Préparez-vous pour la Journée Mondiale sans papier

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World Day Free Paper. Concept card.La Journée Mondiale sans papier est une initiative mise de l’avant par l’Association for Information and Image Management (AIIM) qui défi les entreprises partout dans le monde de réduire leur consommation de papier au travail. Cette année, l’événement aura lieu le 4 novembre 2016. Voici quelques idées pour vous aider à vous préparer à la Journée Mondiale sans papier.

Commencez une purge de documents

Une purge de documents n’est pas seulement une excellente façon de se préparer à la Journée Mondiale sans papier, elle aide aussi à réduire les risques de fuites d’informations et fait de l’espace pour la génération de revenus dans votre entreprise.

Pour un projet de destruction ponctuelle, votre fournisseur de service livrera à vos bureaux des contenants de collection barrés, permettant à vos employés de jeter de dossiers expirés tout simplement en les glissant à l’intérieur. Une fois vos contenants remplis, ils sont ramassés et le contenu est déchiqueté sur place dans vos bureaux ou est transporté de façon sécuritaire dans une usine de déchiquetage pour la destruction. Vous recevrez un Certificat de Destruction comme preuve que votre compagnie est conforme aux règles de l’industrie ainsi qu’aux lois fédérales et provinciales.

Prenez avantage de l’entreposage hors-site

Il peut être impossible de se débarrasser de chaque morceau de papier de votre bureau, mais vous pouvez certainement réduire les accumulations de papier en entreposant vos dossiers d’archives hors-site.

Un centre des documents commercial offre de l’entreposage hors-site peu coûteux et sécuritaire pour vos archives et documents inactifs. Vos dossiers d’affaires se voient donner un code barre et sont entreposés sur des systèmes de tablettes à haute densité et les éléments suivants assurent une sécurité inégalée à votre inventaire de documents :

  • Une technologie d’alarme et de suppression de feu
  • Des systèmes de sécurité et de surveillance
  • Des systèmes de contrôle et de surveillance du climat
  • Une technologie de suivi par code barre

Lorsque vos dossiers atteignent leur date de péremption, ils sont déchiquetés de manière professionnelle pour que vous n’ayez plus jamais à vous en soucier.

Essayez la numérisation des documents

Ne vous inquiétez pas – vous n’avez pas besoin de numériser chacun des documents pour vous préparer pour la Journée Mondiale sans papier. Toutefois, la numérisation d’une simple portion de vos dossiers va améliorer votre flux de travail.

Numérisez vos dossiers papier est rapide, facile et abordable grâce à un service de numérisation des documents. Votre fournisseur peut offrir une solution complète afin de préparer, traiter et numériser adéquatement votre information. Des techniciens professionnels de la numérisation s’occupent du processus de conversion numérique, incluant :

  • Le tri et la préparation
  • L’organisation et l’indexation
  • L’application de la reconnaissance des caractères optiques (OCR)
  • L’encryptage de fichier numérique
  • L’hébergement des documents

De strictes mesures du contrôle de la qualité sont en place à chaque étape du processus. Votre fournisseur peut aussi implanter une solution de numérisation au jour-le-jour qui permet de numériser des documents alors qu’ils sont créés.

La Journée Mondiale sans papier arrive à grands pas. Heureusement, si vous suivez ces étapes simples, votre entreprise sera bien préparée.

Docu-Dépôt fournit des solutions d’entreposage de documents, de déchiquetage papier et de numérisation de documents aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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