Comment gérer la surcharge d’information

Comment gérer la surcharge d’information

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Votre organisation souffre-t-elle du syndrome de “TI” ou de “trop d’information” ? Si c’est le cas, elle n’est pas la seule. La plupart des entreprises ont un inventaire de documents et une base de données qui sont en constante croissance et doivent lutter quotidiennement pour en garder le contrôle. Vous trouverez ici quelques solutions pour gérer la surcharge d’information de votre entreprise.

La numérisation des documents

Qu’ils soient rangés dans des classeurs ou dans des boîtes, vos documents papier sont une ressource qui nécessite le plus grand espace. Ceux qui sont le plus actifs et qui sont utilisés pour supporter votre flux de travail quotidien sont des candidats idéaux pour la numérisation. Lorsque numérisés et convertis en fichiers électroniques, ils peuvent être entreposés, visionnés et distribués de façon digitale faisant ainsi économiser à votre organisation du temps, de l’argent et du précieux espace de bureaux.

Utilisez un service de numérisation de documents pour la conversion efficace, sécuritaire et peu coûteuse de vos documents papier en fichiers numériques. Le bon fournisseur offrira des techniciens de la numérisation investigués qui s’occupent de votre projet de numérisation tout entier incluant :

  • La préparation et l’indexation de vos documents
  • La capture par reconnaissance de caractères optiques (RCO)
  • Le cryptage de fichiers numériques
  • L’hébergement d’images

Le nettoyage des documents

De ne pas se conformer aux directives de disposition de vos documents se traduit toujours par une surcharge d’information. Sur une période de seulement quelques mois, il est facile d’accumuler des piles de documents expirés. Des destructions de documents cédulées permettent d’en finir avec la croissance inutile du désordre de papier dans votre bureau et garanti que votre information soit détruite selon les pré-requis légaux.

Un service de destruction ponctuelle vous fournira à votre bureau des bacs de collecte qui se barrent, permettant à vos employés de jeter de façon sécuritaire les vieux dossiers en les jetant tout simplement dans les bacs. Une fois que les bacs sont remplis, ils sont ramassés et leur contenu est déchiqueté sur place à vos bureaux – ou transportés de façon sécuritaire jusqu’à une usine de déchiquetage pour la destruction. On vous remettra un Certificat de Destruction comme preuve de la conformité de votre entreprise avec la loi.

L’entreposage hors-site

La plupart des entreprises se battent pour trouver une balance entre répondre aux exigences de rétention des documents et trouver de l’entreposage peu coûteux et sécuritaire pour leurs dossiers d’affaires. L’entreposage à l’interne est dispendieux et augmente le risque que votre information confidentielle soit perdue ou compromise à cause du vol, du feu, des fuites ou des désastres naturels.

L’entreposage commercial hors-site des documents offre une solution peu coûteuse et sécuritaire pour entreposer vos documents d’archives hors-site. Vos dossiers d’affaires sont entreposés dans un centre des documents – une structure d’entreposage spécialisée, à haute densité, construite exclusivement pour les documents et équipée avec les fonctionnalités suivantes :

  • Une alarme de feu et une technologie de suppression du feu
  • Des systèmes sécurité avec surveillance
  • Des systèmes de contrôle du climat
  • Une technologie de code barre

Vous êtes automatiquement avisés lorsque vos dossiers atteignent leurs dates finales de disposition et, à ce moment, vous pouvez soit vous les faire livrer afin de les réviser ou plutôt les faire détruire professionnellement.

La voûte média

Un fournisseur d’entreposage de documents qui fournit aussi des services de protection des données dans une voûte média peut offrir à votre entreprise une solution complète, clé en main, pour entreposer vos médias magnétiques et audio/visuels hors-site. Une voûte média offre une protection sans précédant pour vos rubans, CD, DVD et disques durs contenant des données numériques confidentielles. Les niveaux de la température et de l’humidité sont maintenus à un niveau optimal pour une conservation à long terme. Votre inventaire est suivi grâce à une technologie de code barre et les éléments médias peuvent être demandés en tout temps pour un retrait et une livraison expéditifs.

Ne laissez pas votre entreprise succomber à la surcharge d’information. Suivez les solutions que nous présentons ici et vous n’aurez plus jamais à faire face à la surcharge d’information !

Docu-Dépôt fournit des services d’entreposage des documents et de l’information aux entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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