Gagner la confiance des clients avec de solides pratiques d’entreposage et de déchiquetage

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Un sondage récent fait par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a établi que les deux tiers des canadiens sont concernés par leur vie privée. Le même sondage a établi que 57% des canadiens partagent rarement ou jamais leurs données avec les organisations – ce qui démontre fortement qu’il y a un manque de confiance considérable face à la façon dont les entreprises gèrent les données personnelles des consommateurs. Ceci n’est pas surprenant vu l’ampleur des récentes fuites d’informations publiques ; le meilleur exemple étant la fuite d’information chez Target. Mais il y a aussi un monde d’opportunités pour ces entreprises qui prennent le temps d’implanter des systèmes solides qui minimisent les risques de fuites d’informations au sein de leurs organisations.

Vous entreposez vos documents, mais sont-ils vraiment en sécurité ?

Posséder des dossiers clients sur place peut sembler être la parfaite solution, mais ce n’est pas complètement sécuritaire. Entreposer votre inventaire de rétention sur place comporte son lot de risques. En théorie, vous devriez être en mesure de suivre le va-et-vient de vos documents, mais rarement les organisations ont-elles des systèmes en place pour surveiller l’accès et le retrait de dossiers papier. La facilité a le dessus sur la sécurité, ce qui amène l’information confidentielle à facilement disparaître.

L’accès non autorisé aux documents et aux dossiers ne vient pas seulement de sources externes. Le vol à l’interne est une menace tout aussi présente que si quelqu’un entrait par infraction dans vos bureaux. Le vol peut aussi être beaucoup plus difficile à détecter puisqu’il n’y a aucune trace d’entrée forcée dans vos locaux. Un individu peut ouvrir un classeur et prendre l’information, comme ça lui plait. Des sous-traitants tels que l’équipe de maintenance, le personnel de sécurité et le personnel du ménage peuvent aussi avoir accès à votre bureau après les heures de travail exposant au vol votre information client sensible. Il ne suffit que d’un document confidentiel sur un bureau pour exposer votre entreprise à une multitude de conséquences dues aux fuites d’informations.

D’autres solutions hors site, telle que d’entreposer des documents papier dans un mini entrepôt public, ne protège pas plus les données sensibles de vos clients. Ces locaux font la promotion d’un modèle d’affaires basé sur un accès 24 heures sur 24 et peut lésiner à la fois sur un système de sécurité complet et sur le manque d’employés sur place. Trop souvent, la seule chose qui prévient un accès non autorisé à votre unité est un cadenas. Les fuites d’informations sont très fréquentes dans les minis entrepôts publics. Entreposer ses documents hors site dans un centre de documents commercial minimise les risques d’accès à l’information sensible et procure un audit qui permet de suivre l’accès et les retraits des documents en offrant :

  • Une technologie de suivi par code barre
  • La détection et la protection du feu
  • Un accès contrôlé et règlementé
  • Une surveillance vidéo 

Cette machine déchiqueteuse de documents est-elle vraiment sécuritaire ?

Plusieurs compagnies utilisent de l’équipement à déchiqueter le papier pour se débarrasser de documents contenants de l’information personnelle appartenant à des clients et des employés. Parce que ces machines requièrent beaucoup de travail, les employés peuvent facilement omettre de les utiliser. Jeter nonchalamment les documents dans les poubelles, même si ce n’est pas une méthode sécuritaire pour se débarrasser de documents, prend moins de temps que d’alimenter de feuilles de papier une machine déchiqueteuse. Offrir une méthode de déchiquetage convenable et qui économise du temps pour se débarrasser d’information sensible réduit les risques de bris d’information pour votre entreprise. Un service de déchiquetage papier professionnel utilise des contenants réceptacles de matériel pour déchiquetage qui sont placés dans des endroits stratégiques dans vos bureaux afin de faciliter la disposition des documents de façon convenable, ce qui permet d’économiser du temps. Des dossiers complets peuvent être placés dans les contenants sans que vous ayez à retirer les agrafes, les trombones, les élastiques de caoutchouc, etc., permettant ainsi une plus grand productivité générale.

La protection des données est une bonne affaire

Les systèmes que vous mettez en place pour l’entreposage et la disposition de votre information confidentielle vont loin afin d’assurer à vos clients que vous faites les étapes nécessaires pour protéger leurs données personnelles. Si plus d’entreprises se munissent de solutions professionnelles pour la gestion des documents et de l’information, la confiance des consommateurs deviendra plus grande envers le comment les organisations gèrent leurs données.

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestion des documents et de l’information aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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