Ne négligez pas de penser à ces avantages lorsque vous choisissez votre fournisseur en gestion des documents et de l’information

Ne négligez pas de penser à ces avantages lorsque vous choisissez votre fournisseur en gestion des documents et de l’information

Appelez-nous
1.888.595.5656

Tous les fournisseurs en gestion des documents et de l’information devraient offrir une solution économique pour conserver vos documents et vos médias en sécurité et bien organisés. Mais une véritable gestion de l’information va bien au delà de la sécurité et de la structure. Ne négligez pas de penser aux avantages suivants lorsque vous choisissez votre fournisseur en gestion des documents et de l’information.

L’historique et la propriété

L’historique et la propriété de la compagnie qui entrepose et gère votre information sont un bon indicateur du genre de service que vous allez recevoir de leur part. Recherchez un fournisseur en gestion des documents et de l’information avec un long historique d’offre de services dans votre communauté locale. Un fournisseur dont la propriété est privée est plus enclin à investir dans les dernières avancées technologiques, à faire des améliorations continues de ses locaux, et à engager des employés de la plus grande qualité.

Service expéditif

Il y aura des moments où vous aurez besoin d’une livraison urgente de vos médias et de vos fichiers. Votre fournisseur en gestion des documents et de l’information devrait être en mesure de répondre à vos demandes, même les plus sensibles au temps. Afin de vous en assurer, testez l’efficacité des services de retrait et de livraison en dehors des heures de travail régulières et durant les congés et fin de semaines afin de valider s’ils sont en mesure de répondre adéquatement à vos besoins et à vos demandes rush et urgentes. Certains fournisseurs en gestion des documents et de l’information offrent aussi une solution de numérisation sur demande qui permet de convertir rapidement en format numérique des fichiers entreposés et de les envoyer électroniquement.

Une gamme complète de services

La plupart des fournisseurs en gestion des documents et de l’information offrent l’entreposage et la gestion de vos documents et de vos médias, quoique la qualité des services puisse varier. Certains fournisseurs offrent une gamme complète de services afin de supporter les besoins de votre entreprise. En plus d’entreposer de façon sécuritaire votre information, le bon fournisseur en gestion des documents et de l’information offrira aussi les services et les fournitures suivants :
[liststyle_check]

  • Une gestion active des fichiers
  • L’empaquetage en boite
  • L’indexation des dossiers
  • L’entrée de données
  • L’entreposage de l’inventaire d’affaires
  • Des boites d’entreposage de documents

[/liststyle_check]

La technologie

Ne négligez pas la technologie qui est utilisée pour gérer votre information. Le code barre, qui est essentiel pour suivre et localiser votre dossier durant l’entreposage hors site, devrait être intégré au logiciel de gestion des documents qui vous permet de gérer l’ensemble de votre information à la fois sur place et hors site. Demandez s’il y a un logiciel à plateforme unique qui suit votre inventaire de rétention des dossiers papiers et digitaux, à la fois dans votre local corporatif dédié aux documents et dans votre centre des documents. Le bon fournisseur en gestion des documents et de l’information devrait être en mesure d’offrir une évaluation complète de l’accès, de la distribution et du cycle de rétention que vos dossiers ont besoin et de vous suggérer la solution logicielle la plus efficace.

Les services en gestion des documents et de l’information bénéficient votre entreprise à plusieurs niveaux. Utilisez les bénéfices dont nous avons discuté afin de choisir le bon fournisseur pour votre entreprise.

Docu-Dépôt fournit des services professionnels en gestion des documents aux entreprises de la grande région de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

Demander un prix

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Connectez avec nous!

Certification NAID AAA pour le déchiquetage sur place de documents confidentiels, de disques durs et pour tout supports électroniques

POUR NOIS JOINDRE
LIEN UTILES
HEURES D'OUVERTURE
POUR NOIS JOINDRE
HEURES D'OUVERTURE

Ouvert au public aux heures suivantes :
Lundi au vendredi de 8h00 à 17h00
Après 17h00, composez 514.271.3223 le poste 299 et laissez votre message. Nous vous rappellerons en moins de 5 minutes.

© 2017 Docu-Dépôt. Tous droits réservés.