Les choses à ne pas faire lors de la destruction
de l’information

Les choses à ne pas faire lors de la destruction de l’information

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Dossiers dans une poubelle

Souvent, lorsqu’il en vient à la destruction de l’information, chaque compagnie est une île, avec ses méthodes personnelles et individuelles. Et au sein de chaque compagnie, les pratiques pour se débarrasser de matériel sensible peuvent différer d’un employé à un autre. Superviser et renforcer le comment et quand l’information est détruite est au mieux difficile, ce qui peut expliquer la croissance importante des fuites d’information à travers le Canada. Nous avons souligné quelques façons dont vous pourriez mettre votre information confidentielle à risque et offrons des actions réparatrices pour chacune.

#1 : Ne le faites pas vous même

Juste parce que vous avez des machines déchiqueteuses et que vous les utilisez régulièrement ne veut pas garantir la protection des renseignements personnels. Les déchiqueteuses de niveau consommateur ne détruisent pas les documents de façon aussi complète que de l’équipement de déchiquetage de niveau industriel qui déchiquète le papier dans des particules extrêmement petites, rendant la reconstruction impossible. Dans un lieu de travail, le matériel déchiqueté est souvent jeté dans le même sac qui sera lancé dans une benne à déchets. Un voleur peut tout simplement s’emparer du sac et se mettre à l’ouvrage en recollants les documents ensemble ; et les bandelettes déchiquetées peuvent facilement être reconstruites. Le déchiquetage papier professionnel utilise des processus stricts de la chaine de manutention afin d’éliminer les accès non-autorisés.

#2 N’assumez pas que vos employés déchiquètent

Même avec les meilleures intentions, toutes sortes de choses se mettent sur le chemin des projets de déchiquetage papier, spécialement lorsque vous considérez combien de temps il en prend pour nourrir les documents à la main dans la machine déchiqueteuse. Afin de sauver du temps et de se rendre à des tâches beaucoup plus importantes, le matériel confidentiel peut être froissé en boule et jeté dans une poubelle ou au recyclage. Mais détruire des documents et des dossiers devrait être aussi facile que de les jeter. La destruction rapide et sécuritaire peut être atteinte grâce à des stratégies de placement de contenants de collecte barrés au sein de vos bureaux.

#3 N’attendez pas pour déchiqueter

Plus vous attendez avant de déchiqueter l’information confidentielle, plus grands sont les risques de fuites de renseignements personnels. Les documents contenant de l’information confidentielle peuvent être laissés sur des bureaux pendant plusieurs jours avant qu’ils ne soient mis dans une machine déchiqueteuse. Rendu là, plusieurs paires d’yeux auront pu avoir accès à l’information –vous pourriez donc avoir une fuite d’information entre les mains. La paperasse confidentielle devrait immédiatement être détruite lorsqu’elle s’avère ne plus être nécessaire. Un service de déchiquetage professionnel encourage le destruction régulière de la paperasse en incorporant des contenants de déchiquetage, ce qui élimine aussi le temps et la productivité perdus à cause de machines déchiqueteuses inefficaces.

#4 Ne vous attardez pas seulement au prix

En engageant le service de déchiquetage le moins cher, vous pourriez compromettre la sécurité de votre information sans le savoir. Certains fournisseurs professionnels de déchiquetage essaieront de s’accaparer votre entreprise avec des prix très bas mais n’utilisent pas nécessairement des processus et du personnel qui protègent entièrement votre information – et votre compagnie. Assurez-vous de vérifier la réputation locale de votre fournisseur potentiel. Recherchez une Certification NAID AAA (Association nationale représentant les sociétés spécialisées dans la destruction sécurisée des données et supports d’informations), ce qui vous assure que les lieux de déchiquetage, l’équipement et les procédures adhèrent aux plus hauts standards de l’industrie. Tous les techniciens de déchiquetage devraient avoir été largement investigués et entrainés. Enfin, demandez pour des références afin de vous assurer de la qualité du service.

 

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