Est-ce que vous êtes un “accumulateur compulsif” lorsqu’il en vient à vos documents d’affaires?

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Comment intégrer la destruction des documents dans votre programme de gestion des fichiers

Nous avons tous des tendances “d’accumulateur compulsif”, que ce soit dû à une trop grande sentimentalité ou à une procrastination chronique. Que ce soit pour des bibelots ou des vêtements, on s’attache aux items qui ont depuis longtemps perdu leur raison d’être. Les entreprises sont souvent les pires contrevenants, empilant des documents qui ont depuis longtemps dépassé la période de rétention requise.

Cette pratique de garder tous les dossiers est fréquemment justifié de la façon suivante : « Lorsque je m’en débarrasse, c’est à ce moment là que je vais en avoir besoin. » L’exemple d’Arthur Anderson déchiquetant les documents d’Enron est aussi souvent cité comme une bien pire pratique. Effectivement, il est difficile d’argumenter contre l’obstruction à la justice. Pourtant, ne pas déchiqueter vos documents d’affaires dans un délai raisonnable expose votre entreprise à des risques autrement évitables.

La disposition finale est un élément clé de la rétention des dossiers

La rétention des dossiers est critique au sein de toutes les entreprises. Les documents doivent être identifiés, organisés, entreposés et conservés pour des périodes de temps déterminées afin de supporter la gouvernance corporative et les objectifs de standardisation. Les procédures et les lignes directrices devraient être établies afin de contrôler l’accès et le retrait des dossiers. Similairement, des systèmes devraient être mis en place afin de prévenir l'étalage d’informations confidentielles. Se débarrasser des documents rapidement à la fin du cycle de vie de la période de rétention est aussi important et pourtant, c’est une fonction critique de la gestion de documents qui est souvent négligée.

Pourquoi la gestion des documents à l’interne est souvent un échec

Des boîtes de documents et de filières qui sont nonchalamment laissées sur une étagère dans une pièce de rangement sans bonne surveillance peut facilement dépasser la période de rétention nécessaire. Ceci n’est pas rare pour des compagnies qui tentent de ranger et gérer leurs dossiers d’affaires sur place. Que ce soit dû à de la négligence ou si c’est pour être plus prudent que prudent, ceci est une pratique risquée. Tous les documents qui n’ont pas été déchiquetés à la fin de leur période de rétention créent un risque de litige qui n’est pas nécessaire et même la violation de statuts de la vie privée. De plus, même des documents expirés peuvent contenir de l’information confidentielle qui pourrait être victime d’exposition non autorisée.

Les avantages de la gestion et de l’entreposage professionnels de documents

Sans les bonnes ressources, l’expertise et les systèmes, entreposer et gérer une collection d’archives de dossiers d’affaires est à la fois un défi et un risque. Une solution professionnelle d’entreposage et de gestion de documents n’augmente pas seulement la sécurité et l’organisation d’un inventaire de dossiers mais elle assure que les documents sont détruits à la fin d’un cycle de vie de rétention. Un suivi de code barre combiné à une technologie de gestion d’inventaire permet une surveillance constante des périodes de rétention afin d’atteindre les pré requis règlementaire et légaux concernant les dispositions finales.

La paperasse quotidienne qui pourrait contenir de l’information confidentielle devrait avoir un processus de disposition surveillée et vérifiable. Encore une fois, un spécialiste de la gestion de dossiers et d’information peut aider en offrant un système sécuritaire qui permet la disposition sécuritaire de documents et de fichiers. Le déchiquetage et la destruction professionnels facilitent la disposition régulière et facile de documents d’affaires à travers un placement stratégique de réceptacles au sein de vos locaux d’affaires. Le bon vendeur peut vous offrir une variété de solutions qui répond à vos besoins spécifiques, incluant :

  • Déchiquetage mobile sur place
  • Déchiquetage hors site
  • Déchiquetage périodique
  • Destruction ponctuelle

Docu-Dépôt fournit des solutions  professionnelles de gestion et d’entreposage des documents à Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter via téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

 

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