Comment la numérisation des documents peut changer votre entreprise

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Image of businesswoman in anger breaking metal chainTout propriétaire d’entreprise est à l’affut de solutions afin de réduire ses coûts et maximiser sa profitabilité. Vous n’avez pas à dépenser une fortune pour y arriver et ainsi mener votre entreprise à un niveau supérieur. La numérisation des documents offre une panoplie de bénéfices pour les organisations de toutes sortes. Dans ce billet, nous discutons de comment la numérisation des documents peut changer votre entreprise.

Productivité améliorée

La productivité fait mal aux entreprises dépendantes au papier. Accéder à des factures papier, des contrats, formulaires clients, dossiers personnels et comptes de taxes prend du temps. Plus votre bureau est occupé, plus les chances que les dossiers papier soient égarés à un moment ou l’autre.

Contrairement à tous ces problèmes, la numérisation des documents rend la recherche d’information facile et efficace. Les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) utilisés durant le processus de conversion rend la recherche possible dans tous les documents numériques. Tapez un mot clé ou une phrase et vous avez un accès direct à votre information. En résultante, vos employés complètent des tâches en moins de temps et peuvent partager et collaborer sur de l’information plus efficacement.

Encombrement de bureau réduit

Avoir beaucoup de documents papier veut dire avoir besoin de plus de cabinets de rangement et ce qui signifie que vous avez moins d’espace de bureau gérérant des revenus. La numérisation des documents vous permet de convertir ces dossiers physiques encombrants en fichiers électroniques qui sont ensuite entreposés sur DVD, disque dur ou dans un système d’affaires de gestion de contenu (ECM). Vous pouvez maintenant transformer votre espace “mort” d’entreposage en de l’espace de bureau entièrement fonctionnel générant des profits.

Protection contre les désastres

Investir dans un service de numérisation des documents est une manière futée d’augmenter les capacités de recouvrement de votre entreprise en cas de désastre. Contrairement à leur équivalent papier, les fichiers numériques sont moins touchés par le feu, les inondations et les désastres naturels puisqu’ils peuvent être entreposés sur plusieurs plateforme avec des copies de sauvegardes entreposées hors site afin de supporter votre plan de protection et de recouvrement des données.

Sécurité des données

Avez-vous pris note de toutes les fois où quelqu’un de votre entreprise à consulté un dossier confidentiel? Le vol à l’interne d’informations à caractère sensible, que ce soit dans une petite ou une grande entreprise, est à la hausse et la numérisation des documents vous aide à protéger cette information confidentielle. Lorsque vos fichiers numériques sont entreposés dans une système de gestion des documents numériques (EDMS), des niveaux d’accès sont établis pour des utilisateurs uniques et chaque retrait de fichier est contrôlé et surveillé pour une sécurité de l’information augmentée.

Service à la clientèle amélioré

Ce sont les clients satisfaits qui rendent les entreprises profitables. La numérisation des documents vous aide à servir votre clientèle plus efficacement. Plutôt que de vous lever de votre bureau pour imprimer, copier ou faxer des documents et formulaires, vous pouvez envoyer à vos clients l’information dont ils ont besoin grâce à un simple clic de votre souris.

Clairement, la numérisation des documents offre une panoplie de bénéfices pour les entreprises de toutes grandeur et de tout genre.

Docu-Dépôt fournit des services de numérisation des documents aux entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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