Ce qu’il faut et ne faut pas faire pour
la protection des données

Ce qu’il faut et ne faut pas faire pour la protection des données

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Image for Docu-Depot-Jul 2016-Blog-The Dos and Donts of Data ProtectionLa protection des données est critique pour votre entreprise. Si des renseignements personnels et corporatifs sont compromis il pourrait en découler des amendes légales et règlementaires, la perte de la confiance client et un dommage permanent à la réputation de votre organisation. Afin d’éviter ces pièges, utilisez notre liste accessible de ce qu’il faut et ne pas faire pour la protection des données.

OUI faites une sauvegarde de vos données

La protection des données commence par la sauvegarde de vos données. Incorporez des horaires de sauvegardes dans vos processus d’affaires. D’abord, décidez quelles données ont besoin d’être protégées. Ensuite, déterminez combien de temps votre entreprise peut survivre sans ses données. Finalement, établissez et suivez un horaire de sauvegarde (quotidien, hebdomadaire ou mensuel). Rappelez-vous, chaque organisation a des besoins uniques en matière de sauvegarde des données ; pour un plan de sauvegarde sur mesure, consultez un fournisseur de protection des données.

 NON ne laissez pas des renseignements personnels sans surveillance

Que ce soit sur votre bureau, à une imprimante, dans votre voiture,… ne laissez jamais vos données sans surveillance. Les informations personnelles et d’affaires confidentielles peuvent être soutirées d’un document d’un simple coup d’œil. Les voleurs d’identité recherchent souvent des ordinateurs portables et des supports informatiques laissés dans les voitures. Assurez-vous que vos papiers sensibles sont rangés ou déchiquetés après usage, utilisez la fonction de blocage d’écran sur votre ordinateur de bureau et gardez vos appareils électroniques en votre possession lorsque vous êtes sur la route.

OUI entreposez vos données hors site

L’entreposage hors site assure que les données confidentielles sont protégées contre les accès non autorisés et les désastres. Ayez un plan d’entreposage hors site pour vos documents papier et pour vos données numériques.

Avec un service d’entreposage des documents, vos documents sont entreposés dans un centre des documents – un établissement conçu exclusivement pour la protection et la conservation des documents papier. Des individus désignés de votre compagnie peuvent faire, en tout temps, une demande d’accès à un dossier entreposé hors site. Un système sophistiqué de suivi par code barre est utilisé afin de suivre l’endroit où se trouve le fichier ainsi que tous les accès qui y sont faits. Votre inventaire hors site est protégé et géré par du personnel de la gestion de documents investigué et qui suit, en tout temps, un strict protocole de la chaine de manutention.

Votre média de sauvegarde nécessite un environnement unique d’entreposage hors site. Une voûte média offre les systèmes spécialisés suivants pour la protection et la préservation de vos données numériques :
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  • Une surveillance en continu des niveaux de température et d’humidité
  • Un contrôle des accès à la voûte
  • Une surveillance numérique en continu
  • Des systèmes de suppression et de détection du feu sans eau

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NON ne gardez pas vos données plus longtemps que nécessaire

Accumuler des données expose votre compagnie à des responsabilités légales et à des atteintes à la vie privée. Si vous n’êtes pas certain de combien de temps vous devriez conserver vos données, consultez un avocat d’entreprise. Il vous indiquera vos obligations légales et règlementaires en matières de données afin que vous ne conserviez pas vos données plus longtemps que nécessaire.

OUI soumettez vous à la Loi sur la protection des renseignements personnels et documents électroniques (LPRDE)

Votre politique de destruction de l’information devrait se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et documents électroniques (LPRDE). La LPRDE exige que toutes les organisations canadiennes qui collectent des renseignements personnels les détruisent à la fin de leur période de rétention légale.

Un service professionnel de déchiquetage papier assure que vos documents sont détruits de façon à être conforme aux pré-requis de la LPRDE. Des contenants de collecte barrés sont livrés à vos bureaux et une fois qu’ils sont remplis, un technicien du déchiquetage les ramasse et détruit de façon sécuritaire les documents qui sont à l’intérieur. Lorsque le déchiquetage est complété, vous recevez une Certificat de destruction qui note la date et l’heure de la destruction ce qui prouve votre conformité avec la LPRDE.

Suivez notre conseil et assurez-vous de suivre cette liste de choses à faire et à ne pas faire pour la protection des données afin de vous assurer que cette information demeure en sécurité !

Docu-Dépôt fournit des services de gestion des documents et de l’information aux entreprises du Grand Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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