Les enjeux de la gestion de l’information vous
empêchent-ils de dormir ?

Les enjeux de la gestion de l’information vous empêchent-ils de dormir ?

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Young woman in bed eyes opened suffering insomnia. Nightmare issuesSi vous avez de la difficulté à vous endormir le soir, la mauvaise gestion de l’information en est peut-être la cause. Songer à les dossiers égarés ont pu disparaitre peut vous garder éveillé pendant des heures. Encore pire, vous inquiéter de qui a mis ses mains sur vos dossiers vous agitera durant toute la nuit. Et une fois que vous vous rendez au bureau, vous enfarger sur des piles de dossiers désorganisés est un vrai cauchemar. Eh bien, nous sommes là pour vous aider à dormir en paix avec des solutions faciles et sécuritaires :

La destruction des documents

Le désordre mène au stress et à l’anxiété, ce que rend le sommeil impossible. Dans un environnement de travail, le désordre peut avoir un impact négatif sur l’ensemble de votre organisation augmentant ainsi les risques de vol d’identité et de fraudes, faisant entrave à la productivité et prenant de l’espace précieux de votre bureau. Détruire vos vieux dossiers expirés vous permet de faire place à l’efficacité, la profitabilité et la créativité qui feront eux, croître votre entreprise.

Un service de destruction des documents rend la destruction des dossiers et des documents facile. Des consoles de collecte barrées qui ressemblent à des meubles de bureau sont livrées à vos bureaux, permettant de vous débarrasser de documents complets en seulement quelques secondes. Selon un horaire établi, le contenu des consoles est ramassé, déchiqueté de façon sécuritaire et vous recevez un Certificat de destruction pour vos dossiers.

Détruire de vieux documents expirés ne rationalise pas seulement vos opérations, cela vous donne aussi une chose de moins à vous inquiéter lorsque vous tentez de vous endormir.

L’entreposage de documents hors site

Si vous avez des sueurs causées par des cauchemars sur le vol d’identité et la fraude d’affaires, l’entreposage de documents hors site peut vous aider. L’entreposage de documents hors site vous aide à dormir en paix en vous fournissant une solution fiable pour la protection des renseignements personnels. Vous dossiers sont entreposés dans un centre des documents commercial où ils sont protégés contre les accès non autorisés et les vols. Seuls les professionnels de la gestion des documents investigués et pré-autorisés se verront autoriser l’accès à l’édifice. Au lieu de vous voir assigner un endroit d’entreposage en bloc, votre inventaire de documents est séparé et entreposé de manière anonyme partout dans le centre des documents. La confidentialité de vos documents est maintenue grâce aux systèmes de sécurité suivants :

  • Surveillance interne et externe 24/7/365
  • Une technologie de contrôle des accès à l’édifice
  • Des systèmes d’alarme avec surveillance active

Une technologie de code barre est utilisée pour suivre et enregistrer toutes les activités de votre inventaire de dossiers pour que vous puissiez en tout temps savoir qui accède à votre information et quand.

La gestion des dossiers actifs

Perdre de l’information importante fréquemment consultée est un plan pour s’empêcher de dormir. Malheureusement, ce genre d’insomnie ne peut se régler sans l’aide d’une solution de gestion des documents actifs. Heureusement, lorsque vos dossiers actifs sont transférés dans un centre des documents, ils sont identifiés avec des codes barre pour un suivi en continu. Vous avez un audit de suivi complet pour l’ensemble de votre inventaire de dossiers actifs.

Un portail web sécuritaire pour la gestion des documents vous permet de voir et gérer votre inventaire de dossiers avec un simple clic de votre souris. Vous n’avez jamais à perdre votre temps à chercher dans vos filières ou dans vos boîtes de carton. Au lieu de cela, vos dossiers actifs sont retirés de façon professionnelle et livrés à vos bureaux lorsque vous en avez besoin et entreposés de façon sécuritaire lorsque vous n’en avez pas besoin.

Lorsque votre entreprise a les bons services de gestion des documents et de l’information, vous n’avez aucun problème à dormir !

Docu-Dépôt offre des services de gestion des documents et de l’information aux entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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