Le blogue de Docu-Dépôt

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Image of businesswoman in anger breaking metal chain

Comment la numérisation des documents peut changer votre entreprise

Tout propriétaire d’entreprise est à l’affut de solutions afin de réduire ses coûts et maximiser sa profitabilité. Vous n’avez pas à dépenser une fortune pour y arriver et ainsi mener votre entreprise à un niveau supérieur. La numérisation des documents offre une panoplie de bénéfices pour les organisations de toutes sortes. Dans ce billet, nous…

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Slightly open vault door in gray wall.

Les coulisses d’un service de rotation des médias

Dans tout plan d’affaires efficace de recouvrement en cas de désastre, la rotation et l’entreposage des médias jouent un rôle clé. Si vous considérez faire entreposer et gérer de façon professionnelle vos rubans de sauvegardes, il est important de savoir comment un service de rotation des médias fonctionne. Dans ce billet, nous vous amenons dans…

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Numérisation, entreposage, destruction: Comment et quand les utiliser

La gestion des documents est un élément essential de toute entreprise, et vous avez besoin de savoir quoi faire avec vos documents tout au long du cycle de vie de l’information. Autrement, votre organisation pour faire face à des problèmes de sécurité et légaux majeurs. Dans ce billet de blogue, nous présentons des trucs pour…

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A large number ten, for the Information Security Tips for Small Businesses in Quebec

10 trucs pour la sécurité de l’information pour les petites entreprises

Les fuites de données et de renseignements personnels ne sont pas exclusives aux grandes entreprises. Les petites entreprises sont de plus en plus victimes de fraude et de vols d’identités. Nous présentons ici 10 trucs pour la sécurité de l’information afin de vous aider à protéger votre organisation : 1. Faites des copies de vos sauvegardes…

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Les bénéfices d’un service d’entreposage de films et de vidéos

Que vous soyez un diffuseur professionnel, un archiviste corporatif ou un professionnel du marketing avec des enregistrements sur pellicule ou vidéo, vous avez besoin d’un endroit sécuritaire et fiable pour entreposer vos actifs médias. Nous discutons ici des bénéfices d’un service d’entreposage de films et de vidéos. Économiser de l’argent Les bobines de film et…

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5 records management best practices

5 des meilleures pratiques en gestion des documents dont votre petite entreprise peut bénéficier

La gestion des documents n’est pas simplement pour les grandes entreprises. Même les propriétaires uniques et les magasins familiaux ont besoin de solutions en gestion des documents peu coûteuses et efficaces. Vous vous demandez peut-être « Par où dois-je commencer? ». Afin de répondre à cette question, nous partageons 5 des meilleures pratiques en gestion des documents…

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answer to your file questions

PDF ou TIFF? Choisir le bon format numérique

Vous êtes prêts à ne plus utiliser de papier mais vous n’êtes pas certain du format dans lequel vous devez convertir vos dossiers. PDF et TIFF sont les deux formats les plus communément utilisés, chacun offrant plusieurs avantages. Ici, nous détaillons la différence entre les deux pour que vous soyez en mesure de faire le bon choix pour votre entreprise.

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Réponses à vos questions sur la LPRDE, les renseignements personnels et plus!

La protection des renseignements personnels est notre spécialité, alors il n’est pas surprenant que sur une base hebdomadaire nos clients nous posent des questions sur les considérations légales et pratiques de la conformité avec les lois pour la protection des renseignements personnels. Si vous cherchez aussi de tels conseils, ces réponses vont vous aider :

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Les coulisses d’un service d’entreposage de documents

Considérez-vous faire entreposer et gérer vos documents professionnellement ? Afin de vous donner une idée de la valeur complète qu’un service d’entreposage de documents offre à votre entreprise, ce billet de blogue vous emmène dans les coulisses d’un service d’entreposage des documents.

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Le déchiquetage fait-maison vs le déchiquetage sous-traité

Lorsque vient le temps de la protection des renseignements personnels, les options de déchiquetages ne sont pas toutes équivalentes. Certaines entreprises déchiquètent leurs documents à l’interne alors que d’autres préfèrent sous-traiter la destruction des leurs documents à des professionnels qualifiés. Ici, nous comparons les deux options afin que vous puissiez prendre une décision informée sur comment détruire votre information confidentielle.

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Comment optimiser votre espace de travail

Avec la hausse du coût des loyers de bureaux, pouvez-vous vous permettre d’avoir un bureau encombré de boîtes remplies de vieux dossiers qui consomment du précieux espace ? Ne pas utiliser l’espace de votre bureau à bon escient impacte de façon négative votre productivité et votre efficacité. Heureusement, vous n’avez pas à partir de rien lorsque vient de le temps de choisir la meilleure façon d’être efficace ; vous n’avez qu’à suivre ces étapes rapides et faciles pour optimiser votre espace de travail.

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4 façons de protéger votre information clients

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, il est difficile d’ignorer les nouvelles. Presque chaque jour on peut lire sur des compagnies qui perdent d’importantes données clients. Chaque incident est un puissant rappel qui vous dit que vous devez renforcer votre sécurité et vos stratégies de contingence. Si vous n’êtes pas certain de par où commencer, utilisez les conseils suivants pour protéger votre information clients.

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Ce que vous devez savoir sur le déchiquetage papier professionnel

Lorsque vous sous-traitez un service pour votre entreprise, la recherche est essentielle. Discutablement, sous-traiter la destruction de vos documents requiert une vigilance supplémentaire. Après tout, vous mettez votre information la plus confidentielle entre les mains d’une tierce partie. Voyez ici quelques informations que vous devriez savoir sur le déchiquetage papier professionnel :

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Démystifier les mythes sur la protection des données

Ces jours-ci, la protection des données est à la tête des priorités de tous les dirigeants d’entreprises. Malheureusement, il y a autant de fausses perceptions qu’il y a de mauvaises recommandations que l’on peut trouver sur le sujet. Nous tentons ici de séparer les faits de la fiction en démystifiant certains des mythes les plus fréquents sur la protection des données.

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3 raisons pourquoi vous devriez choisir un fournisseur de déchiquetage certifié NAID AAA

Afin de répondre aux prérequis financiers et légaux complexes du monde des affaires d’aujourd’hui, une destruction sécuritaire des documents est essentielle. Naturellement, l’espace alloué aux professionnels du déchiquetage est surchargé avec des fournisseurs qui espèrent vous avoir comme client. Malheureusement, ce ne sont pas tous les fournisseurs qui ont vos meilleurs intérêts à cœur. Voici 3 raisons pourquoi un fournisseur de déchiquetage certifié NAID AAA est un excellent choix et pourquoi vous devriez choisir un tel fournisseur :

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3 choses essentielles à votre programme
de gestion des documents

Toute entreprise a besoin d’un programme de gestion des documents. Le contrôle systématique de l’entreposage, de l’accessibilité et de la destruction de votre information bénéficie votre organisation à la fois légalement et financièrement. Que vous soyez en train de créer un nouveau programme de gestion des documents à partir de rien ou que vous espériez retoucher celui qui est déjà en place, il y a 3 choses qui sont essentielles :

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Comment justifier un investissement dans
la gestion professionnelle de l’information

Vous savez que vous devez mieux gérer votre information mais la procrastination a le dessus jusqu’à présent. Attendre encore longtemps pourrait avoir un effet négatif sur votre entreprise mais le problème est que vous ne savez pas comment justifier un investissement dans un service professionnel de gestion de l’information. Nous partageons ici quelques façons de le faire :

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Préparez-vous pour la Journée Mondiale sans papier

La Journée Mondiale sans papier est une initiative mise de l’avant par l’Association for Information and Image Management (AIIM) qui défi les entreprises partout dans le monde de réduire leur consommation de papier au travail. Cette année, l’événement aura lieu le 4 novembre 2016. Voici quelques idées pour vous aider à vous préparer à la Journée Mondiale sans papier.

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Trucs afin d’éviter les désastres dans
votre entreprise

Il semble être une bonne idée de préparer votre entreprise contre les désastres mais l’idée de mettre en place un plan pour en faire autant peut être ahurissant. Il y a tellement d’aspects de votre entreprise qui ont besoin d’être protégés – que ce soit vos employés, vos avoirs TI ou vos dossiers d’affaires. Ici, nous présentons plusieurs trucs afin de protéger votre entreprise contre les désastres.

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Man Hand writing FAQ - Frequently Asked Questions with marker on

Réponses à vos questions fréquemment
demandées sur la protection des données

Il y a plusieurs aspects de la protection des données qui valent la peine d’être compris. Pour cette raison, quelle que soit la journée, nous recevons plusieurs questions sur la protection des données de nos clients et de nos clients potentiels. Souvent, une question mène à une autre. Ainsi, nous avons compilé une liste des questions les plus demandées sur la protection des données :

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10 stratégies infaillibles pour la protection
des renseignements personnels

Avec toutes les menaces qui planent au-dessus de la confidentialité de votre information, il est important d’avoir une solution complète pour protéger vos documents et vos données. Voici donc 10 stratégies infaillibles pour la protection des renseignements personnels :

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Les enjeux de la gestion de l’information vous
empêchent-ils de dormir ?

Si vous avez de la difficulté à vous endormir le soir, la mauvaise gestion de l’information en est peut-être la cause. Songer à où les dossiers égarés ont pu disparaitre peut vous garder éveillé pendant des heures. Encore pire, vous inquiéter de qui a mis ses mains sur vos dossiers vous agitera durant toute la nuit. Et une fois que vous vous rendez au bureau, vous enfarger sur des piles de dossiers désorganisés est un vrai cauchemar. Eh bien, nous sommes là pour vous aider à dormir en paix avec des solutions faciles et sécuritaires :

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5 avantages de l’entreposage hors site

Conserver un volume considérable de documents d’affaires peut être complexe. Il semble ne jamais y avoir suffisamment d’espace d’entreposage, les dossiers sont constamment égarés et personne ne veut prendre la responsabilité de leur rangement afin de les garder en sécurité. Un entreposage professionnel hors site élimine ces problèmes et fournit 5 éléments clés à votre entreprise :

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Ce qu’il faut et ne faut pas faire pour
la protection des données

La protection des données est critique pour votre entreprise. Si des renseignements personnels et corporatifs sont compromis il pourrait en découler des amendes légales et règlementaires, la perte de la confiance client et un dommage permanent à la réputation de votre organisation. Afin d’éviter ces pièges, utilisez notre liste accessible de ce qu’il faut et ne pas faire pour la protection des données.

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5 trucs pour la prévention du vol d’identité

Le vol d’identité est en hausse au Canada. En fait, le Centre Canadien Anti-Fraude rapporte une hausse de 20% des victimes de vol d’identité entre 2012 et 2014. Voici cinq trucs pour prévenir le vol d’identité.

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Les meilleures pratiques de déchiquetage de documents

La sécurité de l’information fait-elle partie de votre culture organisationnelle? D’en faire une priorité veut dire d’évaluer tous les risques envisageables, incluant la façon dont détruisez vos documents. Nous partageons ici une compilation des meilleures pratiques en matière de déchiquetage de documents.

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Choisissez votre solution d’entreposage des
documents intelligemment

Choisir où et comment entreposer vos documents ne devrait pas être pris à la légère. Vos documents doivent être protégés contre les accès non autorisés et contre les désastres mais doivent tout de même être suffisamment accessibles pour supporter les pré-requis de vos activités commerciales. Afin d’être certain de choisir une solution d’entreposage des documents sécuritaire, efficace et peu coûteuse, vous devriez considérer les facteurs cruciaux suivants.

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3 choses que vous devez savoir sur la
numérisation des documents

Gérer un bureau débordant de papier est dispendieux et angoissant. Heureusement, convertir vos documents papier en fichiers numériques peut apporter le soulagement dont vous avez besoin. Mais pour qu’un projet de numérisation de documents soit un succès, il se doit d’être bien planifié. Voyez ici trois choses que vous devez savoir sur la numérisation des documents :

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Les principales raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’une solution d’archivage et de stockage
des dossiers actifs

Être à jour avec vos dossiers d’affaires est-il un tracas constant? Êtes-vous inquiet de la sécurité et de l’accessibilité de votre information ? Voici les principales raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’une solution d’archivage et de stockage des dossiers actifs.

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Un petit guide sur la rotation et l’entreposage
des médias

La sauvegarde hors ligne sur ruban ou sur d’autres médias portatifs présente un moyen peu coûteux pour archiver un grand volume de donnée d’affaires importantes. Mais sans une rotation médias et une solution d’entreposage, une stratégie de sauvegarde hors ligne présente des limites d’efficacité. Ce petit guide sur la rotation et l’entreposage médias aide à assurer que vos données sont protégées et qu’elles peuvent être facilement récupérées.

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Des réponses à toutes vos questions sur la numérisation des documents

Prendre une décision d’affaires éclairée veut dire de poser les bonnes questions, et le fait de considérer une solution de numérisation des documents pour votre organisation ne fait pas exception. Trouvez ici les réponses aux questions les plus demandées sur la numérisation des documents.

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Comment gérer la surcharge d’information

Votre organisation souffre-t-elle du syndrome de “TI” ou de “trop d’information” ? Si c’est le cas, elle n’est pas la seule. La plupart des entreprises ont un inventaire de documents et une base de données qui sont en constante croissance et doivent lutter quotidiennement pour en garder le contrôle. Vous trouverez ici quelques solutions pour gérer la surcharge d’information de votre entreprise.

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3 raisons de sous-traiter votre déchiquetage papier

Le déchiquetage papier représente un pas de géant vers la protection de votre information confidentielle. Pourtant, pour plusieurs raisons, de vous occuper vous-mêmes de votre déchiquetage papier affecter votre entreprise. Vous trouverez ici les quatre principales raisons de sous-traiter votre déchiquetage papier :

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Les risques les plus courants pour
vos documents d’affaires

Malgré le fait qu’un nombre croissant d’organisations implantent des processus d’affaires sans papier, plusieurs entreprises dépendent toujours de dossiers physiques. Mais si vous ne faites pas attention, les documents papier peuvent être le maillon faible de votre chaine de sécurité des renseignements corporatifs. Voici les risques les plus courants pour vos documents d’affaires.

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5 trucs pour protéger vos renseignements d’affaires

La plupart des experts en matière de sécurité de l’information s’entendent que lorsque vos renseignements sont compromis ce n’est pas une question de « si » mais bien de « quand ». Malheureusement, lorsque vient le temps de la sécurité des documents et des données, la plupart des petites entreprises ne savent pas par quel bout commencer. Voici donc 5 trucs pour protéger vos renseignements d’affaires :

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Trop de choses? Voici le plan d’entreposage
saisonnier idéal.

Les canadiens sont privilégiés avec leurs quatre saisons distinctes. Le mauvais côté de tout ça est que nos maisons ont tendance à être encombrées d’objets que nous n’utilisons qu’à des moments précis de l’année. Voici comment faire un plan d’entreposage saisonnier qui vous permet d’économiser de l’espace, de l’argent, du temps et du stress.

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Comment protéger vos précieux disques
de sauvegardes, coûte que coûte

Imaginez que vous apprenez que tous les dossiers de votre entreprise ont disparus parce que votre serveur a cessé de fonctionner durant la nuit. Ce pourrait être un scénario d’horreur si vous n’avez pas mis en place un système infaillible de rotation et d’entreposage des disques durs.

Afin de vous assurer d’être en mesure de récupérer les données perdues à tout coup – peu importe quelles sont ces données – vos disques de sauvegardes doivent être mis-à-jour, protégés dans une voûte média hors site et bien organisés. La rotation et l’entreposage professionnels des disques durs protègent vos données et les rendent facilement accessibles. Voyez les options d’entreposage et de rotation de disques durs que nous proposons ici-bas.

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Quoi, comment et quand numériser

Convertir vos dossiers papier en fichiers numériques rationalise vos opérations, vous fait économiser de l’argent et augmente la sécurité de votre information. Mais il est difficile de savoir quoi, comment et quand numériser. Nous offrons ici des conseils d’experts afin que vous retiriez le plus grand bénéfice de vos projets de numérisation.

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Questions fréquemment demandées
sur la sauvegarde des données

Alors que de sauvegarder vos données ne relève pas de l’exploit, il y a beaucoup d’ idées préconçues sur ce que constitue une stratégie efficace des sauvegardes. Afin de vous aider à vous assurer que vos données sont en sécurité et récupérables, nous fournissons des réponses aux questions les plus fréquemment demandées au sujet des sauvegarde de données.

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4 façons de sauver de l’argent grâce
à la gestion des documents

En tant que gestionnaire, vous savez que de suivre les meilleures pratiques en matière de gestion des documents vous aidera à garder votre entreprise organisée, efficace et règlementaire. Ce que vous ne réalisez peut-être pas, par contre, c’est que ça peut aussi rendre votre entreprise profitable. Utilisez ces 4 trucs pour faire économiser des sous à votre entreprise.

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3 menaces de fraudes corporatives dont il faut se méfier en 2016.

Alors que vous planifiez 2016, c’est le moment idéal pour augmenter la sécurité de l’information de votre entreprise.

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Dans les coulisses d’un centre d’opération
professionnel de déchiquetage papier

Choisir un service professionnel de déchiquetage papier pour votre compagnie requiert de la confiance. Vous devez avoir confiance que vos documents seront bien protégés. Notre visite dans les coulisses d’un centre professionnel de déchiquetage papier vous donnera une meilleure idée de comment votre information est protégée.

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Un survol des fuites d’informations de 2015

Alors que vous pensez à votre plan d’affaires de l’an prochain, vous devriez aussi être en train d’évaluer les pratiques en matière de sécurité informatique de votre compagnie. Reconnaître les faiblesses de votre stratégie de protection des renseignements personnels est la première étape vers une amélioration. Ici, nous faisons un survol des fuites d’informations de 2015, ce qui pourrait vous aider dans votre analyse.

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Tout ce que vous devez savoir sur
le déchiquetage papier professionnel

Si votre compagnie cherche une façon plus sécuritaire et fiable de détruire son information confidentielle, vous considérez peut-être plusieurs options de destruction des documents. Puisqu’une fuite d’information pourrait affecter votre entreprise à plusieurs niveaux, il est important de faire un choix judicieux. Pour vous aider à faire ce choix, nous fournissons ici l’essentiel de ce que vous devez connaître au sujet du déchiquetage papier professionnel.

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Valet Dépôt : Le premier service d’entreposage d’articles saisonniers abordable at sans tracas à Montréal

Faites en sorte que vos effets personnels saisonniers – des vélos aux décorations des Fêtes, en passant par les sacs de golf, les chaussures, les vêtements, les photos, l’équipement de camping, et plus encore – soient cueillis chez vous et vous soient livrés l’an prochain par notre nouveau service de valet

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Ne négligez pas de penser à ces avantages lorsque vous choisissez votre fournisseur en gestion des documents et de l’information

Tous les fournisseurs en gestion des documents et de l’information devraient offrir une solution économique pour conserver vos documents et vos médias en sécurité et bien organisés. Mais une véritable gestion de l’information va bien au delà de la sécurité et de la structure. Ne négligez pas de penser aux avantages suivants lorsque vous choisissez votre fournisseur en gestion des documents et de l’information.

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5 trucs pour une stratégie de récupération des données sans failles

Si vous avez déjà perdu par erreur un fichier digital sur votre ordinateur personnel, vous savez que l’expérience peut s’avérer stressante. Maintenant, imaginez si toute votre entreprise perdait ses données et n’était pas en mesure de les récupérer. Les effets dévastateurs seraient ressentis partout dans votre organisation ainsi que par vos clients. Ici, vous trouverez 5 trucs qui vous permettront d’assurer une stratégie de récupération des données sans failles.

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Les objectifs les plus importants d’un programme de gestion des documents

Une bonne gestion des documents n’est pas un processus qui se crée de manière organique. C’est un système aux multiples processus qui aident votre organisation à suivre chaque pièce d’information dès le moment où il est créé, jusqu’à sa destruction. Nous présentons ici les objectifs les plus importants d’un programme de gestion des documents.

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Des stratégies pour un bureau mieux organisé

A.A. Milne, auteur de Winnie l’ourson, l’a bien dit lorsqu’il a affirmé : “L’organisation est ce que vous faites avant de faire quelque chose, de sorte que quand vous le faites, ce n’est pas tout à l’envers.” Pour une productivité optimale et un excellent service à la clientèle, la dernière chose dont vous avez besoin est d’une entreprise toute à l’envers. Voici quelques stratégies qui vous aideront à maintenir un bureau mieux organisé.

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Comment intégrer 2 changements majeurs à la LPRDE qui affectent votre entreprise

La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDE) est une loi fédérale, établie en 2000, qui dicte les règles sur comment les organisations privées doivent collecter, utiliser et se débarrasser d’informations personnelles tout au long de leurs activités commerciales. Sous cette loi, les organisations doivent :

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Quoi rechercher chez un fournisseur en gestion des documents

Vous êtes au point où la croissance de votre entreprise est telle que vous n’avez plus suffisamment d’espace ni d’employés pour s’occuper de vos documents qui ne cessent de se multiplier. Une compagnie professionnelle en gestion des documents offre les ressources et l’expertise dont vous avez besoin. Voici quelques éléments que vous devriez rechercher lorsque vous devez choisir un fournisseur en gestion des documents.

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3 solutions afin de réduire les risques de vol d’identité
et de fraude dans votre entreprise

Lorsque votre entreprise tente de prévenir le vol d’identité et la fraude d’affaires, vous n’êtes jamais trop prudent. Un simple fichier peut être rempli d’informations sensibles telles que :

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Là où se rejoignent la numérisation et la gestion des documents

Les termes “numérisation des documents” et “gestion des documents” sont souvent utilisés de façon interchangeable. Mais qu’est-ce que chacun de ces termes veut dire et se complémentent-ils vraiment l’un et l’autre ? Ici, nous relions les points entre la numérisation des documents et la gestion des documents.

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Qu’est-ce que la certification NAID AAA?

La Certification NAID AAA est un programme volontaire pour les compagnies qui offrent des services de destruction de l’information. Elle permet aux entreprises de vérifier que les fournisseurs potentiels de destruction de l’information répondent aux standards de destruction établis par l’Association du commerce international pour les sociétés partout dans le monde, spécialisées dans la destruction d’archives (National Association for Information Destruction – NAID).

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credit card with lock

Qu’est-ce que la Norme PCI et pourquoi est-ce
que ça compte?

Si votre entreprise accepte les paiements par cartes de crédit, débit, par comptant ou par cartes cadeaux, il est important que les renseignements personnels de vos clients demeurent en sécurité. Les normes de sécurité des données du secteur des cartes de paiement (PCI-SSC) sont conçues pour optimiser la sécurité des paiements par cartes et protéger les détenteurs de cartes des accès non autorisés à leurs informations personnelles. De répondre aux normes PCI veut dire que votre entreprise à mis en place tous les standards de sécurité des données (PCI-DSS) afin de protéger les données des clients durant les transactions afin de prévenir les bris de confidentialité qui pourraient résulter en :

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Woman at desk with shredder

Votre déchiqueteuse fait-elle du tort à votre
entreprise ?

Votre déchiqueteuse de bureau peut vous sembler suffisamment inoffensive. Vous l’utilisez régulièrement et, selon toutes les indications, elle conserve vos documents confidentiels hors de la portée des voleurs d’information. Toutefois, si on porte attention aux détails, une tout autre image est révélée. Lorsqu’il est question des coûts, de la fiabilité, de la sécurité et de la productivité, votre déchiqueteuse de bureau peut en fait faire du tort à votre entreprise.

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Numérisation et documents

Choisir la solution de numérisation qui
répond le mieux aux besoins de votre
entreprise

Tous les jours votre entreprise génère des documents papier. Une des ces jours, vous pourriez vous retrouver à devoir gérer plusieurs problèmes reliés à la dépendance au papier de votre entreprise. Plusieurs compagnies éliminent ces problèmes en convertissant leurs documents papier en fichiers digitaux, ce qui facilite l’entreposage, la gestion, le retrait et la distribution. Mais il n’est pas toujours facile de trouver la bonne solution de numérisation pour votre entreprise parce que l’éventail des services peut varier d’un fournisseur à l’autre. Dans cet article, nous analysons quelques services communément offerts afin que vous soyez en mesure de mieux évaluer lequel des ces services répond le mieux à vos besoins en matière de gestion des documents.

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5 façons d’augmenter la protection des
renseignements personnels de votre
entreprise

La perte de données, qu’elle soit accidentelle ou intentionnelle, entrave la capacité à gérer votre entreprise de façon productive, il est donc impératif que vous ayez en place un plan établi pour la protection des renseignements personnels.

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shredded paper

Pourquoi un programme de destruction des
documents géré est important

Un programme de destruction de documents géré incorpore des procédures et de l’équipement spécifiques afin de garantir que vos documents sont complètement détruits de façon sécuritaire. Les dossiers papiers sont détruits selon les lois provinciales et fédérales pour la protection des renseignements personnels et répondent à vos pré-requis de rétention.

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3 steps

3 étapes faciles pour améliorer votre processus
de gestion des documents

Les hauts standards pour la gestion des documents réduisent les risques, assurent la conformité et aident votre entreprise à opérer efficacement. Mais parce que la gestion de documents n’est pas le principal intérêt de votre entreprise, vous luttez afin d’améliorer votre processus pour classer, entreposer, suivre et détruire votre information. Ceci est un dilemme commun, nous avons donc établi une liste facile de trois étapes qui peuvent être utilisées comme gabarit afin d’améliorer le processus de gestion des documents au sein de votre organisation.

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4 keys

4 trucs pour une plus grande sécurité de
l’information

La sécurité de l’information ne peut pas être prise pour acquis lorsqu’un seul bris d’information peut causer des pertes financières irréparables pour votre entreprise. Heureusement, renforcir la sécurité de l’information pour votre compagnie ne nécessite pas un remaniement des processus et de la technologie de grande envergure. Quelques étapes simples fournissent une plus grande protection contre les accès non autorisés, la fraude et le vol d’identité.

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Man scanning barcoded document storage boxes

Un regard sur les centres de documents
commerciaux

Si vous cherchez de l’espace et à minimiser vos coûts d’opérations, vous pensez peut-être vous tourner vers une solution d’entreposage professionnel. Plusieurs compagnies offrent ce service même si elles n’ont pas de locaux dédiés à l’entreposage de documents commerciaux. Nous vous présentons ici un regard à l’intérieur d’un centre d’entreposage commercial avec les processus et les systèmes utilisés afin de protéger et préserver vos documents confidentiels.

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3 wrenches

3 solutions d’entreposage de vos biens
d’inventaire pour votre petite entreprise

Garder le contrôle sur les documents, les formulaires et tout vos biens est essentiel pour que votre entreprise atteigne le succès. Pour la plupart des petites compagnies, c’est un processus « d’apprentissage sur le tas » qui peut prendre beaucoup de temps à maitriser. Malheureusement, le temps que ça prend pour maitriser ces efforts pourrait causer votre entreprise à manquer plusieurs opportunités de faire de l’argent. Dans cet article, nous vous fournissons trois solutions d’entreposage de biens d’inventaire pour votre petite entreprise.

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Noël pour tous 2014

Noël pour tous 2014

Récemment, pour la 4e année consécutive, Docu-Dépôt a participé au Noël pour tous de la Mission Bon Accueil à Montréal. Les membres de l’équipe, Bruce, James, Jamie, Julian et Wies se sont portés bénévoles afin d’offrir des jouets à des enfants de familles défavorisées.

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USB drive dropped on street

Les plus récentes fuites de donnés que vous
devriez connaître

Lorsque vient le temps de prendre action, il n’y a rien comme des exemples concrets pour vous propulser dans l’action. Des fuites de données ont lieu tous les jours et nous sommes devenus habitués à en entendre parler. Mais même s’il est facile de se fatiguer de ces fuites de données, le constat des incidences suivantes pourrait vous aider à mieux protéger votre information d’affaires.

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Numérisation et documents

Comment économiser temps et argent lorsque
vous numérisez vos fichiers

Avec la technologie d’aujourd’hui, gérer l’information d’affaires est devenu beaucoup plus facile. Les dossiers papier peuvent être convertis en images électroniques, libérant de l’espace de bureau considérable. Les longs processus que sont ceux de chercher les dossiers physiques sont minimisés alors que les documents digitaux peuvent être trouvés avec un seul clic de votre souris. Mais numériser adéquatement vos dossiers n’est pas juste de la technologie ; ça implique d’être en mesure de convertir avec confiance vos dossiers papier de façon rapide, efficace et économique.

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Pile of documents

Ce que vous devez numériser, entreposer et
déchiqueter

Passer au peigne fin votre paperasse afin de comprendre quels documents numériser, entreposer ou déchiqueter prend beaucoup de temps. Toutefois, le manque de catégorisation adéquate de vos documents peut augmenter les risques légaux. Dans cet article de blogue, nous offrons des trucs afin d’appliquer la bonne solution pour votre inventaire de dossiers papier.

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Magnetic tape cartridges

Les facteurs importants de vos sauvegardes et
de votre plan de recouvrement

Vous pouvez perdre votre information d’affaires de plusieurs façons, telle que le vol, les désastres naturels ou l’erreur humaine. Alors que la perte de données sous certaines formes peut être impossible à éviter complètement, une sauvegarde efficace et un plan de recouvrement peut minimiser les impacts sur votre entreprise. Que vous soyez à l’étape initiale de l’implantation ou que votre plan actuel ait grandement besoin d’être revu, il y a une variété de facteurs qui doivent être considérés afin d’en assurer l’efficacité optimale.

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Files in Garbage Can

Les choses à ne pas faire lors de la destruction
de l’information

Souvent, lorsqu’il en vient à la destruction de l’information, chaque compagnie est une île, avec ses méthodes personnelles et individuelles. Et au sein de chaque compagnie, les pratiques pour se débarrasser de matériel sensible peuvent différer d’un employé à un autre. Superviser et renforcer le comment et quand l’information est détruite est au mieux difficile, ce qui peut expliquer la croissance importante des fuites d’information à travers le Canada. Nous avons souligné quelques façons dont vous pourriez mettre votre information confidentielle à risque et offrons des actions réparatrices pour chacune.

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Man scanning barcoded document storage boxes

Évaluer et améliorer votre situation
d’entreposage de documents actuelle

L’espace physique est limité et le besoin d’en avoir plus a tendance à toujours se faire sentir. Il en résulte que de trouver suffisamment d’espace pour entreposer vos documents d’affaires et vos dossiers peut devenir un défi inattendu. Il peut aussi mener votre information à être éparpillée dans plusieurs espaces de travail et certains dossiers peuvent tout simplement être perdus. Vos options d’entreposage maison peuvent inclure:

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Numérisation et documents

Comment la numérisation des documents
peut bénéficier votre compagnie

Il n’est pas facile de gérer un inventaire de documents papier. Trouver de l’espace pour tout entreposer est un très grand défi, puisqu’ensuite il faut s’assurer de bien identifier, organiser et ranger les documents et ce, de façon à ce qu’il soit facile et rapide de les retrouver. Le plus important c’est que les renseignements personnels et la confidentialité de votre inventaire soient conservés en tout temps. Sans la bonne expertise et les ressources nécessaires, il est facile de perdre le contrôle de son inventaire, ce qui explique pourquoi autant d’entreprises tiennent à implanter une solution de numérisation des documents.

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pile of paper next to shredder

Les facteurs à considérer lorsque vous jetez
vos dossiers confidentiels

Tous les documents qui sont gardés sous clé doivent éventuellement être jetés. Il n’est tout simplement pas économique ni sécuritaire d’entreposer de l’information dont vous n’avez plus besoin. Mais l’efficacité vers la protection des renseignements personnels peut facilement prendre le bord durant le processus de nettoyage si la bonne méthode n’est pas utilisée. Voyez ici quelques facteurs que vous devriez considérer lorsque vous jetez vos dossiers confidentiels.

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Files

Des erreurs fréquentes en gestion des
documents et comment les éviter

Vous pouvez rapidement et facilement trouver l’information dont vous avez besoin selon le facteur de productivité. Alors que la plus grande partie de votre journée est passée sur des tâches variées et que vous êtes en général efficace, les minutes perdues à la désorganisation s’accumulent graduellement avec le temps et ont un impact sur vos résultats financiers. Et les systèmes qui autrefois étaient bien réfléchis et ordonnés ne sont peut-être plus à la hauteur alors que votre entreprise croît. Dans cet article, nous soulignons les erreurs fréquentes en gestion des documents et offrons des solutions afin de les corriger.

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secure hard drive

Assurez la continuité des affaires pour votre
entreprise

Si vous avez déjà effacé un fichier par erreur ou avez expérimenté le mauvais fonctionnement d’un disque dur, vous savez comment ça peut être troublant. Le choc est suivi de panique, ce qui mène inévitablement à une course folle pour récupérer les données perdues. C’est un des scénarios les plus stressants qu’une personne peut vivre. Les enjeux sont encore plus grands lorsque les données d’affaires sont perdues parce que l’impact qui en résulte peut affecter les employés, les clients et même toutes vos opérations. Ainsi, il est important de mettre un système en place qui assure la récupération des données pour votre organisation.

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threads intertwined

L’intégration est essentielle à la gestion des
documents

La gestion du risque, la conformité et la gouvernance sont des éléments clés à la gestion des documents au sein d’une organisation – mais ils ne sont pas les seuls facteurs qui devraient être considérés lorsque l’on développe des politiques pour votre entreprise. Il faut aussi considérer le coût de l’identification, de la classification et de la protection de toute l’information intégrale à vos opérations au sein de l’environnement dynamique de votre entreprise. Plus les systèmes et les processus pour la gestion de vos documents sont forts, plus votre organisation sera en mesure d’opérer de manière efficace et rentable.

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Numérisation et documents

Les étapes clés pour se débarrasser du papier

Entreposer et gérer des documents est souvent le talon d’Achille des entreprises. Le manque d’espace mène les dossiers à être mal gérés et mal protégés. Le manque de temps augmente les chances que des documents importants soient mal classés et perdus. Engager du personnel supplémentaire qui assurera la mise en place d’un bon processus de gestion des documents est très coûteux. Ainsi, de plus en plus d’entreprises choisissent des solutions qui diminuent leur dépendance au papier. Parce que l’accès à l’information est intégrale à tout en partant du service à la clientèle jusqu’aux opérations internes, une transition jusqu’à une solution sans papier devrait adhérer à plusieurs étapes clés.

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file folder binders

Les politiques de rétention de documents
permettent aux entreprises d’éviter la non
-conformité

Les normes légales et règlementaires ont un impact sur la plupart des processus d’affaires et jouent un rôle clé dans la rétention des documents. Un simple fichier perdu ou un autre qu’il est impossible de trouver à l’intérieur d’un lapse de temps raisonnable peut résulter en des amendes allant jusqu’à plusieurs millions de dollars. Pour la même raison, la protection des données personnelles doit aussi être intégrée dans un programme de rétention des documents.

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pile of paper next to shredder

Réponses à toutes vos questions sur la
destruction des documents

Le savoir c’est le pouvoir, surtout lorsque l’on parle de la protection de l’information personnelle. Alors que la sécurité de l’information est un terme communément interprété, nous voulons vous aider à éliminer la confusion sur le comment la destruction de l’information devrait être traitée au sein de votre organisation. En conséquent, nous avons mis de l’avant quelques questions fréquemment demandées au sujet de la destruction des documents et fournissons nos réponses.

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Court Room Gavel

Loi sur la protection des renseignements
personnels : comment elle affecte votre
entreprise

Tous les propriétaires d’entreprises ont une idée générale de l’importance de protéger l’information confidentielle et la plupart essaient d’implanter des mesures qui permettent d’empêcher que les données tombent entre les mauvaises mains. Mais il est également important de bien comprendre les lois sur la protection des renseignements personnels qui affectent votre entreprise. Dans un monde où la conformité est la seule option, connaître les lois fédérales, provinciales et reliées à des secteurs spécifiques qui s’appliquent à votre organisation peut vous aider à peaufiner et à rationaliser des pratiques afin de vous assurer que la protection des renseignements personnels soit maintenue en tout temps.

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Reel of Film

Des trucs pour conserver les photos, l’audio,
la vidéo, la pellicule et les rayons-x d’archives

Alors que la plupart des entreprises se fient sur des processus de conservation des documents basés sur le papier ou la numérisation, les « documents » eux-mêmes, en plus d’exister sur papier et dans les médias électroniques, peuvent aussi consister d’information résidant dans d’autres médias tels que les vidéos, les photographies et les microformes. Dans le secteur privé, les informations liées à la marque et à la propriété peuvent être contenues dans sur de la pellicule ou dans des photographies appartenant à la compagnie. De façon similaire, les organisations sans but lucratif peuvent avoir une collection de matériel d’archives intégrale à la raison d’être centrale de la Fondation. Ainsi, les documents qui ne sont pas du papier nécessitent leur propre moyen de conservation et d’entretien à long terme.

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Avoir des données hors d'un ordinateur portable

La plus grande menace pour vos données
pourrait venir de l’intérieur de votre compagnie

Au lendemain du virus informatique Heartbleed qui continue de faire des dommages dans les secteurs public et privé ainsi que des autres fuite d’information à grande visibilité telle que le vol d’information personnelle de millions de clients de Target, le monde corporatif est devenu hyper vigilant face aux menaces informatiques. Alors qu’il est important de se faire des défenses contre les menaces externes aux données corporatives, plusieurs compagnies échouent à exercer la même discipline lorsqu’elles tentent de minimiser les attaques internes qui menacent elles aussi l’information sensible. Dans cet article nous examinons les risques venant de l’interne pour les entreprises et les défis auxquels les organisations font face pour les prévenir.

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laptop disaster

Des trucs pour que votre plan de récupération
des données en cas de désastre soit plus
efficace

Les interruptions de travail peuvent varier en durée, qu’elles soient dues à un désastre naturel qui touche toute une région ou, tout simplement, lorsqu’elles sont dues à des bris de logiciel ou de disques durs ou même encore, lorsqu’il y a une perte de courant. Avoir en place un plan de récupération des données en cas de désastre peut vous aider à mieux vous préparer et à mieux réagir à une panoplie d’évènements qui pourraient venir interrompre vos affaires. Nous avons souligné quelques trucs afin que vous vous assuriez que votre entreprise peut rapidement se remettre d’un événement catastrophique.

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Docu-Dépôt staff at Go-Karting facility

Journée Entreprise – le 25 mai 2014

Dimanche dernier, soit le 25 mai, Docu-Dépôt était l’hôte d’une fantastique Journée Entreprise, organisée cette année à un circuit de go-kart. Bien que ce n’était pas tout à fait l’Indy 500, les membres de notre équipe ont eu l’occasion de démontrer leurs talents de pilote et « d’appuyer à fond sur le champignon. » Entre les courses, des tonnes de pizza et de rires étaient partagés entre tous les participants.

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Les camions de déchiquetage mobiles de Docu-Dépôt lors de la Journée de l’environnement et du jardinage de Dorval

Informations concernant notre tout dernier
événement de déchiquetage gratuit

Le samedi 17 mai, Docu-Dépôt tenait un événement de déchiquetage gratuit dans le cadre de la Journée de l’environnement et du jardinage de Dorval. Au cours de la journée, 41 personnes ont bravé le temps frais et couvert, et ont pris le temps de faire déchiqueter leurs documents et dossiers confidentiels par nos camions de déchiquetage mobiles. Au total, nous avons déchiqueté 105 boîtes de documents, pour un total d’environ 2 600 livres de papier !

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500000

500 000e livraison

Nous avons parcouru beaucoup de chemin depuis notre première livraison en 1991. Évidemment, cela n’aurait pas été possible sans les formidables clients de partout au Québec et d’ailleurs qui se sont fiés à nous en tant que spécialistes de la gestion et du stockage de documents. Un grand merci à votre équipe de la part de la nôtre !

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A man looking through binoculars

Ce qu’il faut regarder dans un centre
de documents professionnel

La nécessité de trouver une solution à vos contraintes d’entreposage deviendra réelle plus vite que vous ne le pensez alors que votre inventaire deviendra de plus en plus important. Il y a seulement un certain nombre d’endroits où vous pouvez entreposer des dossiers papiers dans vos locaux sans avoir à sacrifier la facilité d’accès et la protection de la vie privée. Mais encore, vous avez l’impression de perdre le contrôle de l’information lorsque vous la déplacez à l’extérieur de votre organisation, alors qu’ultimement cela dépend de où vous décidez d’entreposer vos documents – et avec qui.

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Disque dur sécurisé

Trois scénarios de perte de données et comment les éviter

Les meilleures solutions émergent toujours de problèmes réels. Malheureusement, les actions préventives viennent toujours en second plan derrières les solutions réactives. Dans ce blogue, nous avons mis de l’avant trois scénarios de perte de données communs qui ont touchés des entreprises et offrons des solutions pour chacun d’eux afin que vous puissiez apprendre les étapes nécessaires pour protéger votre information d’affaires.

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Numérisation et documents

Déterminer la bonne solution de numérisation de documents pour votre entreprise

Numériser : ce n’est pas juste à la mode, c’est aussi pratique et ça peut grandement aider à votre entreprise à gérer de façon plus efficace son information. Mais encore, trop d’exécutifs – avec le désir de réduire la dépendance au papier – courent vers le magasin de fourniture de bureau le plus près afin d’acheter un scanner sans vraiment évaluer les besoins de leur entreprise. Il en résulte souvent que les coûts pèsent beaucoup plus dans la balance lorsque vient le temps de comparer les bénéfices et ce, vu la complexité du processus de numérisation et les capacités limités des ressources humaines à l’interne. Ainsi, il est important de mettre au clair vos besoins et vos attentes avant d’appliquer une solution de numérisation à votre entreprise.

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Handshake

Gagner la confiance des clients avec de solides pratiques d’entreposage et de déchiquetage

Un sondage récent fait par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a établi que les deux tiers des canadiens sont concernés par leur vie privée. Le même sondage a établi que 57% des canadiens partagent rarement ou jamais leurs données avec les organisations – ce qui démontre fortement qu’il y a un manque de confiance considérable face à la façon dont les entreprises gèrent les données personnelles des consommateurs. Ceci n’est pas surprenant vu l’ampleur des récentes fuites d’informations publiques ; le meilleur exemple étant la fuite d’information chez Target. Mais il y a aussi un monde d’opportunités pour ces entreprises qui prennent le temps d’implanter des systèmes solides qui minimisent les risques de fuites d’informations au sein de leurs organisations.

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Locked Folder

Ce que la protection de l’intimité veut dire
pour votre entreprise

Tout au long d’une journée de travail normale, vous manipulez une abondance d’information personnelle contenue dans des dossiers de crédit, des fiches d’employés, des documents légaux, des documents corporatifs et des dossiers médicaux. Vous avez la responsabilité de vous assurer que la confidentialité est maintenue et prenez la chose au sérieux. En gros, vous vous sentez relativement en confiance dans vos habiletés à protéger cette information et évitez une fuite d’information. Mais parce que la protection de l’intimité est un processus en continu, il est payant de raffiner et de revoir, une fois de temps en temps, les processus que vous avez en place actuellement pour protéger votre information.

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Environment and Gardening Day

Journée de l’environnement et du jardinage

La Journée de l’environnement et du jardinage à Dorval prend de l’ampleur depuis quelques années. Voici de façon sommaire ce à quoi les résidants peuvent s’attendre le samedi 17 mai 2014, dans le stationnement de l’aréna Dorval (1450, avenue Dawson) et sur les terrains environnants :

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Bandes de sauvegarde

Des trucs pratiques pour la sécurité des données
de votre entreprise

La sécurité des données est souvent perçue et interprétée avec des termes très technologiques. Effectivement, lorsqu’il en vient à la surveillance des réseaux, à l’écriture en double sur disques distincts et à la duplication des banques de données, la sauvegarde de l’information corporative peu devenir très complexe. Pourtant, les méthodes de base sont tout aussi efficaces pour la protection de l’information de votre compagnie.

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secure hard drive

3 étapes que vous pouvez suivre pour protéger
vos données d’affaires

Quel est votre niveau de confiance pour que votre entreprise se remette d’un événement de perte de données ? Avez-vous les capacités pour récupérer rapidement des données critiques ? Est-ce qu’il y a un plan clairement écrit que tous les membres de votre équipe peuvent suivre ? Savez-vous par où vous devez commencer ? Nous vous aidons en vous indiquants trois étapes faciles que vous pouvez implanter afin d’assurer un plan de protection des données pour votre entreprise

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business inventory

Comment trouver la meilleure solution
d’entreposage pour votre inventaire d’affaires

Vous avez déménagé vos documents d’affaires hors site et vous sentez donc soulagé d’avoir un meilleur contrôle sur la protection et la gestion de votre inventaire de rétention de documents. Pour le reste de vos choses, par contre, c’est une toute autre histoire. Vous avez le marketing collatéral, de l’équipement d’exposition, des items promotionnels et des cadeaux éparpillés partout dans vos bureaux. Il y a tellement de choses que vous n’êtes même plus certain de ce que vous avez. Ce n’est pas comme si vous n’alliez jamais utiliser ces items – vous ne les utiliserez tout simplement pas de sitôt. Et même si vous vouliez utiliser un item, vos choses sont éparpillées partout ce qui fait que trouver un simple item devient un vrai cauchemar. Garder un suivi sur votre inventaire d’affaires est aussi un défi. Vous vous retrouvez souvent à commander des items à la dernière minute alors que vous pensiez en avoir suffisamment.

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confidential files

Assurer la protection de l’intimité pour votre entreprise

La vie privée : il serait difficile de trouver un sujet plus d’actualité ces jours-ci. Comme l’a mis en évidence le récent bris de données chez Target au Etats-Unis, les entreprises sont particulièrement à risque de voir leurs informations de grande valeur compromises. Heureusement, quelques étapes simples peuvent mener loin afin d’aider à protéger les données de votre entreprise.

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Standard Records Storage Box

Est-ce que vous êtes un “accumulateur compulsif” lorsqu’il en vient à vos documents d’affaires?

Comment intégrer la destruction des documents dans votre programme de gestion des fichiers
Nous avons tous des tendances “d’accumulateur compulsif”, que ce soit dû à une trop grande sentimentalité ou à une procrastination chronique. Que ce soit pour des bibelots ou des vêtements, on s’attache aux items qui ont depuis longtemps perdu leur raison d’être. Les entreprises sont souvent les pires contrevenants, empilant des documents qui ont depuis longtemps dépassé la période de rétention requise.

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Locked Records Storage Boxes

Comment identifier la vraie valeur d’un espace d’entreposage pour vos documents

Nous vivons dans une société obsédée par les aubaines. Chaque jour des publicités annoncent des rabais et des spéciaux, nos radars à escomptes sont à leur recherche. Et c’est bien comme ça ; il fait du sens de vouloir sauver de l’argent. Mais une aubaine ne devrait jamais prévaloir sur la vraie valeur d’un service ou d’un produit.

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Comment choisir la bonne compagnie de déchiquetage et de destruction

Mal détruire vos dossiers ne met pas seulement à risque l’information confidentielle de vos clients mais elle augmente aussi le risque d’un bris d’information couteux. Tenter de déchiqueter et de détruire de l’information d’affaires sensible soi-même est souvent voué à l’échec dû à la mauvaise gestion de processus sans contrôle dans le but d’assurer que l’information soit détruite de façon sécuritaire et rapide. Déléguer vos besoins de destruction de votre information réduit les fuites d’information privée et permet une plus grande productivité au sein de votre entreprise. Le défi est de trouver une compagnie de déchiquetage et de destruction sur laquelle vous pouvez vous fier. Nous avons déterminé quelques éléments clés afin de vous aider à faire les bons choix.

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Noel Pour Tous

Mise à jour : Noël Pour Tous

En décembre dernier, Docu-Dépôt a eu le privilège de participer à Un Noël Pour Tous. Nous voulions partager avec vous une lettre de remerciement que nous avons reçue de Gary Legatos de Mission Bon Accueil en plus de vous inviter à visionner la superbe vidéo de l’événement. Nous avons hâte d’y participer de nouveau l’an prochain !

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