FAQ sur la gestion des documents

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Nous sommes fiers d’être une ressource fiable en gestion des documents pour nos clients et pour les communautés que nous desservons. Voici des réponses aux questions les plus fréquentes sur la gestion des documents que nous avons eues de nos clients :

Pourquoi mes documents doivent-ils être gérés de manière professionnelle?

La gestion professionnelle des documents libère de l’espace de bureau couteux, prévient contre le vol d’identité, vous fait sauver du temps et assure que votre entreprise reste conforme avec les pré requis légaux de l’industrie.

Comment est-ce que je prépare mes documents pour l’entreposage hors site?

Nous vous fournissons des étiquettes avec des codes barres. Vous n’avez qu’à apposer les codes barres sur vos boîtes, remplir le formulaire de transmission et nous appeler afin que nous organisions la cueillette.

Mes documents sont-ils en sécurité?

Notre centre des documents possède des caméras à l’intérieur et à l’extérieur, des portes à l’accès sécurisé ainsi qu’une technologie de surveillance à la fine pointe de la technologie. Seuls les employés investigués de Docu-Dépôt peuvent accéder aux installations. Les visiteurs pré-approuvés doivent signer une entente de confidentialité. Vos documents sont entreposés, gérés et livrés selon une stricte chaine de manutention et ce, en tout temps. Tous les camions de livraison de notre flotte sont suivis par GPS et possèdent des alarmes ainsi qu’une technologie de verrouillage automatique afin de sécuriser vos documents lorsque le chauffeur s’éloigne du véhicule.

Comment savez-vous où mes documents sont situés dans votre centre des documents?

Notre technologie de suivi par codes barres suit chaque boîte et/ou dossier que vous entreposez avec nous afin que nous sachions exactement où ils sont dans notre centre des documents.

Offrez-vous des services d’indexation des dossiers?

Oui, notre équipe de professionnels expérimentés en gestion des documents peut organiser et indexer vos dossiers selon vos spécifications exactes.

Comment puis-je demander un document?

Vous pouvez faire une demande afin que vos dossiers vous soient livrés ou soient ramassés via notre portail web sécuritaire, par téléphone, email ou fax.

À quelle vitesse mes documents peuvent-ils m’être livrés?

Que ce soit après les heures de travail, durant un weekend ou même durant les vacances, nous pouvons vous livrer vos documents en main propre en aussi peu qu’une heure. Nous pouvons même numériser les documents requis et vous les envoyer directement sur votre ordinateur grâce à notre service de numérisation sur demande.

 

Les services de livraison de Docu-Dépôt sont garantis à 100% alors si vous ne recevez pas vos documents à temps, vous ne payez ni la livraison ni les frais de main d’œuvre!

Est-ce que je peux utiliser mes propres boîtes pour l’entreposage?

Oui, vous pouvez utiliser vos propres boîtes d’entreposage de documents. Nous fournissons aussi des boîtes d’entreposage des documents solides, anti-bris, et abordables de plusieurs grandeurs. Que vous ayez besoin de boîtes pour vos plans, rayons-X, ou document légaux, nous avons les bons contenant qui répondent à vos besoins pour l’entreposage de documents!

Comment est-ce que je peux gérer mon inventaire hors site?

Vous avez un accès sécurisé en ligne qui vous mène à un logiciel de gestion des documents pour que vous puissiez faire une gestion de vos dossiers en continu. Vous dossiers reçoivent des codes barres uniques afin que vous puissiez assigner et réviser vos horaires de rétention, pour que vous fassiez la création de rapports et des horaires de destruction sur mesure.

Pouvez-vous détruire mes documents?

Oui, nous offrons un service de déchiquetage certifié NAID AAA. Que vous ayez besoin d’une solution de destruction finale pour vos dossiers d’archives ou une destruction routinière pour vos papiers de bureau, nous nous occupons de vous.

Afin d’en apprendre plus sur nos solutions de gestion des documents, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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Certification NAID AAA pour le déchiquetage sur place de documents confidentiels, de disques durs et pour tout supports électroniques

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