PDF ou TIFF? Choisir le bon format numérique

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Vous êtes prêts à ne plus utiliser de papier mais vous n’êtes pas certain du format dans lequel vous devez convertir vos dossiers. PDF et TIFF sont les deux formats les plus communément utilisés, chacun offrant plusieurs avantages. Ici, nous détaillons la différence entre les deux pour que vous soyez en mesure de faire le bon choix pour votre entreprise.

PDF

Les entreprises convertissent souvent leurs documents en images PDF (Portable Document Format). Il est facile de comprendre pourquoi : pratiquement tous les ordinateurs sont munis d’un lecteur PDF installé gratuitement et si vous avez déjà téléchargé un document du web, il y a de fortes chances que c’était un fichier PDF.

Tel que leurs noms le stipule, les PDF sont réellement portatifs ; ils peuvent être vus sur presque tous les appareils. Ils sont aussi compressibles, vous permettant ainsi de les partager et de les distribuer par courriel. Aussi, vous pouvez ajouter aux PDF des hyperliens et des pièces jointes. Vous pouvez utiliser des logiciels de reconnaissance de caractères optiques (OCR) afin de rendre la recherche possible à l’intérieur des documents. Le principal inconvénient du PDF est qu’il est difficile d’y apporter des changements ; il vous faudra des logiciels spécialisés pour modifier un fichier PDF.

Si votre entreprise a besoin d’un format qui est facile à entreposer et à partager sur une panoplie de plateformes, et qui est facilement modifiable si vous avez besoin de le faire, alors le PDF est le bon choix pour vous.

TIFF

TIFF veut dire Tagged Image File Format. Même si le TIFF a été conçu il y a plusieurs décennies pour la publication assistée par ordinateur, les entreprises de plusieurs industries convertissent aujourd’hui leurs dossiers papier en fichiers TIFF.

Les fichiers TIFF peuvent être visionnés sur une variété d’appareils, de systèmes opérationnels et de programmes de logiciels. Cette flexibilité et adaptabilité permettent ainsi leur utilisation dans presque toutes les sortes d’applications.

Les fichiers TIFF sont aussi sécurisés. Des liens et des données cachés ne peuvent pas être intégrés dans des fichiers TIFF, ce qui fait d’eux une solution plus sécuritaire pour les organisations qui convertissent de l’information délicate et confidentielle.

Le gros désavantage d’un TIFF est sa grosseur. Généralement, les fichiers TIFF sont très lourds ce qui les rend plus difficiles à entreposer et à partager. Les fichiers TIFF non compressés prennent de l’espace considérable sur les disques durs et les applications de logiciels. Et parce que les fichiers sont lourds, vous allez peut-être aussi avoir de la difficulté à les envoyer en pièces jointes à des courriels. Mais malgré ceci, il peut être logique de convertir vos documents en fichiers TIFF, surtout si votre entreprise a des photographies ou documents de haute qualité à convertir, a besoin d’archiver beaucoup d’information ou veut une solution plus sécuritaire que les PDF.

Les PDF et les TIFF ne sont pas les seuls formats que vous pouvez choisir lorsque vous numérisez vos documents. Vous pouvez aussi les convertir en formats GIF, JPG et PNG. Assurez-vous d’en discuter avec un fournisseur de numérisation informé qui vous aidera à comprendre les différences entre eux afin que vous puissiez prendre la bonne décision pour vos besoins de conversion de documents.

Docu-Dépôt fournit des solutions de numérisation de documents aux entreprises de partout à Montréal. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page. Nous sommes là pour vous aider!

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