Là où se rejoignent la numérisation et la gestion des documents

Là où se rejoignent la numérisation et la gestion des documents

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Les termes “numérisation des documents” et “gestion des documents” sont souvent utilisés de façon interchangeable. Mais qu’est-ce que chacun de ces termes veut dire et se complémentent-ils vraiment l’un et l’autre ? Ici, nous relions les points entre la numérisation des documents et la gestion des documents.

La numérisation des documents, définie

La numérisation des documents est le processus de convertir des documents papiers en formats numériques. Un service de numérisation professionnel applique un processus en plusieurs étapes afin de digitaliser les documents physiques :

  • Le triage et la préparation
  • L’imagerie
  • L’indexation
  • L’entreposage

Puisque l’intégrité de vos données doit être maintenue tout au long de la numérisation et de la conversion, de strictes mesures du contrôle de la qualité sont appliquées à chaque étape afin d’en assurer l’exactitude. Les projets de numérisation sont gérés par des techniciens formés qui utilisent de l’équipement et des programmes de numérisation spécialisés.

La gestion des documents, définie

Une fois que les documents papiers sont numérisés en format électronique, toute l’information digitale doit être organisée et entreposée adéquatement. La gestion des documents est le processus d’organiser les documents numériques pour l’archivage, la distribution et le contrôle. Des systèmes de logiciels sont utilisés pour un retrait et un suivi faciles des fichiers numériques alors que les utilisateurs de votre organisation y accèdent.

Une bonne gestion des documents est essentielle pour une conformité règlementaire. Alors que les documents sont édités, partagés et retirés, toute forme d’activité devrait être notée, incluant – mais ne se limitant pas à – l’information suivante :

  • Identification de l’utilisateur
  • La date de modification
  • Les révisions et les approbations

De façon similaire, chaque document devrait posséder une période de rétention et une date de destruction afin de diminuer les risques légaux pour la compagnie.

Les morceaux du même casse-tête

Lorsqu’utilisées ensemble, la numérisation et la gestion des documents peuvent vous aider à sauver temps et argent en rationalisant les processus ardus que sont l’entreposage et les retraits de documents papier. Les documents numérisés peuvent être entreposés dans une base centralisée de gestion des documents et trouvés grâce à un seul clic sur votre souris plutôt que d’avoir à chercher dans plusieurs classeurs et filières. Lorsqu’un programme de Résolution par caractère optique (OCR) est appliqué durant le processus de numérisation, des recherches simples de mots clés peuvent permettre de rapidement trouver de l’information dans un dossier numérique. Les factures, les comptes à payer et les correspondances peuvent être automatiquement acheminées et distribuées pour un service à la clientèle en amont. Les documents numérisés sont beaucoup plus faciles à partager et favorisent la collaboration entre les employés.

Les objectifs de la numérisation et de la gestion des documents

Ultimement, le but de numériser des documents est d’avoir une meilleure gestion des documents. Assurez-vous de choisir un fournisseur de numérisation des documents qui peut offrir une solution qui vous aidera à répondre à vos objectifs en matière de gestion des documents. Aussi, décidez de quel type de système de gestion des documents vous aurez besoin afin d’assurer une catégorisation, un entreposage et une distribution appropriés pour vos fichiers une fois qu’ils seront numérisés. Quelques aspects à considérer sont :

  • La facilité d’utilisation
  • L’intégration à d’autres applications d’affaires
  • Le soutien technique

Votre fournisseur de numérisation de documents peut vous aider à choisir la bonne solution de gestion des documents afin de répondre à vos besoins.

Lorsque vous comprenez comment la numérisation et la gestion des documents se complémentent l’une et l’autre, cela aide votre organisation à couper des coûts et à devenir plus efficace avec son information.

Docu-Dépôt offre des solutions de gestion des documents pour les entreprises à Montréal et partout à travers le Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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