Évaluer et améliorer votre situation
d’entreposage de documents actuelle

Évaluer et améliorer votre situation d’entreposage de documents actuelle

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Records Storage

L'espace physique est limité et le besoin d’en avoir plus a tendance à toujours se faire sentir. Il en résulte que de trouver suffisamment d'espace pour entreposer vos documents d'affaires et vos dossiers peut devenir un défi inattendu. Il peut aussi mener votre information à être éparpillée dans plusieurs espaces de travail et certains dossiers peuvent tout simplement être perdus. Vos options d'entreposage maison peuvent inclure:

  • Des bureaux partiellement utilisés
  • Des espaces d'entrepôts
  • Des unités d'entreposage personnel
  • Des sous-sols et des greniers

Alors que ces derniers peuvent sembler être des endroits d'entreposage logiques, garder les documents dans ces endroits augmente les possibilités que votre compagnie ait à faire face aux désastres, au vol, à la non-conformité et à la responsabilité légale. Évaluer votre situation d'entreposage actuelle est la meilleure façon de réduire le risque et de gérer les coûts.

L'entreposage optimal facilite une meilleure protection et gestion de vos dossiers

Avec toute option d'entreposage de documents, d'importants facteurs sont à considérer :

  • L'accessibilité
  • La protection de la confidentialité
  • La gestion de la rétention

Par exemple, une solution d'entreposage personnelle peut sembler comme étant une option pratique. Toutefois, elle ne fournit pas une système de suivi par code barre ou un système pour organiser de façon appropriée votre inventaire de dossiers. De plus, la sécurité et les systèmes de contrôle d’accès à l’entreposage personnel sont beaucoup moins efficaces que ceux offerts dans les centres d’entreposage commerciaux. Sans oublier que chaque fois que vous avez besoin de retirer un dossier d’un entreposage personnel, quelqu’un de votre organisation doit prendre de son temps afin de localiser et de retirer les dossiers plutôt que de travailler sur ses tâches principales.

Les organisations peuvent décider d’implanter des solutions internes, telles que d’allouer des pièces ou des espaces d’entrepôts pour les dossiers, seulement pour se rendre compte qu’elles n’ont ni les ressources ni les connaissances pour entièrement gérer les différents cycles de rétention qui s’appliquent à un inventaire de dossiers. Ceci peut mener à de la non-conformité et/ou à des problèmes légaux en plus d’augmenter les risques que l’information confidentielle soit compromise. Si les renseignements personnels ne sont pas surveillés et détruits de façon appropriée dans un lapse de temps raisonnable, votre compagnie s’expose à de plus grands risques.

Des mesures qui permettent des économies

Les coûts d’entreposage sont souvent hors de contrôle lorsque les solutions appropriées ne sont pas entièrement appliquées et implantées. Un inventaire de dossiers inclus habituellement :

  • Des documents actifs
  • Des documents expirés
  • Des archives papier

Ainsi, avant de mettre votre inventaire dans des boîtes, tous les documents doivent être organisés, identifiés et indexés de manière appropriée.

Les documents qui sont à la fin de leur cycle de rétention devraient être détruits de manière sécuritaire afin qu’aucun élément physique ne soit entreposé à moins que ce ne soit absolument nécessaire. Les dossiers auxquels vous avez besoin d’accéder dans un processus d’affaires quotidien devraient être numérisés et entreposés digitalement au lieu de physiquement afin de permettre un meilleur partage et un meilleur contrôle de l’accès à l’information. Les documents long-terme et les archives qui demeurent peuvent ensuite être transférés hors-site dans un entrepôt sécuritaire, au climat contrôlé, qui est aussi équipé des éléments suivants afin d’assurer la protection et la sécurité de votre information d’affaires :

  • Une surveillance et une sécurité 24/7/365
  • Des systèmes de prévention et de détection du feu
  • Un service de retrait et de livraison professionnel
  • Du personnel investigué et assuré

Docu-Dépôt fournit des solutions d’entreposage de documents et d’information aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou complétez le formulaire sur cette page.

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