Les politiques de rétention de documents
permettent aux entreprises d’éviter la non
-conformité

Les politiques de rétention de documents permettent aux entreprises d’éviter la non -conformité

Appelez-nous
1.888.595.5656

x

Les normes légales et règlementaires ont un impact sur la plupart des processus d’affaires et jouent un rôle clé dans la rétention des documents. Un simple fichier perdu ou un autre qu’il est impossible de trouver à l’intérieur d’un lapse de temps raisonnable peut résulter en des amendes allant jusqu’à plusieurs millions de dollars. Pour la même raison, la protection des données personnelles doit aussi être intégrée dans un programme de rétention des documents.

Créer et contrôler l’information

L’information, à la fois électronique et papier, est constamment créée au sein des compagnies. Sans une politique qui établit comment les dossiers doivent être organisés, entreposés et détruits, la conformité des pré-requis ne peut être atteinte. Ainsi, toute personne au sein de votre entreprise devrait avoir une bonne compréhension de la raison d’être et de la valeur de tout document créé. Les cycles de vie peuvent dépendre de :

  • Statuts juridiques
  • Des pré-requis de l’industrie
  • De pré-requis d’audits internes

Toutefois, tous les documents ne sont pas facilement classés dans une catégorie de rétention. Lorsqu’il y a un doute sur combien de temps un dossier devrait être conservé, il est sage de consulter votre avocat ou votre comptable. Une fois que les lignes directrices pour la rétention sont confirmées et établies, elles devraient être transmises et accessibles à tout le monde au sein de votre organisation afin de permettre une référence facile. Tous les documents créés selon l’éventail de votre politique de rétention pourraient inclurent l’information suivante :

  • La date de création du document
  • Le nom de la personne qui crée le document
  • La date de destruction

Se débarrasser de documents dont la date de rétention est expirée

Avec des politiques de rétention de document qui ne sont pas à jour et qui ne bénéficient d’aucune supervision, les dossiers papier peuvent être conservés plus longtemps que nécessaire, ce qui pose des risques de fiabilité et de découverte. Ironiquement, retenir de l’information trop longtemps peut résulter en les mêmes conséquences que celles de se débarrasser de documents trop rapidement. Des purges planifiées d’information qui n’est plus à jour sont essentielles à votre politique de rétention de document. Afin de préserver la protection de renseignements personnels durant le temps de disposition, processus et contrôles devraient être suivis selon les meilleures pratiques des professionnels de destruction de documents.

Sécuriser et préserver les dossiers vitaux et d’archives

Les documents en rétention peuvent rapidement prendre beaucoup de place dans vos bureaux et mènent à de la désorganisation. Il n’est pas rare que des dossiers d’archives soient mélangés parmi des dossiers actifs, ce qui rend une tentative de recherche de document un défi. Comment entreposer vos dossiers est un maillon important de votre politique de rétention de documents. Vos dossiers devraient être à l’abri d’un accès non autorisé et protégés des désastres, tout en demeurant suffisamment accessibles pour supporter vos besoins légaux et d’affaires.

Les documents auxquels on accède et qui sont partagés sur une base régulière peuvent bénéficier d’une solution de numérisation de document. Les fichiers électroniques diminuent l’espace physique nécessaire, permettent aux fichiers d’être partagés électroniquement et rationnalisent les processus de flux de travail.

Tous les documents qui ne sont pas considérés comme étant intégral au processus d’affaires quotidien devraient être déplacés hors-site dans un endroit sécuritaire. De façon similaire, les documents historiques ou les dossiers critiques à la viabilité de votre entreprise devraient aussi être entreposés hors-site. Ces dossiers vitaux peuvent inclure :

  • Contrats et ententes
  • Renseignements personnels
  • Documents légaux
  • Dossiers fiscaux
  • Documents d’actionnaires

En engageant un service professionnel d’entreposage vous pouvez vous assurer que les dossiers de rétention d’archives sont en mesure d’être préservés dans un environnement optimal et que le risque d’une perte permanente lors d’un vol ou d’un désastre naturel est diminué. De plus, des données spécifiques de rétention peuvent être organisées, suivies, gérées et modifiées au sein d’une base de données de gestion des documents et de l’information.

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestion des documents et de l’information aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

Demander un prix

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Connectez avec nous!

Certification NAID AAA pour le déchiquetage sur place de documents confidentiels, de disques durs et pour tout supports électroniques

POUR NOIS JOINDRE
LIEN UTILES
HEURES D'OUVERTURE
POUR NOIS JOINDRE
HEURES D'OUVERTURE

Ouvert au public aux heures suivantes :
Lundi au vendredi de 8h00 à 17h00
Après 17h00, composez 514.271.3223 le poste 299 et laissez votre message. Nous vous rappellerons en moins de 5 minutes.

© 2017 Docu-Dépôt. Tous droits réservés.