifique à vos besoins de conformité, de rétention et d’opérations vous offre les options suivantes :

  • Conversion en format PDF où la recherche de texte est possible
  • La capture de données par reconnaissance optique des caractères (ROC)
  • Le chiffrement des fichiers digitaux
  • Le marquage automatique

Si votre organisation cherche aussi une gestion des documents améliorée afin de supporter votre objectif de gestion de contenu de votre entreprise, une compagnie de numérisation des documents vérifiée peut offrir une solution de numérisation qui intègre une variété de plateformes de logiciels.

Docu-Dépôt fournit une panoplie de solutions de numérisation pour votre entreprise partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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