Comment optimiser votre espace de travail

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Avec la hausse du coût des loyers de bureaux, pouvez-vous vous permettre d’avoir un bureau encombré de boîtes remplies de vieux dossiers qui consomment du précieux espace ? Ne pas utiliser l’espace de votre bureau à bon escient impacte de façon négative votre productivité et votre efficacité. Heureusement, vous n’avez pas à partir de rien lorsque vient de le temps de choisir la meilleure façon d’être efficace ; vous n’avez qu’à suivre ces étapes rapides et faciles pour optimiser votre espace de travail.

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Détruisez les dossier d’affaires passés date

La première façon d’optimiser votre espace de travail est de vous débarrasser des vieux documents dont vous n’avez plus besoin. Il n’y a pas de bonne raison pour garder des dossiers de travail passés date ; en plus de prendre de l’espace précieux de votre bureau, ils augmentent votre responsabilité en cas d’exposition. Si un document expiré avec de l’information confidentielle est volé, vous pourriez recevoir une amende ou une pénalité légale.

Un fournisseur professionnel de déchiquetage papier peut rapidement détruire vos vieux documents avec un service de destruction ponctuelle. Des contenants de collecte sont livrés à vos bureaux pour que vous puissiez facilement et rapidement jeter votre paperasse confidentielle. Une fois les contenants remplis, un technicien professionnel du déchiquetage va les récupérer pour effectuer le déchiquetage mobile sur place ou dans une usine hors site. Vous recevrez un Certificat de destruction à la fin de votre projet de destruction. 

Utilisez moins de papier

Vous avez probablement des milliers de papiers qui encombrent votre bureau. Chaque document imprimé prend de la place. Numériser si ce n’est qu’une fraction de vos dossiers papier peut drastiquement réduire l’encombrement de votre bureau et vous aider à être plus productif.

De plus, il prend du temps de bien ranger tous vos dossiers papier. Les processus d’affaires basés sur des dossiers papier grugent dans votre productivité. Avec un service de numérisation de documents, vos documents papier sont convertis professionnellement en un format numérique. Chaque étape du processus de numérisation est gérée pour vous par des techniciens de la numérisation entrainés. Ils utilisent des scanners et de logiciels pour :

  • Organiser et préparer vos documents pour la numérisation
  • Indexer vos dossiers pour vous
  • Rendre possible la recherche dans chaque fichier numérique grâce à un logiciel de Reconnaissance de caractères optiques (OCR)
  • Transférer vos images numériques en média transportable ou en un système de gestion de contenu pour entreprise

Numériser vos documents vous permet d’acheter moins de papier et de réduire le nombre de filières dont vous avez besoin pour entreposer votre information.

Entreposez vos documents hors site

Vous pouvez encore plus optimiser votre espace de bureau en utilisant l’entreposage hors site afin d’entreposer les documents que vous avez besoin de garder. Faites juste garder en tête que puisque vos documents peuvent contenir de l’information confidentielle, il est important d’avoir une solution d’entreposage hors site sécuritaire. Un centre d’entreposage commercial est beaucoup plus sécuritaire qu’un espace d’entreposage personnel. Chaque document est indexé est se voit donné un code barre afin qu’il puisse être consulté tant et aussi longtemps qu’il a besoin d’être entreposé. Vous avez accès à une base de données de gestion d’inventaire sécuritaire et en ligne afin que vous puissiez voir et demander vos documents en tout temps. Ceux-ci peuvent vous êtres livrés en main propre à votre bureau ou numérisés et envoyés par email grâce à une solution de numérisation sur demande.

Un bureau encombré et désorganisé affecte plus que votre portefeuille ; il impacte aussi votre productivité et votre moral. Utilisez les conseils dont nous venons de discuter pour optimiser votre espace de travail !

Docu-Dépôt fournit le déchiquetage papier, et les services de numérisation et d’entreposage de documents aux entreprises du Grand Montréal. Pour plus de conseils sur l’optimisation de votre espace de travail, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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