Les étapes clés pour se débarrasser du papier

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Numérisation et documents

Entreposer et gérer des documents est souvent le talon d’Achille des entreprises. Le manque d’espace mène les dossiers à être mal gérés et mal protégés. Le manque de temps augmente les chances que des documents importants soient mal classés et perdus. Engager du personnel supplémentaire qui assurera la mise en place d’un bon processus de gestion des documents est très coûteux. Ainsi, de plus en plus d’entreprises choisissent des solutions qui diminuent leur dépendance au papier. Parce que l’accès à l’information est intégrale à tout en partant du service à la clientèle jusqu’aux opérations internes, une transition jusqu’à une solution sans papier devrait adhérer à plusieurs étapes clés.

Identifier ce que vous devez numériser

Une solution de numérisation de documents diminue les coûts d’entreposage et de gestion des copies papier à l’interne. Au lieu d’avoir des dossiers étalés dans des filières et des boîtes partout dans vos bureaux, les documents électroniques sont entreposés sur un serveur que vous pouvez facilement accéder avec le clic d’une souris. Les fichiers peuvent être retirés et partagés à distance facilitant ainsi une meilleure efficacité de travail. Mais ce n’est pas nécessairement nécessaire ni rusé de numériser tout votre inventaire papier.

Certains documents sont créés – et ont besoin d’être conservés pendant plusieurs années afin de répondre aux critères de rétention légaux – mais ne seront jamais consultés à moins d’un scénario d’audit. Afin de garder vos coûts de numérisation à la baisse, vous ne voudrez pas convertir ces documents pour qu’ils deviennent des images électroniques. Une solution plus économique est d’entreposer tous les dossiers inactifs hors-site dans un local où vous savez qu’ils seront conservés, protégés et gérés de façon appropriée tout au long de leur cycle de vie de rétention. Un centre de gestion des documents commercial fournit un suivi de code barre pour les dossiers d’archives ainsi que la possibilité de retirer et de livrer rapidement les dossiers, soit à la main ou par voie électronique, afin de supporter le processus d’audit. Une boîte de documents peut être entreposée hors-site pendant plusieurs années à un coût significativement plus bas que pour le coût de numériser chaque page contenu dans cette boîte.

Trier et indexer

Une fois que vos documents actifs ont été identifiés, vous allez vouloir vous assurer qu’ils sont adéquatement triés et indexés avant de les numériser. Cette étape est longue et il faut s’assurer d’avoir en place un processus qui s’assure qu’aucune information ne sera perdue durant ce processus de conversion digitale. Les compagnies qui se convertissent à un système sans papier trouvent souvent, une fois que le processus a commencé, qu’il dépasse leur champ d’expertise. Quelques entreprises engagent temporairement des employés pour faire le travail, même si ceci est risqué dû aux soucis de renseignements personnels.

Trier, indexer et numériser du matériel confidentiel est mieux géré par une compagnie de numérisation des documents professionnelle. Vous allez vouloir trouver un fournisseur avec des techniciens de l’imagerie investigués qui peut offrir :

  • La numérisation d’une grande variété de grandeur de documents
  • L’enregistrement de fichiers chiffrés
  • La capture par reconnaissance optique de caractères
  • Des options d’hébergement d’images

En plus d’identifier un fournisseur qui peut évaluer vos besoin spécifiques, il est important d’en choisir un qui a une bonne réputation et de l’expérience dans l’offre de solutions sur mesure au sein de votre communauté.

Assurer un support continu en gestion des documents

Se débarrasser du papier n’est pas nécessairement une activité de tout repos. Vous allez avoir des besoins continuels en gestion des documents qui devront être adressés alors que vos méthodes de travail vont évoluer et changer. Procédures et systèmes devront être mis en place afin d’assurer que les nouveaux dossiers d’information papier soient numérisés de façon appropriée et transférés dans votre entrepôt de choix. Toute l’information digitale devra aussi être protégée adéquatement et conservée pour une capacité de récupération maximale.

Docu-Dépôt fournit des solutions de numérisation de documents et d’information aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou complétez le formulaire sur cette page.

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