Les objectifs les plus importants d’un programme de gestion des documents

Les objectifs les plus importants d’un programme de gestion des documents

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Une bonne gestion des documents n’est pas un processus qui se crée de manière organique. C’est un système aux multiples processus qui aident votre organisation à suivre chaque pièce d’information dès le moment où il est créé, jusqu’à sa destruction. Nous présentons ici les objectifs les plus importants d’un programme de gestion des documents.

La sécurité de l’information

La sécurité de l’information est l’un des objectifs clé d’un programme de gestion de l’information. Si votre information est volée et mal utilisée, l’impact sur votre entreprise se fera ressentir de plusieurs façons :

  • Fiabilité légale
  • Perte de clients
  • Dommages à la marque
  • Perte de revenus

Votre papier et vos dossiers digitaux doivent être protégés contre les menaces internes et externes. Mais quel est le meilleur moyen d’en faire autant ?

L’entreposage hors site professionnel offre une solution afin de contrôler l’accès à votre information. Les documents papier et les médias contenant des fichiers digitaux sont entreposés dans des locaux dont les accès sont strictement règlementés. Seuls les membres autorisés du personnel de votre organisation sont en mesure de demander de l’information et une technologie de code barre suit votre inventaire de façon à ce que vous puissiez toujours vérifier qui a retiré des fichiers et quand.

La préservation des dossiers vitaux

Les dossiers vitaux sont des documents qui répondent aux critères suivants :

  • Ils sont essentiels à la survie de votre organisation
  • Ils fournissent la preuve de la position légale et financière de votre entreprise
  • Ils préservent les droits et les réclamations de votre organisation et de ses actionnaires

Puisque plusieurs dossiers vitaux sont conservés de façon permanente, ils devraient être entreposés dans un environnement conçu pour les protéger contre les dommages. Un programme de gestion des documents incorpore des stratégies qui assurent que les dossiers d’affaires vitaux sont conservés dans des conditions optimales et les protège contre les dommages physiques et le vol.

Les aires d’entreposage ne devraient contenir ni poussière, ni débris, ni animaux nuisibles. Les sous-sols et greniers, qui sont particulièrement sujets à la moisissure et aux fuites d’eau, devraient être évités. Plutôt, un centre d’entreposage des documents professionnel offre un environnement propre, sécuritaire et anti-désastre. La prévention du feu et les systèmes de sécurité avec surveillance ajoutent une couche supplémentaire de protection pour vos documents d’affaires vitaux.

La conformité règlementaire

Les finances, la comptabilité et les soins de la santé sont seulement quelques-unes des industries qui doivent répondre aux standards règlementaires canadiens pour la protection de l’information. Les entreprises qui opèrent au-delà des frontières sont aussi sujettes aux lois des Etats-Unis, telles que Sarbanes-Oxley (SOX). Un programme de gestion des documents assure la conformité règlementaire grâce à :

  • L’adhérence à des horaires de rétention
  • De strictes procédures pour la chaine de manutention
  • La documentation des méthodes de destruction finales des documents physiques et des données électroniques

Le contrôle des dépenses générales

La gestion des documents peut être un outil efficace afin de réduire vos dépenses générales. Lorsque l’entreposage hors site de vos documents d’archives est combiné avec la destruction planifiée de vos dossiers obsolètes, les aires de bureaux auparavant utilisées pour l’entreposage peuvent être converties de centre de coûts en des espaces générateurs de profits.

Vous n’avez plus besoin de votre information sur papier ? La conversion de documents papiers en fichiers digitaux est une autre stratégie de gestion des documents qui permet d’éliminer vos dépenses internes d’entreposage et vous permettent de mieux contrôler vos dépenses générales.

Les processus de retrait de fichiers rationnalisés

L’efficacité améliorée est un autre des bénéfices d’un programme de gestion des documents. Sans le catalogage et l’indexation adéquats, les fichiers sont mal placés et difficiles à retrouver. La gestion des documents vous permet de conserver des documents bien identifiés, organisés et suivis afin de permettre une meilleure localisation et livraison. Les fournisseurs d’entreposage et de gestion des documents offrent des services professionnels de retrait des documents qui diminuent vos coûts administratifs internes et vous permettent de mieux vous concentrer sur vos compétences principales.

Considérez incorporer ces objectifs dans le programme de gestion des documents de votre organisation afin d’améliorer votre productivité, profitabilité, sécurité de l’information et votre conformité.

Docu-Dépôt fournit des services de gestion des documents professionnels pour les entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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