Les facteurs à considérer lorsque vous jetez
vos dossiers confidentiels

Les facteurs à considérer lorsque vous jetez vos dossiers confidentiels

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Pile of paper next to shredded paper

Tous les documents qui sont gardés sous clé doivent éventuellement être jetés. Il n’est tout simplement pas économique ni sécuritaire d’entreposer de l’information dont vous n’avez plus besoin. Mais l’efficacité vers la protection des renseignements personnels peut facilement prendre le bord durant le processus de nettoyage si la bonne méthode n’est pas utilisée. Voyez ici quelques facteurs que vous devriez considérer lorsque vous jetez vos dossiers confidentiels.

La fréquence est importante

Certains dossiers qui sont éligibles pour la poubelle peuvent ne pas bouger pendant des jours, des semaines, voire des mois avant qu’ils ne soient finalement jetés. Les documents expirés peuvent être replacés par erreur dans des classeurs et les boîtes de dossiers dont vous n’avez plus besoin ont tendance à s’empiler dans des endroits non-surveillés de votre bureau ou de votre entrepôt. Peu importe la situation, les risques d’accès non-autorisés à l’information confidentielle sont augmentés. En plus d’organiser le déchiquetage planifié de votre paperasse quotidienne, il pourrait être nécessaire de périodiquement épurer toute accumulation d’information expirée.

Maintenir la confidentialité est crucial

Jeter de l’information est habituellement géré grâce à l’aide de machine déchiqueteuses de niveau consommateur, même si cette méthode ne garantie pas la protection complète des renseignements personnels tout au long du processus de destruction. En plus de prendre beaucoup de temps, les machines déchiqueteuses sont enclines à ne pas bien fonctionner. Typiquement, les problèmes incluent :

  • Une surchauffe
  • Les bourrages de papier suite à un mauvais usage
  • Les bacs réceptacles qui doivent fréquemment être vidés

Si votre déchiqueteuse de bureau est « hors-d’usage », les documents pourraient plutôt être jetés dans une poubelle ou dans un bac de recyclage afin de s’éviter le trouble.

Lorsque vous utilisez un contenant de collection de documents sécuritaire pour une collecte planifiée ou pour un service de déchiquetage ponctuel, il n’existe pas de scénario durant lequel un dossier ne peut pas être jeté de façon sécuritaire. En tout temps, les documents peuvent être jetés rapidement dans un bac réceptacle. Parce que le processus est si simple, l’information délicate a plus de chance d’être détruite sur une base régulière et rapidement.

Les fournisseurs de déchiquetage ne sont pas tous pareils

Lorsque vous sélectionnez une compagnie de déchiquetage professionnelle pour s’occuper de détruire vos dossiers d’affaires, il est important de considérer l’expérience et la réputation de votre fournisseur ainsi que son adhésion aux meilleures pratiques pour le déchiquetage et la destruction de documents. Une compagnie qui est basée au sein de votre communauté vous assure de toujours avoir la possibilité de parler à une personne locale qui est familière avec votre compte et qui est en mesure de vous donner l’attention dont vous avez besoin. Vérifiez si les candidats potentiels ont servis dans d’autres compagnies dans votre région et votre secteur. Vous voudrez aussi savoir depuis combien de temps ils fournissent des services de déchiquetage et de destruction.

Recherchez une compagnie qui est certifiée NAID AAA (Association du commerce international pour les sociétés, partout dans le monde, spécialisées dans la destruction d’archives). Cette certification assure que votre fournisseur offre des solutions de déchiquetage et de destruction qui suivent les standards les plus stricts afin de protéger votre information confidentielle. De plus, elle a suivi un audit de :

  • Ses procédures de sélection d’employés
  • La sécurité de ses locaux
  • Son équipement de destruction et de ses processus

Docu-Dépôt fournit des services de déchiquetage papier et de destruction de documents aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus sur comment nous pouvons vous fournir une solution plus sécuritaire et moins dispendieuse pour votre entreprise, veuillez nous contacter par téléphone ou complétez le formulaire sur cette page.

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