Quoi, comment et quand numériser

Quoi, comment et quand numériser

Appelez-nous
1.888.595.5656

Convertir vos dossiers papier en fichiers numériques rationalise vos opérations, vous fait économiser de l’argent et augmente la sécurité de votre information. Mais il est difficile de savoir quoi, comment et quand numériser. Nous offrons ici des conseils d’experts afin que vous retiriez le plus grand bénéfice de vos projets de numérisation.

Quoi numériser

Une bonne façon de commencer votre projet de numérisation est d’utiliser votre horaire de rétention afin que vous voyiez quels fichiers, lorsque numérisés, vont augmenter votre efficacité opérationnelle. Premièrement, identifiez vos dossiers papier les plus actifs ; de les numériser va réduire le nombre de dossiers dans vos classeurs, va ouvrir plus d’espace fonctionnel dans vos bureaux. Ceci permettra aussi à votre information la plus consultée et la plus partagée d’être accédée et distribuée plus efficacement. Une fois vos dossiers les plus manipulés numérisés, numérisez les documents utilisés occasionnellement. Mettez de côté les documents qui sont en double – vous n’avez pas besoin de numériser la même information 2 fois. Plutôt, faites déchiqueter professionnellement les copies supplémentaires.

Enfin, après avoir numérisé vos documents actifs et demi-actifs, vous pouvez décider quels fichiers inactifs vos devez numériser pour des raisons d’archivage. Gardez en tête que de numériser votre inventaire complet de dossiers d’archives, d’histoire et d’héritage n’est peut-être pas nécessaire. Il pourrait être moins coûteux d’utiliser un service d’entreposage de dossiers pour entreposer cette information hors site. Lorsque combiné à une solution de numérisation sur demande, vos dossiers inactifs peuvent être numérisés rapidement lorsque vous avez besoin d’y accéder.

Comment numériser

Que vous numérisiez une partie de vos dossiers ou l’ensemble de votre inventaire de dossiers d’archives, un fournisseur de numérisation des documents s’assurera que votre information est adéquatement préparée, traitée et captée. Des techniciens professionnels de la numérisation utilisent de l’équipement et des logiciels spécialisés pour une solution complète de numérisation des documents qui inclus :
[liststyle_check]

  • Tri et préparation
  • Organisation et indexation
  • Application de la reconnaissance des caractères optiques (OCR)
  • Chiffrement des dossiers numériques

[/liststyle_check]
Puisque l’intégrité de vos données devrait être maintenue tout au long du processus de numérisation et de conversion, de strictes mesures de contrôle de la qualité sont appliquées à tous les stades afin d’assurer la précision. Votre fournisseur peut aussi implanter une solution d’anticipation qui permet de numériser de nouveaux documents dès qu’ils sont créés. Un service de numérisation des documents vous permet d’économiser temps et argent et vous laisse vous concentrer sur vos clients alors que vous dossiers se font numériser.

Quand numériser

Il n’y a pas meilleur temps que maintenant pour numériser vos documents. Numériser vos dossiers papier vous aide à réduire le nombre de temps passé à ranger et retirer des documents. Le partage des fichiers est aussi simplifié ; vous n’avez plus à imprimer plusieurs copies afin de les distribuer. Sans oublier que de numériser vos dossiers papier les protège du désastre.

Passer de documents papier à des documents numériques est un projet de grande envergure mais le bon partenaire de numérisation des documents vous offrira une stratégie qui vous aidera à faire le travail rapidement, de façon sécuritaire et fiable.

Docu-Dépôt fournit des solutions de numérisation des documents aux entreprises de partout à Montréal et Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page. Nous sommes là pour vous aider !

Demander un prix

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Connectez avec nous!

Certification NAID AAA pour le déchiquetage sur place de documents confidentiels, de disques durs et pour tout supports électroniques

POUR NOIS JOINDRE
LIEN UTILES
HEURES D'OUVERTURE
POUR NOIS JOINDRE
HEURES D'OUVERTURE

Ouvert au public aux heures suivantes :
Lundi au vendredi de 8h00 à 17h00
Après 17h00, composez 514.271.3223 le poste 299 et laissez votre message. Nous vous rappellerons en moins de 5 minutes.

© 2017 Docu-Dépôt. Tous droits réservés.