L’intégration est essentielle à la gestion des
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L’intégration est essentielle à la gestion des documents

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La gestion du risque, la conformité et la gouvernance sont des éléments clés à la gestion des documents au sein d’une organisation – mais ils ne sont pas les seuls facteurs qui devraient être considérés lorsque l’on développe des politiques pour votre entreprise. Il faut aussi considérer le coût de l’identification, de la classification et de la protection de toute l’information intégrale à vos opérations au sein de l’environnement dynamique de votre entreprise. Plus les systèmes et les processus pour la gestion de vos documents sont forts, plus votre organisation sera en mesure d’opérer de manière efficace et rentable.

Les statuts légaux, les lois sur la protection des renseignements privés et les pré-requis règlementaires affectent tous les lignes directrices de la rétention des documents à plusieurs niveaux :

  • Les lignes directrices de l’accès
  • Les obligations d’entreposage
  • Les dates de destruction finale

Des éléments disparates et des solutions insuffisantes

Résultant de ces pré-requis, il n’est pas rare pour les entreprises de mettre en place des règles générales pour la gestion des documents qui ne sont pas viables ou tout simplement pas pratiques. Ces processus internes de la gestion des documents sont souvent contre-productifs et peuvent créer plus de risques qu’ils n’en existaient auparavant. Par exemple, plusieurs compagnies choisissent d’entreposer toutes leurs informations essentielles à l’interne. Les documents expirés peuvent être entreposés pendant des années sans être détruits. Les deux situations peuvent augmenter les risques de violations des renseignements personnels et aller à l’encontre des meilleures pratiques pour la restauration en cas de désastre.

L’inhabilité à suivre des documents spécifiques à tout moment dans le temps est aussi endémique aux petites et aux grandes entreprises. La récupération sans limite et les pratiques de rangements non surveillés mènent au mauvais rangement des documents, ce qui ne dérange pas seulement les processus d’affaires mais pourrait aussi potentiellement avoir un mauvais impact sur l’expérience client résultant ainsi en des audits défavorables. Avec un nombre limité de ressources administratives assignées à plusieurs responsabilités, les efforts pour tenter de suivre de bonnes procédures pour la gestion du cycle de vie des documents sont voués à l’échec.

Sous-traiter l’entreposage

Les entreprises qui incorporent des politiques de gestion des documents grâce à des procédures d’entreposage, de retrait et de protection et de destruction des renseignements personnels bien définies expérimentent un plus haut taux de conformité et de bonne gouvernance. L’information confidentielle est adéquatement protégée des accès non-autorisés, on peut facilement et rapidement y accéder lorsqu’on en a le besoin et elle est détruite de façon systématique rapidement et complètement. Ceci réduit la non-conformité et les fuites d’information privées en plus d’augmenter la productivité générale.

Des délais clairs de rétention devraient être établis et documentés dès que l’information est créée. Votre politique de rétention des documents devrait définir les prochaines étapes une fois qu’un document a été déplacé d’un statut actif à inactif. Une fois qu’un document a atteint le niveau d’archive, un fournisseur professionnel d’entreposage de documents peut déplacer vos documents hors-site de façon sécuritaire, évitant tout problème potentiel lié à l’entreposage sur place. Vos documents peuvent ensuite être suivis pour toute la durée de leur cycle de vie de rétention.

L’organisation et la destruction des documents

Le fardeau d’organiser, d’indexer et de retirer des documents est aussi évitée lorsqu’une compagnie de gestion des documents professionnelle utilise une technologie de code barre pour suivre et gérer vos documents à travers le temps.

Votre politique de gestion des documents devrait aussi incorporer une méthode sécuritaire et efficace pour détruire les documents. Organiser une destruction ponctuelle de tous les documents expirés peut éliminer les risques de vols d’identité et d’information pour ces dossiers alors que vous libérez simultanément de l’espace dans vos bureaux. Quotidiennement, la destruction des documents devrait aussi être gérée avec une solution de déchiquetage planifiée qui offre des façons faciles et sécuritaires de vous débarrasser de votre papier grâce à des contenants barrés placés un peu partout dans vos bureaux.

Protéger l’information électronique

Les documents qui sont actuellement entreposés dans un format électronique, que ce soit via un média sur disque ou magnétique, ont aussi besoin d’être gérés et protégés de façon adéquate. Une politique de sauvegarde devrait être ajoutée à une solution de gestion des documents et de l’information qui fournit le transfert et l’entreposage des données électroniques hors-site et loin de votre lieu de travail principal et qui assure :

  • La conservation à long terme de vos données
  • Un service de rotation des médias
  • Un support à la récupération des données

Docu-Dépôt fournit des solutions de gestion des documents et de l’information intégrées aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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