Pourquoi un programme de destruction des
documents géré est important

Pourquoi un programme de destruction des documents géré est important

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papier déchiqueté

Un programme de destruction de documents géré incorpore des procédures et de l’équipement spécifiques afin de garantir que vos documents sont complètement détruits de façon sécuritaire. Les dossiers papiers sont détruits selon les lois provinciales et fédérales pour la protection des renseignements personnels et répondent à vos pré-requis de rétention.

Toutefois, le temps de vos employés étant limité, il est difficile de gérer à l’interne la cueillette et le déchiquetage de l’information confidentielle. Un service de déchiquetage papier peut fournir les ressources et les procédures dont vous avez besoin afin de maintenir la gestion d’un programme de destruction des documents sécuritaire, efficace et consistant.

Réduction de la responsabilité

Chaque période de rétention des dossiers a une date définie pour la destruction finale des documents. Conserver des documents passé la date définie augmente la responsabilité potentielle pour votre organisation puisque ces documents pourraient être sujet à une révision et un examen qui n’auraient pas eu lieu s’ils avaient été détruits à temps. Lors de citations à comparaître, les politiques de rétention des documents sont souvent examinées et l’incapacité à prouver que vous leur adhérez peut résulter en des actions légales et des audits défavorables.

Ainsi, lorsqu’une date finale de rétention pour un dossier a été atteinte et vérifiée, le dossier devrait être détruit immédiatement.

Le processus actuel est inefficace

Malheureusement, votre processus actuel de destruction des documents pourrait avoir un impact sur le moment de la destruction des dossiers. Si les membres de votre équipe utilisent une déchiqueteuse de bureau, chaque fois qu’un dossier doit être détruit ils sont mis face à un long processus de destruction qui inclut :

  • Retirer les élastiques, trombones et agrafes des documents
  • Séparer les dossiers en petite piles facilement déchiquetables
  • S’occuper de nourrir la déchiqueteuse avec les documents
  • Vider le contenant réceptacle de déchiquetage

Et il y a aussi des questions reliées à la déchiqueteuse en tant que tel ; elles ne fonctionnent pas toujours bien et des bourrages de papier arrivent souvent inopinément. Chaque problème ajoute du temps au processus de destruction et augmente les chances que les documents ne soient pas détruits adéquatement.

Le déchiquetage papier professionnel permet au processus de destruction des documents à être géré dans le but d’améliorer la conformité et la responsabilité. Des contenants de collection remplacent les machines déchiqueteuses de bureau, rationalisant le processus de destruction des dossiers. Les documents peuvent être facilement déposés dans un contenant sans que vous ayez à retirer les trombones et agrafes. Les dossiers qui ont atteint la fin de leur période de rétention sont alors détruits sur place avec une solution de déchiquetage mobile ou hors site dans une usine de destruction des documents. Les deux services offrent un Certificat de Destruction comme preuve du processus de destruction.

La protection des renseignements personnels

Des processus de destruction des documents gérés à l’interne peuvent mener au vol d’identité et à des fuites d’information. Nécessitant beaucoup de temps et de travail, les processus de déchiquetage internes font que les dossiers papier sont souvent jetés à la poubelle, au recyclage ou dans des bennes au lieu d’être entièrement détruits. C’est plus rapide et facile pour un employé de tout simplement jeter un dossier plutôt que de le déchiqueter.

Un programme de destruction des documents géré assure que vos dossiers papier sont détruits selon les lois provinciales et fédérales pour la protection des renseignements personnels. Des procédures pour la chaine de manutention sont intégrées dans le processus de destruction. Des professionnels investigués et en uniforme placent des contenants de cueillette partout dans vos bureaux. Les contenants sont barrés afin de prévenir les accès non-autorisés. Selon un horaire prédéterminé, vos contenants sont récupérés, vidés et les dossiers sont complètement détruits.

Lorsqu’une compagnie de déchiquetage papier certifiée NAID AAA gère votre programme de destruction des documents, elle fournit l’assurance que votre processus de destruction pour vos documents suit de strictes lignes directrices. Tous les fournisseurs certifiés NAID AAA sont sujets à des vérifications annuelles au hasard afin d’assurer que tous les pré-requis en matière de sécurité et des processus opérationnels aient été respectés.

Docu-Dépôt offre des solutions de destruction des documents pour les entreprises partout à Montréal et Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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