Les principales raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’une solution d’archivage et de stockage
des dossiers actifs

Les principales raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’une solution d’archivage et de stockage des dossiers actifs

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Être à jour avec vos dossiers d’affaires est-il un tracas constant? Êtes-vous inquiet de la sécurité et de l’accessibilité de votre information ? Voici les principales raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’une solution d’archivage et de stockage des dossiers actifs.

L’archivage et le stockage des dossiers actifs libèrent votre espace de bureau

Que vos documents soient consultés régulièrement ou sont des ramasse-poussière, il prennent de l’espace dans votre bureau et d’utiliser des pieds carrés dispendieux pour les entreposer impacte de façon négative votre profitabilité. L’entreposage des documents conçu à la fois pour les dossiers actifs et pour les archives libère de l’espace dans votre bureau pour que ce dernier soit plutôt utilisé à générer des profits pour votre entreprise. Sans compter qu’un bureau qui n’est pas encombré permet d’être beaucoup plus productif !

La réduction des risques de fuites d’informations

Office shelves full of files and boxes
Ne sous-estimez pas les menaces internes à votre information. Tous les jours, les entreprises et leurs clients sont victimes de vol d’identité et de fraude d’affaires lorsque des documents sensibles et leurs contenus sont volés par des employés non autorisés. Une solution d’entreposage hors site réduit ces risques en sauvegardant votre information papier dans un lieu qui est inaccessible à tous sauf aux employés autorisés.

Lorsqu’entreposés dans un centre d’entreposage commercial, les archives et les dossiers actifs sont protégés dans une installation à haute-sécurité. Seuls les professionnels de la gestion des documents pré-autorisés et investigués se voient donner l’accès à l’édifice. Au lieu de vous voir assigner un lieu de stockage en bloc, votre inventaire de documents est séparé et entreposé de façon anonyme à plusieurs endroits d’un centre d’entreposage de documents. La confidentialité de votre information est maintenue grâce aux systèmes de sécurité suivants :

  • Une surveillance interne et externe 24/7/365
  • Une technologie de contrôle des accès à l’entrepôt
  • Des systèmes d’alarme avec surveillance active

Une technologie de code barre suit l’activité de votre inventaire de documents pour que vos sachiez toujours qui a accédé à votre information et quand.

Le recouvrement en cas de désastre

Les documents papier sont susceptibles d’être détruits de façon permanente à cause du feu, des inondations et des désastres naturels. C’est pourquoi les experts en recouvrement en cas de désastre recommandent d’entreposer les documents d’affaires essentiels dans un espace séparé de votre lieu de travail principal. Mis à part la sécurité que cela présente, un centre des documents commercial est conçu pour la conservation et la protection de votre information à long terme.

En plus de fournir une stricte protection contre les fuites d’information, un centre des documents commercial est aussi conçu pour minimiser les dommages physiques à vos documents en cas d’urgence. L’édifice est équipé avec des systèmes avancés de protection et de suppression des incendies et est gardé dans des conditions parfaites en tout temps afin d’éliminer les parasites et les contaminants. Et parce que vos dossiers sont entreposés dans un environnement au climat contrôlé, ils peuvent demeurer dans des conditions optimales pour une période de temps indéfinie.

L’accès à l’information améliorée

Les processus de retrait des dossiers à l’interne prennent du temps et poussent souvent à l’erreur et les systèmes de retraits automatiques peuvent coûter des dizaines de milliers de dollars. Mais avec un service d’archivage de documents et de gestion des dossiers actifs, vos dossiers d’affaires sont suivis dans une base de données de gestion d’inventaire avec une technologie de suivi grâce à des codes barres intégrés. Votre liste d’inventaire de documents peut être vue en tout temps en utilisant un portail en ligne sécurisé. Si vous avez besoin d’un dossier, vous pouvez facilement en faire la demande en ligne et il vous sera livré de façon sécuritaire par un professionnel du centre des documents ou plutôt envoyé électroniquement grâce à une solution de numérisation sur demande incorporant un Protocole de transfère de dossier sécurisé (SFTP).

Conformité légale

Toutes les entreprises doivent être conformes aux lois provinciales et fédérales sur les renseignements personnels ainsi qu’aux pré-requis légaux de rétention des documents. L’archivage et le stockage de dossiers actifs réduisent le risque d’amendes et de litige qui peuvent suivre la non-conformité. Un bon archivage et stockage de fichiers actifs assurent que votre entreprise suit la loi à la lettre en offrant :

  • Une gestion de rétention
  • De strictes procédures d’accès à l’information et de la chaine de manutention
  • La vérification de la destruction finale des documents

L’archivage et le stockage de dossiers offrent à votre entreprise une panoplie de bénéfices à long terme !

Docu-Dépôt fournit des solutions d’archivage et d’entreposage de dossiers pour les entreprises partout à Montréal et à Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page. Nous sommes là pour vous aider !

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